1) Introdução:

Para contratar um empregado, a empresa (empregador) deverá observar certas formalidades que vão desde o recrutamento do candidato, passando pela sua seleção, entrega de documentos pelo candidato selecionado até a finalização da contratação. É justamente essa última fase do processo de contratação que nos interessa no presente Roteiro de Procedimentos.

Quando falamos em finalização do processo de contratação, estamos querendo falar sobre a obrigatoriedade do registro do empregado, com as correspondentes anotações nos Livros, Fichas ou Sistema eletrônico do empregador (1), bem como na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

Essa obrigatoriedade é observada em relação a todos os empregados, sejam eles urbanos, rurais, aposentados que retornam à atividade, menores de 18 (dezoito) e maiores de 16 (dezesseis) anos de idade, estrangeiros, entre outros.

Registra-se que, para formalizar a admissão, e o consequente registro do empregado, é necessário que o empregador solicite a apresentação de alguns documentos, tendo por finalidade a sua identificação e possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, em relação aos direitos do trabalhador, como também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Também no ato da admissão existem alguns procedimentos e solicitações proibidas, que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador, conforme veremos mais adiante.

Além do mais, o empregado não poderá iniciar suas atividades sem que esteja devidamente registrado, sob pena de implicações legais na esfera civil, penal, previdenciária e trabalhista.

Feitos esses brevíssimos comentários, trataremos no presente Roteiro de Procedimentos sobre a obrigatoriedade e os procedimentos legais para registro do empregado contratado. Para tanto, utilizaremos como base de estudo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) e a Portaria MTP nº 671/2021, que, entre outros assuntos, atualmenete está disciplinando o registro de empregados e as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Base Legal: Art. 41, caput da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) e; Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2) Algumas observações quanto à admissão de empregados:

Teceremos neste capítulo algumas observações importantes quanto ao procedimento de admissão de empregados. Porém, nossas observações abrangem apenas àquelas relevantes para o assunto ora estudado, qual seja, o documento intitulado "registro de empregado".

Veremos, principalmente, quais documentos podem e quais não podem ser solicitados do candidato para fins de admissão e registro do mesmo na empresa contratante (empregador).

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.1) Documentos necessários para admissão:

Os documentos necessários para a admissão de empregado, conforme a prática trabalhista atual, basicamente são os abaixo listados. Alguns são de apresentação obrigatória independentemente da função que o mesmo vai ocupar, outros são exigidos conforme a situação apresentada ou por mera liberalidade do empregador:

1. CTPS para as devidas anotações;
2. carteira de inscrição no PIS/Pasep, se houver;
3. título de eleitor, para ambos os sexos;
4. certidão de nascimento e casamento, se for casado;
5. certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar, para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos;
6. Cadastro de Pessoa Física (CPF);
7. Cédula de Identidade (RG);
8. Carteira de Identidade de Estrangeiro, se for o caso (artigo 359 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943);
9. carteiras profissionais expedidas pelos órgãos de classe, tais como OAB para contratação de advogados, Crea para engenheiros e CRC para contadores;
10. Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) - Exame Admissional (artigo 168, caput, I da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943);
11. se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário-família (artigo 363, caput da Instrução Normativa INSS/PRES nº 128/2022):
1. certidão de nascimento do filho;
2. caderneta de vacinação obrigatória ou equivalente, quando o dependente conte com até 6 (seis) anos de idade;
3. comprovação da incapacidade, a cargo Perícia Médica Federal, quando dependente maior de 14 (quatorze) anos;
4. comprovante de frequência à escola, para os dependentes (Ver também artigo 85 do Decreto nº 3.048/1999:
1. a partir de 4 anos, em se tratando de requerimentos posteriores a 01/07/2020, data da publicação do Decreto nº 10.410/2020; e
2. a partir de 7 anos para requerimentos até 30/06/2020, dia imediatamente anterior à data da publicação do Decreto nº 10.410/2020;
5. termo de tutela expedido pelo juízo competente, em caso de menor tutelado;
6. documentos que comprovem a condição de enteado;
7. comprovação de dependência econômica na forma do artigo 180 da Instrução Normativa INSS/PRES nº 128/2022, em caso de enteados ou menores tutelados; e
8. termo de responsabilidade, no qual o segurado se comprometerá a comunicar ao INSS qualquer fato ou circunstância que determine a perda do direito ao benefício, ficando sujeito, em caso de descumprimento, às sanções penais e trabalhistas.
12. Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para os empregados que exercerão o cargo de motorista ou qualquer outra função que envolva a condução de veículo de propriedade da empresa;
13. Registro de Habilitação na DRT, anotado na CTPS, para os que exercerem as profissões de: agenciadores de propaganda, publicitários, jornalistas, atuários, arquivistas, técnicos de arquivo, radialistas, sociólogos, vigilantes bancários, secretárias executivas (com curso superior), técnico em secretariado (de 2º grau) e técnico de segurança do trabalho;
14. fotografia, se for o caso;
15. Atestado Liberatório - para contratação de artistas - documento firmado pelo empregador anterior, declarando que o contrato que mantinha com o artista foi extinto;
16. ao contratar-se professor para exercer magistério, que é uma profissão regulamentada, é exigida a habilitação legal, que se trata de registro de professor expedido pelo Ministério da Educação e do Desporto ou pelas repartições competentes e, também, um registro especial no MTPS. Este registro do MTPS é feito na Delegacia Regional do Trabalho (DRT) e deve constar na CTPS do empregado;
17. carta de referência, se for o caso;
18. atestado de escolaridade, se for o caso;
19. entre outros se fizer necessário.

Base Legal: Arts. 168, caput, I e 359 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943); Art. 85 do RPS/1999 e; Art. 363, caput da Instrução Normativa INSS/PRES nº 128/2022 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.2) Documentos proibidos para admissão:

De acordo com o artigo 187, caput, II da Portaria MTP nº 671/2021, é proibido ao empregador, na seleção, na contratação, na remuneração, na promoção, na formação profissional e na manutenção do emprego do trabalhador, fazer exigência de quaisquer documentos com fins discriminatórios ou obstativos, como certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.

