RESPOSTA À CONSULTA TRIBUTÁRIA 24222/2021, de 13 de setembro de 2021.

Disponibilizado no site da SEFAZ em 14/09/2021

Relato

1. A Consulente, sociedade empresária que tem como atividades o comércio a varejo de automóveis, camionetas e utilitários novos e usados (CNAEs 45.11-1/01 e 45.11-1/02) e o comércio varejista de peças e acessórios novos para veículos automotores (45.30-7/03), entre outras atividades secundárias, apresenta consulta sobre a obrigatoriedade de escrituração e guarda de livros e documentos fiscais físicos. Cita, como dispositivos da legislação que lhe geram dúvidas, o artigo 202 do Regulamento do ICMS (RICMS/2000), a cláusula sétima do revogado Convênio ICMS 143/2006 e o Ajuste SINIEF 2/2009.

2. Segundo informa, no ato da entrega das mercadorias, a Consulente procede à conferência e validação dos dados cadastrais e produtos, o funcionário responsável pela conferência assina e envia o documento assinado ao departamento fiscal da empresa, que faz a impressão "do livro de registro de entrada diário" e coloca as Notas Fiscais em ordem sequencial. Em face da obrigatoriedade da escrituração da Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Consulente questiona se deve manter, para fins fiscais e financeiros, o "arquivo físico", por conter a assinatura do funcionário e a formalização da conferência dos produtos.

3. Quanto às Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), modelo 55, Notas Fiscais "manuais de talão" e Notas Fiscais de serviço recebidas de fornecedores ou terceiros, pergunta se deve manter o "arquivo físico" e, em caso positivo, por quanto tempo. Por fim, indaga se o advento do Sistema Público de Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) substituiu a impressão dos livros e questiona qual é a legislação a ser observada para o cumprimento das obrigações tributárias mencionadas.

Interpretação

4. De partida, observa-se que a Consulente se refere a "livro de registro de entrada diário", sem esclarecer se alude aos livros Registro de Entradas e Diário, ou apenas aos lançamentos feitos no livro Registro de Entradas num único dia. Por não ter competência para dirimir dúvidas sobre a escrituração de livros contábeis (livros "Dário", "Razão" e "Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos"), este órgão consultivo se manifestará apenas sobre o livro Registro de Entradas (livro fiscal).

5. Sem prejuízo do exposto, para informações sobre a forma e de escrituração do livro Diário, recomenda-se a leitura dos portais do SPED e do Conselho Federal de Contabilidade, na internet. Entre outras páginas possíveis, destacam-se as de endereços "http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/499" e "https://cfc.org.br/te cnica/perguntas-frequentes/livro-diario/".

6. Em consulta a sistema da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo, verifica-se que a Consulente está obrigada à EFD desde 1º/01/2011. Eis o que determina o artigo 2º da Portaria CAT 147/2009, a respeito dos livros abrangidos pela EFD:

"Art. 2° - a Escrituração Fiscal Digital - EFD deverá ser efetuada pelo contribuinte mediante o registro eletrônico, em arquivo digital padronizado, de todas as operações, prestações e informações sujeitas a escrituração: (Redação dada ao artigo pela Portaria CAT-121/10, de 03-08-2010, DOE 04-08-2010)

I - nos seguintes livros fiscais:

a) Registro de Entradas;

b) Registro de Saídas;

c) Registro de Inventário;

d) Registro de Apuração do IPI;

e) Registro de Apuração do ICMS;

f) Registro de Controle da Produção e do Estoque. (Alínea acrescentada pela Portaria CAT-141/13, de 26-12-2013, DOE 27-12-2013)"

7. De acordo com a regra da cláusula segunda do Ajuste SINIEF 2/2018, aos contribuintes obrigados à EFD é vedado escriturar os livros indicados no item anterior desta resposta em meio que não seja digital, e o arquivo da EFD deverá receber assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Daí decorre que os livros físicos nos quais se registrem as informações das operações da empresa não mais se configuram livros fiscais para fins da legislação tributária do ICMS, sendo, em verdade, apenas documentos internos de controle contábil-gerencial. As obrigações de gerar, enviar e conservar o arquivo digital da EFD não podem ser substituídas pela impressão em papel das informações relativas a operações e prestações sujeitas à EFD (artigo 17, § 4º, da Portaria CAT 147/2009).

