Escrituração contábil e fiscal: Prazo de guarda dos arquivos magnéticos

1) Pergunta:

Durante quanto tempo a empresa é obrigada a manter os arquivos digitais relativos à sua escrituração contábil ou fiscal?

2) Resposta:

De acordo com o artigo 11, caput da Lei nº 8.218/1991, as pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB), os respectivos arquivos digitais e sistemas, pela prazo decadencial previsto na legislação tributária (1).

Referidas pessoas jurídicas, quando intimadas pelos Auditores-Fiscais da RFB, apresentarão, no prazo de 20 (vinte) dias, os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras. Nesse sentido, vale pincelar o que dispõe a Instrução Normativa SRF nº 86/2001, que trataatualmente do assunto:

Art. 3º Incumbe ao Coordenador-Geral de Fiscalização, mediante Ato Declaratório Executivo (ADE), estabelecer a forma de apresentação, documentação de acompanhamento e especificações técnicas dos arquivos digitais e sistemas de que trata o art. 2º.

§ 1º Os arquivos digitais referentes a períodos anteriores a 1º de janeiro de 2002 poderão, por opção da pessoa jurídica, ser apresentados na forma estabelecida no caput.

§ 2º A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser recebidos em forma diferente da estabelecida pelo Coordenador-Geral de Fiscalização, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

§ 3º Fica a critério da pessoa jurídica a opção pela forma de armazenamento das informações.