Nunca é demais lembrar que as práticas discriminatórias referidas são passíveis das sanções previstas nas respectivas legislações específicas.

Base Legal: Arts. 187, caput, II e 189 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.2.1) Atestados de gravidez e esterilização:

Primeiramente, cabe nos lembrar que é inconstitucional qualquer diferenciação de critério de admissão por motivo de sexo, bem como idade, cor ou estado civil.

Além disso, prescreve o artigo 373-A da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) que, ressalvadas as disposições legais destinadas a corrigir as distorções que afetam o acesso da mulher ao mercado de trabalho e certas especificidades estabelecidas nos acordos trabalhistas, é vedado, entre outros procedimentos:

1. recusar emprego, promoção ou motivar a dispensa do trabalho em razão de sexo, idade, cor, situação familiar ou estado de gravidez, salvo quando a natureza da atividade seja notória e publicamente incompatível;
2. exigir atestado ou exame, de qualquer natureza, para comprovação de esterilidade ou gravidez, na admissão ou permanência no emprego;
3. impedir o acesso ou adotar critérios subjetivos para deferimento de inscrição ou aprovação em concursos, em empresas privadas, em razão de sexo, idade, cor, situação familiar ou estado de gravidez.

Temos, ainda, em favor das candidatas grávidas o artigo 1º da Lei nº 9.029/1995 que proíbe a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no artigo 7º, XXXIII da Constituição Federal/1988.

Para fins de aplicação da Lei nº 9.029/1995, constituem crime, sujeito a pena de detenção de 1 (um) a 2 (dois) anos e multa, as seguintes práticas discriminatórias:

1. a exigência de teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez;
2. a adoção de quaisquer medidas, de iniciativa do empregador, que configurem:
1. indução ou instigamento à esterilização genética;
2. promoção do controle de natalidade, assim não considerado o oferecimento de serviços e de aconselhamento ou planejamento familiar, realizados através de instituições públicas ou privadas, submetidas às normas do Sistema Único de Saúde (SUS).

São sujeitos ativos dos crimes acima citados:

1. a pessoa física empregadora;
2. o representante legal do empregador, como definido na legislação trabalhista;
3. o dirigente, direto ou por delegação, de órgãos públicos e entidades das administrações públicas direta, indireta e fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

Sem prejuízo do prescrito nos 2 (dois) parágrafos anteriores e nos dispositivos legais que tipificam os crimes resultantes de preconceito de etnia, raça, cor ou deficiência, as infrações ao disposto nesta Lei são passíveis das seguintes cominações:

1. multa administrativa de dez vezes o valor do maior salário pago pelo empregador, elevado em cinquenta por cento em caso de reincidência;
2. proibição de obter empréstimo ou financiamento junto a instituições financeiras oficiais.

Base Legal: Art. 7º, caput, XXX da Constituição Federal/1988; Art. 373-A, caput, II, IV e V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) e; Arts. 1º a 3º da Lei nº 9.029/1995 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.2.2) Exame de HIV:

Primeiramente, cabe nos registrar que de acordo com a Lei nº 12.984/2014, constitui crime punível com reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa, as seguintes condutas discriminatórias contra o portador do vírus da imunodeficiência humana (HIV) e o doente de AIDS, em razão da sua condição de portador ou de doente:

1. recusar, procrastinar, cancelar ou segregar a inscrição ou impedir que permaneça como aluno em creche ou estabelecimento de ensino de qualquer curso ou grau, público ou privado;
2. negar emprego ou trabalho;
3. exonerar ou demitir de seu cargo ou emprego;
4. segregar no ambiente de trabalho ou escolar;
5. divulgar a condição do portador do HIV ou de doente de AIDS, com intuito de ofender-lhe a dignidade;
6. recusar ou retardar atendimento de saúde.

Além disso, em favor dos candidatos temos o artigos 198 da Portaria do MTP nº 671/2021 que assim prescreve:

Art. 199. Caracteriza-se como prática discriminatória exigir aos trabalhadores, incluídos os migrantes, às pessoas que procuram emprego e aos candidatos a trabalho, testes para HIV ou quaisquer outras formas de diagnóstico de HIV.

§ 1º Não será permitida, direta ou indiretamente, nos exames médicos por ocasião da admissão, mudança de função, avaliação periódica, retorno, demissão ou outros ligados à relação de emprego, a testagem do trabalhador quanto ao HIV.

§ 2º O disposto no § 1º não obsta que campanhas ou programas de prevenção da saúde estimulem os trabalhadores a conhecer seu estado sorológico quanto ao HIV por meio de orientações e exames voluntários, sem vínculo com a relação de trabalho e sempre resguardada a privacidade quanto ao conhecimento dos resultados. (Grifo nosso)

Em conclusão, temos que está expressamente proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de exame de HIV.

Base Legal: Art. 1º da Lei nº 12.984/2014 e; Art. 198 da Portaria do MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.2.3) Atestados de antecedentes criminais:

Enfatizamos que na seleção e na admissão de um empregado as empresas devem estar cientes de que a legislação trabalhista estabelece algumas regras as quais devem ser observadas, seja na forma de divulgação das vagas ou nos documentos exigidos dos candidatos.

No que se refere aos documentos exigidos no processo seletivo, cabe nos citar o artigo 1º da Lei nº 9.029/1995 que assim dispõe:

Art. 1º É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal.

Como podemos verificar, a empresa não poderá discriminar qualquer candidato, muito menos limitar seu acesso ao emprego, pelos motivos acima citados, ainda que pela análise da vida regressa desse candidato. Mesma regra podemos encontrar em nossa Constituição Federal/1988, que também proíbe à discriminação ao exercício de qualquer trabalho ou profissão, desde que atendidas às qualificações legais:

Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:

(...)

X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação;

(...)