8. Sobre a necessidade de guarda dos documentos e "livros" físicos (em papel) que reproduzem as informações da EFD ou a esta se relacionam, confira-se o teor do artigo 17 da Portaria CAT 147/2009:

"Artigo 17 - O contribuinte deverá, observados os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, conservar pelo menos uma cópia do arquivo digital da EFD regularmente recepcionado pela Secretaria da Fazenda pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

§ 1º - Todos os documentos contábeis e fiscais relacionados com a EFD, independentemente de terem existência física ou digital, deverão ser conservados pelo contribuinte pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

§ 2º - Os registros e controles de todas as operações e prestações discriminadas na documentação comprobatória a que se refere o § 1º deverão ser originados e mantidos de forma segregada por estabelecimento.

§ 3º - Os documentos referidos no § 1º deverão ser apresentados à autoridade fiscal competente quando por esta solicitados." (grifou-se)

9. Como se depreende do dispositivo transcrito, os registros contábeis e fiscais relacionados à EFD, inclusive os de existência física, devem ser conservados pelo contribuinte pelo prazo do artigo 202 do RICMS/2000 (em regra, cinco anos), cujo caput é claro ao mencionar o dever de guarda de "documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto". Em outras palavras, todos documentos tendentes a comprovar a existência e a veracidade das operações promovidas pelos contribuintes deverão ser mantidos pelo prazo decadencial para o lançamento do ICMS incidente sobre as operações ou prestações de que tratam. A julgar pelas informações trazidas no relato, os "livros" físicos mantidos pela Consulente contêm elementos (assinaturas de funcionários responsáveis pela conferência dos produtos recebidos) que, aparentemente, podem se mostrar úteis para demonstrar a legitimidade de suas operações mercantis e, portanto, devem ser mantidos para exibição ao Fisco, quando assim for requisitado. Nessa esteira, quaisquer outros documentos físicos que se mostrem úteis para fins de comprovação da legitimidade das operações mercantis da Consulente (a exemplo dos genericamente mencionados pela Consulente, "manuais de talão" e Notas Fiscais de serviço recebidas de fornecedores ou terceiros) também deverão ser mantidas pelo mesmo prazo.

10. É oportuno acrescentar que a Lei 13.874 (Lei da Liberdade Econômica), de 18-03-2020, estabelece como direito de toda pessoa jurídica ou natural a possibilidade de arquivar documentos por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento (artigo 3º, inciso X). A forma como a digitalização deve ser feita está disciplinada no Decreto 10.278, de 18-03-2020, sobretudo em seus artigos 4º e 5º e Anexos I e II:

"Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV - a confidencialidade, quando aplicável; e

V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II."

11. Nos termos do artigo 11 do mesmo Decreto, os documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, até o "transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem", o que significa dizer que, no caso de documentos fiscais relacionados ao ICMS, a guarda deve ser feita pelo prazo mínimo fixado no artigo 202 do RICMS/2000, como já visto.

12. Em todo caso, independentemente da forma escolhida pela Consulente para guardar a documentação contábil e fiscal relacionada a suas operações, ela deverá ser disponibilizada ao Fisco sempre que requisitada.

13. Quanto à pergunta sobre qual é a legislação a ser observada para o cumprimento das obrigações acessórias examinadas nesta consulta, trata-se de questionamento demasiadamente genérico que, portanto, resta prejudicado. O conhecimento da legislação antecede a própria formulação da consulta e, assim, é um dos requisitos para que ela seja admitida: exige-se a "(...) citação dos correspondentes dispositivos da legislação" e "a indicação, de modo sucinto e claro, da dúvida a ser dirimida" (artigo 513, inciso II, alíneas "a" e "c", e artigo 517, inciso V, ambos do RICMS/2000). O não preenchimento desses requisitos torna a consulta ineficaz - ou, no caso, parte da consulta ineficaz. Não obstante a ineficácia parcial, a título colaborativo, recomenda-se a leitura dos diplomas normativos mencionados anteriormente (Ajuste SINIEF 2/2018, Portaria CAT 147/2009 e Decreto 10.278/2020).

14. Por fim, registra-se que esta reposta abrange os aspectos legais e regulamentares relacionados à situação exposta. Caso a Consulente encontre dificuldades técnico-operacionais, poderá procurar seu Posto Fiscal de vinculação para obter orientação, lembrando que cabe à área executiva da Administração Tributária (Subcoordenadoria de Fiscalização, Cobrança, Arrecadação, Inteligência de Dados e Atendimento - SubFis), e não a este órgão consultivo, a competência para disciplinar a utilização de soluções tecnológicas e de dar suporte aos usuários de sistemas. Alternativamente, as dúvidas dessa natureza poderão ser esclarecidas por meio do "Fale Conosco" (https://www.fazenda.sp.gov.br/sped/).

15. Ante o exposto, consideram-se respondidas as dúvidas apresentadas.