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Como deve-se efetuar a escrituração das pessoas jurídicas?
O Decreto nº 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, estatuiu que a autenticação de livros contábeis das empresas poderá ser feita por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), de que trata o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, mediante a apresentação da Escrituração Contábil Digital (ECD), dispensando, neste caso, a autenticação pelas juntas comerciais, de que trata o artigo 39 da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994.
O livro diário e os livros auxiliares deverão conter termos de abertura e de encerramento e ser autenticados, nos termos estabelecidos no art. 78 e art. 78-A do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996, conforme o disposto no § 4º, do artigo 273 do RIR/2018.
A autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio de sistemas públicos eletrônicos dispensa qualquer outra, inclusive a de que trata o art. 39 da Lei nº 8.934, de 1994, nos termos do artigo 39-A da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994.
A autenticação de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao registro do comércio, exigível para fins tributários, poderá ser feita pelo Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, por meio de apresentação de escrituração contábil digital (ECD), nos termos do artigo 1º do Decreto nº 9.555, de 6 de novembro de 2018.
A autenticação dos livros contábeis digitais comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped dispensa qualquer outra forma de autenticação, nos termos do artigo 2º do Decreto nº 9.555, de 6 de novembro de 2018.
A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
I - Diário e seus auxiliares, se houver;
II - Razão e seus auxiliares, se houver; e
III - Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Os livros contábeis e documentos mencionados na ECD, acima devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital, nos termos do artigo 2º da Instrução Normativa RFB nº 2.003, de 18 de janeiro de 2021.
A ECD deve ser gerada por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE), desenvolvido pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) e disponibilizado na Internet, no endereço http://sped.rfb.gov.br. O PGE dispõe de funcionalidades para criação, edição, importação, validação, assinatura, visualização, transmissão, recuperação do recibo de transmissão, entre outras, a serem utilizadas no processamento da ECD, nos termos do parágrafo único do artigo 4º da Instrução Normativa RFB nº 2.003, de 18 de janeiro de 2021.
A partir de 1º de janeiro de 2018 todas as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas, deverão apresentar a ECD, nos termos do artigo 3º, caput, da Instrução Normativa RFB nº 2.003, de 18 de janeiro de 2021. Esta obrigação não se aplica, nos termos do § 1º, do artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 2.003, de 18 de janeiro de 2021:
I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
III - às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;
IV - às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;
V - às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995; e
VI – à entidade Itaipu Binacional, tendo em vista o disposto no art. XII do Decreto nº 72.707, de 28 de agosto de 1973.
As exceções a que se referem os itens I e V, acima, não se aplicam à microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006.
A exceção a que se refere o item V acima não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas.
Notas:
1) As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo previsto na legislação tributária, nos termos do artigo 1º da Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001.
2) São passíveis de exame, pela autoridade tributária, os documentos do contribuinte mantidos em arquivos magnéticos ou assemelhados, encontrados no local da verificação, que tenham relação direta ou indireta com a atividade por ele exercida, nos termos do artigo 34 da Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996.
3) A obrigatoriedade de manutenção dos arquivos e meios magnéticos, para fins de apresentação à RFB, a que se refere o item (1) acima, não se aplica às empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples), nos termos do parágrafo único do artigo 1º da Instrução Normativa SRF nº 86, de 2001.
4) O sujeito passivo usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada, nos termos do artigo 38 da Lei nº 9.430, de 1996.
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