XIII - é livre o exercício de qualquer trabalho, ofício ou profissão, atendidas as qualificações profissionais que a lei estabelecer;

Assim, entre os direitos individuais constitucionalmente assegurados ao cidadão temos à proteção contra a discriminação de qualquer espécie, a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da sua imagem e, ainda, a liberdade do exercício de qualquer trabalho ou profissão.

Vale registrar, ainda, que a Lei nº 7.115/1983 estabelece que a declaração de bons antecedentes criminais, quando firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, e sob as penas da lei, presume-se verdadeira.

Portanto, considerando tudo o exposto e o fato de que o atestado de antecedentes criminais não é documento obrigatório, frente à legislação trabalhista, para apresentação quando da contratação de empregado entendemos que o candidato não ficará obrigado a apresentá-lo caso solicitado. Além disso, caso esse empregado sinta-se lesado, poderá questionar judicialmente a solicitação efetuada com o intuito de resguardar seus direitos, cabendo ao Poder Judiciário a decisão final sobre a matéria.

Base Legal: Art. 5º, caput, X e XIII da Constituição Federal/1988; Art. 1º, caput da Lei nº 7.115/1983 e; Art. 1º da Lei nº 9.029/1995 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.2.3.1) Vigilante e vigilante supervisor:

De acordo com o artigo 28 da Lei nº 14.967/2024, são requisitos para o exercício da atividade de vigilante (2) e de vigilante supervisor (3):

1. ser brasileiro, nato ou naturalizado;
2. ter idade mínima de 21 (vinte e um) anos;
3. ter sido considerado apto em exame de saúde física, mental e psicológica;
4. ter concluído com aproveitamento o curso de formação específico;
5. não possuir antecedentes criminais registrados na justiça pela prática de crimes dolosos e não estar no curso do cumprimento da pena e enquanto não obtida a reabilitação, nos termos dos artigo 93 e 94 do Código Penal/1940; e
6. estar quite com as obrigações eleitorais e militares.

Conforme podemos constatar na "e" acima, o vigilante e o vigilante supervisor não poderão ter antecedentes criminais registrados na justiça pela prática de crimes dolosos e não estar no curso do cumprimento da pena e enquanto não obtida a reabilitação, nos termos dos artigo 93 e 94 do Código Penal/1940:

CAPÍTULO VII

DA REABILITAÇÃO

Reabilitação

Art. 93 - A reabilitação alcança quaisquer penas aplicadas em sentença definitiva, assegurando ao condenado o sigilo dos registros sobre o seu processo e condenação.

Parágrafo único - A reabilitação poderá, também, atingir os efeitos da condenação, previstos no art. 92 deste Código, vedada reintegração na situação anterior, nos casos dos incisos I e II do mesmo artigo.

Art. 94 - A reabilitação poderá ser requerida, decorridos 2 (dois) anos do dia em que for extinta, de qualquer modo, a pena ou terminar sua execução, computando-se o período de prova da suspensão e o do livramento condicional, se não sobrevier revogação, desde que o condenado:

I - tenha tido domicílio no País no prazo acima referido;

II - tenha dado, durante esse tempo, demonstração efetiva e constante de bom comportamento público e privado;

III - tenha ressarcido o dano causado pelo crime ou demonstre a absoluta impossibilidade de o fazer, até o dia do pedido, ou exiba documento que comprove a renúncia da vítima ou novação da dívida.

Parágrafo único - Negada a reabilitação, poderá ser requerida, a qualquer tempo, desde que o pedido seja instruído com novos elementos comprobatórios dos requisitos necessários.

Portanto, para que o empregador se certifique da inexistência de antecedentes, poderá ser solicitado atestado de antecedentes criminais dos candidatos às vagas de vigilante e vigilante supervisores.

Base Legal: Art. 28, caput, §§ 1º e 2º da Lei nº 14.967/2024 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

2.3) Comprovação de regularidade com o serviço militar:

Primeiramente, temos que registrar que a legislação trabalhista atualmente em vigor não possuí nenhum dispositivo expresso que exija que o candidato a emprego comprove a regularidade da sua situação com o serviço militar (4).

Porém, a Lei nº 4.375/1964, que dispõe sobre o serviço militar, que nenhum brasileiro, entre 1º de janeiro do ano em que completar 19 (dezenove), e 31 de dezembro do ano em que completar 45 (quarenta e cinco) anos de idade, poderá, sem fazer prova de que está em dia com as suas obrigações militares "ingressar como funcionário, empregado ou associado em instituição, empresa ou associação oficial ou oficializada ou subcencionada ou cuja existência ou funcionamento dependa de autorização ou reconhecimento do Governo Federal, Estadual, dos Territórios ou Municipal".

A mencionada lei determina, ainda, que as autoridades ou os responsáveis pelas repartições incumbidas da fiscalização do exercício profissional não poderão conceder a carteira profissional nem registrar diplomas de profissões liberais a brasileiros, sem que êsses apresentem, previamente, prova de que estão em dia com as obrigações militares.

Portanto, é do entendimento de nossa equipe técnica que o empregador não deve contratar empregado que não comprove sua regularidade com o serviço militar.

Base Legal: Preâmbulo e arts. 1º, 64 e 74, caput, "b" da Lei nº 4.375/1964 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

3) Obrigatoriedade do registro:

A obrigatoriedade do registro do empregado está insculpido no artigo 41, caput da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), que prevê que em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados Livros, Fichas ou Sistema Eletrônico (Informatizado), conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Registra-se que o registro de empregados de que trata o artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), ressalvado o disposto no artigo 17 da Portaria MTP nº 671/2021 deverão ser realizados pelo empregador por meio do eSocial, vedados outros meios de registro:

Art. 17. O empregador já obrigado ao eSocial que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico anotará, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 14 em livro ou ficha de registro, que permanecerá no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado.

§ 1º As anotações serão feitas sem abreviaturas, e serão ressalvadas, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.

§ 2º O empregador fornecerá cartão de identificação que contenha nome completo, número do CPF, cargo e matrícula aos empregados registrados em livro ou ficha e que trabalhem em local diverso do estabelecimento ao qual estão vinculados.

O disposto no parágrafo anterior não se aplica aos empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Base Legal: Art. 41, caput Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) e; Arts. 13, caput, 16 e 17 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

3.1) Momento do registro:

O registro do empregado deverá ser efetuado antes em que o mesmo comece a prestar o serviço para o qual foi contratado, ou seja, o empregado não poderá iniciar suas atividades sem que esteja devidamente registrado. Portanto, podemos concluir que não será permitido ao empregador manter empregados em seu quadro sem registro mesmo que seja por único um dia.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

4) Registro eletrônico de empregados via eSocial:

4.1) Procedimentos a serem observados:

Primeiramente, cabe esclarecer que as empresas ao optaram pelo registro eletrônico de empregados terão essa obrigação substituída pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), sendo vedados outros meios de registro. O número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial quando da recepção e validação dos eventos correspondentes comprova o cumprimento dessa obrigação.

O registro de empregados é composto por dados relativos à admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador e deverão ser informados nos seguintes prazos:

1. até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador (5):
1. número do CPF;
2. data de nascimento;
3. data de admissão;
4. matrícula do empregado;
5. categoria do trabalhador, conforme classificação adotada pelo eSocial;
6. natureza da atividade (urbano ou rural);
7. código da CBO;
8. valor do salário contratual; e
9. tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado;
2. até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido:
1. nome completo, sexo, grau de instrução, endereço, nacionalidade, etnia, raça, e, desde que requerido pelo empregado, o nome social
2. descrição do cargo e, quando for o caso, da função;
3. descrição do salário variável, quando for o caso;
4. nome e dados cadastrais dos dependentes;
5. horário de trabalho ou informação de enquadramento conforme disposto no artigo 62 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943);
6. identificação do estabelecimento ao qual o empregado está vinculado ou, no caso do empregado doméstico, identificação do endereço onde o trabalhador exerce suas atividades;
7. informação de empregado com deficiência ou reabilitado, constatado em laudo caracterizador de deficiência ou em certificado de reabilitação, bem como se a contratação está sendo computada na cota de pessoa com deficiência;
8. indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz está sendo computada no cumprimento da cota, nos casos em que a contratação é feita por entidade sem fins lucrativos;
9. identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida;
10. data de inclusão do empregado doméstico no FGTS, nos casos de admissão anterior a 01/10/2015, ou data de opção pelo FGTS, nos casos de admissão anterior a 05/10/1988, para os demais empregados;
11. informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso;
12. número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) do sindicato representativo da categoria preponderante da empresa ou da categoria diferenciada e, se houver, a sua data-base;
13. condição de ingresso no Brasil do trabalhador de nacionalidade estrangeira e indicação se sua permanência no País é por prazo determinado ou indeterminado;
14. indicação da existência de cláusula assecuratória do direito recíproco de rescisão e a descrição do fato ao qual se vincula o término do contrato por prazo determinado, se for o caso;
15. tipo de admissão, conforme classificação adotada pelo eSocial; e
16. data do ingresso na sucessora, CNPJ da sucedida e matrícula do trabalhador na sucedida em caso de transferência;
3. até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência:
1. alterações cadastrais e contratuais de que tratam as letras "a.v" a "a.viii" e letras "b.i" a "b.ix" e "b.xi" a "b.xiii";
2. alteração contratual de que trata a letra "a.ix" quando houver indeterminação do prazo do contrato de trabalho originalmente firmado por prazo determinado cujo termo estava vinculado à ocorrência de um fato;
3. afastamentos temporários descritos no Anexo I da Portaria MTP nº 671/2021;
4. informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador e ao exame toxicológico a que deve se submeter o motorista profissional empregado, observado que será considerado como data da ocorrência:
• a da emissão do atestado de saúde ocupacional, exceto em relação ao exame admissional, caso em que a data da ocorrência será considerada como sendo a data da admissão do empregado; e
• em se tratando de exame toxicológico, a de sua realização, exceto em relação ao exame toxicológico pré-admissional, caso em que a data da ocorrência será considerada como sendo a data da admissão do empregado.
5. informações relativas às condições ambientais de trabalho;
6. transferência de empregados para empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas;
7. cessão de empregado, com indicação da data da cessão, CNPJ do cessionário e existência de ônus para o cedente;
8. reintegração ao emprego; e
9. treinamentos, capacitações, exercícios simulados e outras anotações que obrigatoriamente devam constar no registro do empregado por força das normas regulamentadoras;
4. no 16º (décimo sexto) dia do afastamento:
1. por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 (quinze) dias; e
2. por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias pelo mesmo motivo que gerou a incapacidade, e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 (quinze) dias;
5. de imediato:
1. o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e
2. afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 (sessenta) dias do retorno de afastamento anterior pelo mesmo motivo que tenha gerado a incapacidade, gerador do recebimento de auxílio-doença;
6. até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência:
1. o acidente de trabalho e a doença profissional que não resulte morte; e
2. a prorrogação do contrato por prazo determinado, com indicação da data de término; e
7. até o 10º (décimo) dia seguinte ao da ocorrência, os dados de desligamento quando acarretar extinção do vínculo empregatício, observado o disposto no § 6º do caput, com a indicação da data e do motivo do desligamento, da data do aviso prévio e, se indenizado, da data projetada para término do contrato de trabalho, bem como se o empregado participou de programa de demissão voluntária ou incentivada.

O registro do empregado será feito pelo empregador pessoa jurídica identificado pelo número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) raiz e pelo empregador pessoa física identificado pelo número de inscrição no CPF.

O número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial quando da recepção e validação dos eventos correspondentes comprova o cumprimento das obrigações previstas neste subcapítulo, quando houver a opção pelo registro eletrônico de empregados de que trata o artigo 16 da Portaria MTP nº 671/2021.

O registro do empregado deverá ser mantido com as informações corretas e atualizadas, hipótese em que a omissão ou a prestação de declaração falsa ou inexata será considerada infração, nos termos do artigo 47-A da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943).

Art. 47-A. Na hipótese de não serem informados os dados a que se refere o parágrafo único do art. 41 desta Consolidação, o empregador ficará sujeito à multa de R$ 600,00 (seiscentos reais) por empregado prejudicado.

A matrícula de que trata a letra "a.iv" acima refere-se a cada um dos contratos de trabalho do empregado e será única por empregador, vedada a reutilização.

Na hipótese da letra "d.ii", todos os afastamentos ainda não informados que forem utilizados no cômputo dos 15 (quinze) dias de afastamento, deverão ser informados no prazo estipulado no dispositivo.

A contagem do prazo de que trata a letra "g" exclui o dia do desligamento e inclui o do vencimento.

A prestação das informações previstas nas letra "c.vi" e "c.vii" e na letras "e.i" e "f.i", somente será exigível a partir do início da obrigatoriedade do envio dos eventos de segurança e saúde do trabalho ao eSocial.

Nunca é demais lembrar que a reforma trabalhista, levada a efeito pela Lei nº 13.467/2017, alterou a redação do artigo 579 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943). Assim, com essa alteração, o desconto da contribuição sindical está condicionado à autorização prévia e expressa dos que participarem de uma determinada categoria econômica ou profissional, ou de uma profissão liberal, em favor do sindicato representativo da mesma categoria ou profissão ou, inexistindo este, na conformidade do disposto no artigo 591 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943).

Base Legal: Arts. 47-A e 579 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943); Lei nº 13.467/2017 e; Arts. 14 e 15, § 8º da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

4.2) Informações de registro no eSocial:

A partir da entrada em vigor do eSocial, a admissão de trabalhador deverá ser informada nos seguintes eventos:

1. Evento S-2190 - Registro Preliminar de Trabalhador; e
2. Evento S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Portanto, com a utilização do eSocial o registro de empregados passará a ser efetuado no formato eletrônico.

Nos próximos subcapítulos transcrevemos trechos do Manual de Orientação do eSocial (MOS) que trata desses dois eventos. Aqui vale uma observação, qual seja, nosso leitor deverá observar os diversos eventos constantes do manual, assim, recomendamos sua leitura por completo.

O MOS pode ser baixado no Portal do eSocial no endereço https://www.gov.br/esocial/pt-br.

Base Legal: Manual de Orientação do eSocial (MOS), versão S-1.1 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

4.2.1) Evento S-2190 - Registro preliminar de trabalhador:

Conceito: este evento é opcional, a ser utilizado alternativamente ao envio do evento S-2200. Tratase de um evento preliminar, contendo informações básicas do vínculo/contrato, podendo ser utilizado tanto em relação ao evento S-2200 quanto ao S-2300, sendo imprescindível complementar as informações da admissão para regularizar o registro do empregado ou o cadastro do trabalhador temporário ou sem vínculo. Não se aplica ao ingresso de servidores estatutários, independentemente do regime previdenciário.

Quem está obrigado: este evento é opcional.

Prazo de envio: até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço pelo empregado admitido ou antes do envio de informação relativa à remuneração dos demais trabalhadores cuja transmissão pelo S-2300 seja obrigatória. No caso de admissão de empregado na data do início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos ao eSocial, o prazo de envio da informação de admissão é o próprio dia da admissão. Para os trabalhadores temporários (Lei nº 6.019, de 1974) o prazo de envio deste evento é de 5 dias úteis após a data do início das suas atividades.

Pré-requisitos: envio do evento S-1000.

Informações adicionais:

1. Assuntos gerais

1.1. São informações obrigatórias para a recepção desse evento: CPF, data de nascimento, data de admissão ou do início da prestação do serviço, matrícula e código de categoria. A informação da natureza da atividade do trabalhador é obrigatória para o empregado, o agente público, o trabalhador avulso e para os trabalhadores das categorias listadas adiante:

Categoria	Descrição
401	Dirigente Sindical - informação prestada pelo sindicato
731	Contribuinte individual - Cooperado que presta serviços por intermédio de cooperativa de trabalho
734	Contribuinte individual - Transportador cooperado que presta serviços por intermédio de cooperativa de trabalho
738	Contribuinte individual - Cooperado filiado a cooperativa de produção

1.2. Entre a recepção do evento S-2190 e a do evento S-2200 ou S-2300 somente é possível a recepção dos eventos de remuneração e pagamento do trabalhador e os de segurança e saúde no trabalho. O envio do evento S-2200 é condição para recebimento de outros eventos, como afastamentos temporários e desligamentos, bem como para o cumprimento das obrigações relacionadas à RAIS, CAGED, registro e CTPS.

1.3. A ausência das informações do grupo [infoRegCTPS] não impede a recepção do evento, mas configura descumprimento das obrigações relacionadas ao registro de empregados (se optante pelo registro eletrônico) e à anotação em CTPS. Caso o evento seja retificado no prazo de cinco dias úteis para incluir esse grupo, a obrigação de anotar a CTPS terá sido cumprida no prazo legal.

1.4. Os eventos S-2200 ou S-2300 devem conter as mesmas informações descritas no item 1.1 das “Informações adicionais” deste evento em relação às informadas no correspondente S-2190. Em caso de necessidade de correção dessas informações, o S-2190 deve ser retificado antes do envio do S2200 ou S-2300. Quanto às demais informações, a correção pode ser feita diretamente nos eventos S-2200 ou S-2300. Por exemplo, o S-2190 foi enviado com uma data de admissão em 01/06/2019. Posteriormente e antes do envio do S-2200 foi constatado que a data de admissão foi informada com erro. O evento S-2190 deve ser retificado antes do evento S-2200. O mesmo procedimento deve ser adotado em relação a erro na informação relacionada à categoria do trabalhador, data de nascimento, ou do início da prestação do serviço e matrícula. Caso a identificação do erro de informação prestada no evento S-2190 ocorra após o envio do evento S-2200, a retificação deve ser feita apenas neste evento, não devendo ocorrer no evento S-2190. Noutro exemplo, se o S-2190 foi enviado com a informação do valor do salário sendo R$ 1.200,00, quando o correto era R$ 1.250,00 e constatado o erro antes do envio do evento S-2200, não há necessidade de retificação do evento S-2190 antes do envio do evento S-2200, bastando que este evento contenha o valor correto do salário.

1.5. O contrato de trabalho do empregado tem validade desde a data da admissão informada neste evento.

1.6. Este evento somente se aplica ao tipo de admissão originária, não devendo ser utilizado em caso de admissão por transferência.

1.7. Este evento deve ser enviado para Trabalhadores Sem Vínculo de Emprego/Estatutários quando o declarante precisar informar remuneração para categoria sujeita obrigatoriamente ao RET antes de possuir todas as informações exigidas para o envio completo do evento S-2300, cujo prazo é o dia 15 do mês subsequente ao início da prestação de trabalho.

1.8. Para informação de trabalhadores sem vínculo de emprego este evento só pode ser utilizado para avulsos [2XX], servidores públicos exercentes de mandato eletivo, inclusive com exercício de cargo em comissão [304], trabalhadores cedidos [410], dirigentes sindicais [401], estagiários [901], médicos residentes, residentes em área profissional de saúde ou médicos em curso de formação [902] e algumas categorias de "Contribuinte Individual": [721, 722, 723, 731, 734, 738, 761, 771]. Além disso o grupo [infoRegCTPS] não pode ser preenchido para nenhuma categoria de TSVE.

2. Retificações e exclusões

2.1. No caso da Admissão informada por este evento não se efetivar, o evento deve ser excluído.

2.2. Não é permitida exclusão deste evento se já tiver sido enviado evento S-1200 ou eventos de SST relativos ao mesmo vínculo. Também não é permitida sua retificação, caso já tenha sido enviado evento S-2200 ou S-2300 relativo ao mesmo vínculo.

2.3. Na hipótese de necessidade de exclusão dos eventos S-2200 ou S-2300 deve previamente ser excluído o correspondente evento S-2190, se houver.

Base Legal: Evento S-2190 do Manual de Orientação do eSocial (MOS), versão S-1.3 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

4.2.2) Evento S-2200 - Cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador:

Devido ao tamanho das informações constantes desse registro, para fins de postagem no presente Roteiro de Procedimentos, recomendamos sua leitura através do link: Evento S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Base Legal: Evento S-2200 do Manual de Orientação do eSocial (MOS), versão S-1.3 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

5) Empregador que não optar pelo registro eletrônico:

O empregador já obrigado ao eSocial que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações mencionadas no subcapítulo 4.1, em livro ou ficha de registro. Estes documentos devem permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado.

O empregado registrado em livro ou ficha e que trabalhar em local diverso do estabelecimento ao qual está vinculado deve receber do empregador um cartão de identificação que contenha:

1. nome completo;
2. número do CPF;
3. cargo; e
4. matrícula.

As anotações serão feitas sem abreviaturas, e serão ressalvadas, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.

O empregador fornecerá cartão de identificação que contenha nome completo, número do CPF, cargo e matrícula aos empregados registrados em livro ou ficha e que trabalhem em local diverso do estabelecimento ao qual estão vinculados.

Base Legal: Arts. 3º, 13, caput, 14, 17 e 19 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

6) Empregadores ainda não obrigados a utilizar o eSocial:

De acordo com o artigo 21 da Portaria MTP nº 671/2021, aos empregadores ainda não obrigados a utilizar o eSocial, o registro de empregados de que trata o artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), será realizado com as seguintes informações:

1. nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
2. número e série da CTPS;
3. número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP);
4. data de admissão;
5. cargo e função;
6. remuneração;
7. jornada de trabalho;
8. férias;
9. acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver; e
10. condição de pessoa reabilitada ou com deficiência e respectivo tipo de deficiência, quando for o caso.

O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecerá à numeração sequencial por estabelecimento.

Ainda de acordo com a mencionada Portaria (artigo 23), o empregador não obrigado ao eSocial poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). O empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impresso ou digital, de dados constantes na sua ficha de anotações.

Base Legal: Arts. 21 e 23 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

6.1) Sistema informatizado:

O empregador não obrigado ao eSocial poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, a inviolabilidade, a manutenção e a conservação das informações e que:

1. mantenha registro individual em relação a cada empregado;
2. mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescido das retificações ou das averbações, quando for o caso; e
3. assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

O sistema conterá rotinas autoexplicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.

As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

O sistema possibilitará à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 (doze) meses.

As informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho.

Base Legal: Art. 22 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

7) Controle único e centralizado:

O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho, à exceção do registro de empregados, do registro de horário de trabalho e de outros documentos estabelecidos em normas específicas, que deverão permanecer em cada estabelecimento.

A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a (oito) dias, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho.

Base Legal: Art. 398 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

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8) Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS):

De acordo com o artigo 15 da Portaria MTP nº 671/2022, o empregador anotará na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado os seguintes dados:

1. até 5 (cinco) dias úteis contados da data de admissão (7):
1. data de admissão;
2. código da CBO;
3. valor do salário contratual;
4. tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término, na hipótese de contrato por prazo determinado; e
5. categoria do trabalhador, conforme classificação adotada pelo eSocial.
2. até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao que o empregado foi admitido:
1. descrição do cargo ou função;
2. descrição do salário variável, quando for o caso;
3. identificação do estabelecimento ao qual o empregado está vinculado ou, no caso do empregado doméstico, identificação do endereço onde o trabalhador exerce suas atividades;
4. a estimativa de gorjeta, quando for o caso;
5. em se tratando de aprendiz, o arco ocupacional ou itinerário formativo utilizado com seus respectivos códigos CBO, quando for o caso;
6. descrição do fato ao qual se vincula o término do contrato por prazo determinado, se for o caso;
7. tipo de admissão, conforme classificação adotada pelo eSocial; e
8. data do ingresso na sucessora e Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da sucedida em caso de transferência; e
3. até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência:
1. alterações contratuais de que tratam as letra "a.ii", "a.iii" e "a.v" e o letra "b" anteriores;
2. alteração contratual de que trata a letra "a.iv" quando houver indeterminação do prazo do contrato de trabalho originalmente firmado por prazo determinado cujo termo estava vinculado à ocorrência de um fato;
3. gozo de férias;
4. transferência de empregados para empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas;
5. cessão de empregado, com indicação da data da cessão e CNPJ do cessionário;
6. reintegração ao emprego; e
7. anotações previstas nas normas regulamentadoras;
4. até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência da prorrogação do contrato por prazo determinado, com indicação da data do término; e
5. até o 10º (décimo) dia seguinte ao da ocorrência, os dados de desligamento, quando acarretar extinção do vínculo empregatício, observado o disposto no artigo 14, § 6º da Portaria MTP nº 671/2021 (a contagem de prazo exclui o dia do desligamento e inclui o do vencimento), com a indicação da respectiva data, e se houver aviso prévio indenizado, da data projetada para término do contrato de trabalho.

As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), que assim prescreve:

Art. 29 - A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

§ 1º - As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.

§ 2º - As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas:

a) na data-base;

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador;

c) no caso de rescisão contratual; ou

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

§ 3º - A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.

§ 4º - É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.

§ 5º - O descumprimento do disposto no § 4º deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.

Vale mencionar que o envio das informações previstas e prazos estabelecidos no subcapítulo 4.1 dispensa o reenvio para fins de anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

As anotações mencionadas neste capítulo serão disponibilizadas ao trabalhador por meio do aplicativo Carteira de Trabalho Digital ou de página eletrônica específica, após o processamento dos respectivos registros, e constituem prova do vínculo de emprego para o trabalhador, inclusive perante a Previdência Social.

Não poderão compor a Carteira de Trabalho Digital informações que contrariem o disposto no artigo 29, § 4º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943).

A anotação da condição de trabalhador temporário na CTPS, em atendimento ao disposto no artigo 12, § 1º da Lei nº 6.019/1974, será efetivada pela empresa de trabalho temporário com as informações e nos prazos previstos neste capítulo.

Na hipótese de trabalhador temporário, as informações previstas na alínea "b.iii" correspondem à identificação do estabelecimento da empresa de trabalho temporário, bem como do estabelecimento da empresa tomadora de serviços aos quais o trabalhador está vinculado.

O cumprimento das obrigações previstas nos artigos 29, § 2º e no 135, § 3º da CLT/1943, ocorrerá mediante o envio das informações relacionadas nas letras "c", "d" e "e" acima.

O número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial quando da recepção e validação dos eventos correspondentes comprova o cumprimento das obrigações previstas neste capítulo.

Base Legal: Art. 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) e; Arts. 14, § 6º e 15 da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

8.1) Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS):

O artigo 7º, III da Constituição Federal/1988 estabelece a obrigatoriedade do depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) para todos os empregados, sendo assim a identificação da conta vinculada do FGTS não necessita ser preenchida pelo empregador na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Base Legal: Art. 7º, caput, III da Constituição Federal/1988 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

8.2) Rasuras e abreviaturas:

As anotações serão feitas sem abreviaturas, e serão ressalvadas, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.

Base Legal: Art. 17, § 1º da Portaria MTP nº 671/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

8.3) Recusa pelo empregador em fazer as anotações devidas:

Recusando-se a empresa fazer às anotações a que se refere o capítulo 8 acima ou a devolver a CTPS recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a DRT ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.

Neste caso, lavrado o termo de reclamação, determinar-se-á a realizarão de diligência para instrução do feito, notificando-se posteriormente o reclamado por carta registrada, caso persista a recusa, para que, em dia e hora previamente designados, venha prestar esclarecimentos ou efetuar as devidas anotações na CTPS ou sua entrega.

Não comparecendo o reclamado (empregador), lavrar-se-á termo de ausência, sendo considerado revel e confesso sobre os termos da reclamação feita, devendo as anotações serem efetuadas por despacho da autoridade que tenha processado a reclamação.

Por outro lado, comparecendo o empregador e recusando-se a fazer as anotações reclamadas, será lavrado um termo de comparecimento, que deverá conter, entre outras indicações, o lugar, o dia e hora de sua lavratura, o nome e a residência do empregador, assegurando-se-lhe o prazo de 48 (quarenta e oito) horas, a contar do termo, para apresentar defesa.

Findo o prazo para a defesa, subirá o processo à autoridade administrativa de 1ª (primeira) instância, para se ordenarem diligências, que completem a instrução do feito, ou para julgamento, se o caso estiver suficientemente esclarecido.

Verificando-se que as alegações feitas pelo reclamado versam sobre a não existência de relação de emprego ou sendo impossível verificar essa condição pelos meios administrativos, será o processo encaminhado a Justiça do Trabalho ficando, nesse caso, sobrestado o julgamento do auto de infração que houver sido lavrado.

Se não houver acordo, a Junta de Conciliação e Julgamento, em sua sentença ordenará que a Secretaria efetue as devidas anotações uma vez transitada em julgado, e faça a comunicação à autoridade competente para o fim de aplicar a multa cabível.

Igual procedimento observar-se-á no caso de processo trabalhista de qualquer natureza, quando for verificada a falta de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social, devendo o Juiz, nesta hipótese, mandar proceder, desde logo, àquelas sobre as quais não houver controvérsia.

Base Legal: Arts. 36 a 39 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

8.4) Crime de falsidade:

Para os efeitos da emissão, substituição ou anotação de CTPS, considerar-se-á, crime de falsidade, com as penalidades previstas no artigo 299 do Código Penal/1940:

1. Fazer, no todo ou em parte, qualquer documento falso ou alterar o verdadeiro;
2. Afirmar falsamente a sua própria identidade, filiação, lugar de nascimento, residência, profissão ou estado civil e beneficiários, ou atestar os de outra pessoa;
3. Servir-se de documentos, por qualquer forma falsificados;
4. falsificar, fabricando ou alterando, ou vender, usar ou possuir Carteira de Trabalho e Previdência Social assim alteradas;
5. Anotar dolosamente em Carteira de Trabalho e Previdência Social ou registro de empregado, ou confessar ou declarar em juízo ou fora dêle, data de admissão em emprêgo diversa da verdadeira.

Comprovando-se falsidade, quer nas declarações para emissão de CTPS, quer nas respectivas anotações, o fato será levado ao conhecimento da autoridade que houver emitido a carteira, para fins de direito.

Base Legal: Arts. 49 e 50 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

8.6) Extravio ou inutilização da CTPS:

O extravio ou inutilização da CTPS por culpa da empresa sujeitará esta à multa de valor igual á metade do salário mínimo regional.

Base Legal: Art. 52 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

8.7) Modelos:

Conforme já comentado, a CTPS será obrigatoriamente apresentada pelo trabalhador, ao empregador, mediante recibo, na qual a empresa terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para fazer as anotações devidas.

Visando facilitar a vida de nossos leitores estamos publicando abaixo modelos de Recibo de entrega e devolução da CTPS que podem ser livremente utilizados:

Base Legal: Art. 29, caput da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

9) Anotações que causam dano à imagem:

Quanto às anotações que causam dano à imagem do trabalhador, convém pincelar o artigo 29, § 4º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943):

Art. 29. (...)

§ 4º É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.

(...)

Base Legal: Art. 29, § 4º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

10) Retenção de documentos:

De acordo com a legislação atualmente em vigor, nenhuma pessoa, física (8) ou jurídica, de direito público ou privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive:

1. comprovante de quitação com o serviço militar;
2. título de eleitor;
3. CTPS;
4. certidão de registro de nascimento;
5. certidão de casamento
6. comprovante de naturalização;
7. carteira de identidade de estrangeiro;
8. carteira nacional de habilitação.

Observa-se que não existe qualquer vedação quanto à retenção de fotocópia não autenticada. Contudo, orientamos que quando da rescisão do contrato de trabalho, os mesmos sejam devolvidos ao empregado, para que se evite a utilização indevida.

Enfatizamos que a CTPS será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, devendo devolvê-la ao empregado, também contra recibo.

Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor. Além deste prazo, somente por ordem judicial poderá ser retirado qualquer documento de identificação pessoal.

Quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado.

Por fim, registramos que constitui contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 (um) a 3 (três) meses ou multa, a retenção de qualquer documento a que nos referimos nesta "Pergunta & Resposta". Além disso, quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja , pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.

Base Legal: Art. 29, caput da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 e; Arts. 1º a 3º da Lei nº 5.553/1968 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).

11) Penalidades:

O registro do empregado deverá ser feito imediatamente, sujeitando-se a empresa, na hipóteses de manter empregado sem registro, a multa conforme dispõe o artigo 47 da CLT/1943:

Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.

§ 1º Especificamente quanto à infração a que se refere o caput deste artigo, o valor final da multa aplicada será de R$ 800,00 (oitocentos reais) por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.

§ 2º A infração de que trata o caput deste artigo constitui exceção ao critério da dupla visita.

Na hipótese de não serem informados, no registro do empregado, os dados a que se refere o artigo 41, § único da CLT/1943 (qualificação civil ou profissional, admissão, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes, etc.), o empregador ficará sujeito à multa de R$ 600,00 (seiscentos reais) por empregado prejudicado (9).

Além disso, a Lei nº 9.983/2000 acrescentou e modificou alguns artigos do Código Penal/1940, incluindo as infrações normalmente cometidas pelos empregadores. Uma das alterações refere-se ao artigo 297 do Código Penal/1940, que se refere a crime de falsificação de documentos públicos, onde foram acrescentados os §§ 3º e 4º, que tratam das anotações falsas ou incorretas e da omissão de anotação em folhas de pagamento e das CTPS:

Falsificação de documento público

Art. 297 - Falsificar, no todo ou em parte, documento público, ou alterar documento público verdadeiro:

Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa.

§ 1º - Se o agente é funcionário público, e comete o crime prevalecendo-se do cargo, aumenta-se a pena de sexta parte.

§ 2º - Para os efeitos penais, equiparam-se a documento público o emanado de entidade paraestatal, o título ao portador ou transmissível por endosso, as ações de sociedade comercial, os livros mercantis e o testamento particular.

§ 3º - Nas mesmas penas incorre quem insere ou faz inserir:

I - na folha de pagamento ou em documento de informações que seja destinado a fazer prova perante a previdência social, pessoa que não possua a qualidade de segurado obrigatório;

II - na Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado ou em documento que deva produzir efeito perante a previdência social, declaração falsa ou diversa da que deveria ter sido escrita;

III - em documento contábil ou em qualquer outro documento relacionado com as obrigações da empresa perante a previdência social, declaração falsa ou diversa da que deveria ter constado.

§ 4º - Nas mesmas penas incorre quem omite, nos documentos mencionados no § 3º, nome do segurado e seus dados pessoais, a remuneração, a vigência do contrato de trabalho ou de prestação de serviços.

Portanto, a ausência de anotação da vigência do contrato de trabalho na CTPS do trabalhador, bem como a inserção de dados falsos ou incorretos constituem, a partir de 17/10/2000, crime de falsificação de documentos públicos, sujeitando o infrator à pena de multa e reclusão variável entre 2 (dois) a 6 (seis) anos.

Base Legal: Art. 297 do Código Penal/1940 e; Arts. 47, 47-A, 634, § 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 15/09/24).