1) Introdução:

Segundo o Código Civil/2002, aprovado pela Lei nº 10.406/2002, empresa é a atividade econômica organizada para a produção e circulação de bens ou para a prestação de serviços. Ela é econômica por ser uma atividade com finalidade lucrativa, e organizada por possuir uma diversidade de profissionais reunidos para o exercício da mesma atividade.

Essa diversidade de profissionais não se refere aos sócios da pessoa jurídica, mas sim aos que trabalham na empresa; tanto é assim que podemos ter uma pessoa física exercendo empresa, o chamado "empresário". Neste caso existe empresa, mas não há sociedade propriamente dita.

Quando temos uma sociedade que exerce atividade econômica e organizada, estamos diante de uma sociedade empresária.

Quando há uma sociedade que exerce atividade econômica mas esta atividade não é organizada, não há o exercício de empresa; logo não é uma sociedade empresária, mas sim uma sociedade simples.

Para cada um destes tipos de pessoa jurídica teremos características diferenciadas para a extinção formal de suas atividades.

Interessante observar que há vários motivos que podem levar uma pessoa jurídica a encerrar suas atividades, dentre elas podemos destacar:

1. término do prazo de duração da sociedade estipulado em Contrato Social, salvo se, vencido este e sem oposição de sócio, não entrar a sociedade em liquidação, caso em que se prorrogará por tempo indeterminado;
2. pelo consenso de todos os sócios, na sociedade de prazo determinado;
3. pela vontade da maioria absoluta dos sócios, na sociedade por prazo indeterminado;
4. extinção, na forma da lei, de autorização para funcionamento, como por exemplo: bancos e seguradoras que precisam de autorização para funcionar;
5. em virtude de requerimento judicial;
6. pela declaração da falência;
7. outras causas, conforme previsão contratual.

Conforme o disposto nos artigos 1.102 a 1.112 do Código Civil/2002, o processo de encerramento das sociedades empresárias ou simples somente se concluirá após o cumprimento de 3 (três) etapas distintas e sucessivas, a saber:

1. 1ª Etapa: refere-se ao ato de decisão dos sócios em encerrar as atividades, que a legislação denomina de dissolução da sociedade;
2. 2ª Etapa: refere-se a um procedimento pré-estabelecido e organizado a ser seguido pela sociedade, denominado liquidação da sociedade; e
3. 3ª Etapa: refere-se ao ato que finda todo o processo mencionado, possibilitando, consequentemente, efetivar a baixa da empresa nos órgãos de registro, é a denominada extinção da sociedade, com a consequente partilha do patrimônio liquido resultante.

É comum que essas 3 (três) etapas sejam praticadas em um único instrumento, mas também pode ocorrer que as etapas de dissolução e liquidação sejam realizadas em instrumentos apartados, assim, para cada caso, há um procedimento distinto a ser observado. Independente da opção da sociedade, se em instrumento único ou separado, o Distrato Social poderá ser efetivado através de escritura pública ou por instrumento particular, independentemente da forma adotada no ato constitutivo da sociedade.

No caso de sociedade simples entende-se que o Distrato Social deve observar a mesma forma (escritura pública ou por instrumento particular) adotada para o Contrato Social de constituição.

Devido à importância do tema, veremos neste Roteiro de Procedimentos quais são as regras aplicáveis no encerramento de uma Sociedade Limitada. Para tanto, utilizaremos como base às normas emanadas pela Junta Comercial do Estado de São Paulo (Jucesp).

Ao final do trabalho, forneceremos um modelo simplificado de Distrato Social de uma sociedade empresária personifica, constituída sob a forma de Sociedade Limitada, com dados meramente ilustrativos, que poderá ser utilizado como referência para a elaboração de distratos da mesma espécie, feitas, é claro, as devidas adaptações ao caso concreto.

Base Legal: Arts. 472, 966, 1.033, 1.044, 1.087, 1.102 a 1.112 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2) Encerramento da sociedade:

Conforme visto na introdução deste Roteiro de Procedimentos, o processo de encerramento das sociedades limitadas somente se concluirá após o cumprimento de 3 (três) etapas distintas e sucessivas, a saber:

1. 1ª Etapa: refere-se ao ato de decisão dos sócios em encerrar as atividades, que a legislação denomina de dissolução da sociedade;
2. 2ª Etapa: refere-se a um procedimento pré-estabelecido e organizado a ser seguido pela sociedade, denominado liquidação da sociedade; e
3. 3ª Etapa: refere-se ao ato que finda todo o processo mencionado, possibilitando, consequentemente, efetivar a baixa da empresa nos órgãos de registro, é a denominada extinção da sociedade, com a consequente partilha do patrimônio liquido resultante.

É comum que essas 3 (três) etapas sejam praticadas em um único instrumento, mas também pode ocorrer que as etapas de dissolução e liquidação sejam realizadas em instrumentos apartados, assim, para cada caso, há um procedimento distinto a ser observado. Independente da opção da sociedade, se em instrumento único ou separado, o Código Civil/2002 determina que o Distrato Social seja feito pela mesma forma exigida para o Contrato Social.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.1) Dissolução da sociedade:

A dissolução da sociedade personificada é o ato pelo qual os sócios tomam a decisão, por vontade própria ou por obrigação, de encerrar as atividades da pessoa jurídica, observando-se o seguinte:

1. dissolvida a sociedade, ela entra imediatamente em liquidação;
2. encerrada a liquidação, estará extinta a pessoa jurídica.

É a dissolução, em sentido estrito, que desencadeia o processo de encerramento da pessoa jurídica, nela temos o desfazimento do ato constitutivo da sociedade através do Distrato Social.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.2.1) Dissolução de pleno direito:

A dissolução de pleno direito ou dissolução extrajudicial de sociedade limitada ocorre por qualquer das causas previstas no artigo 1.044 do Código Civil/2002. Ocorre, por sua vez, que este dispositivo estabelece que a sociedade se dissolve de pleno direito por qualquer das causas enumeradas no artigo 1.033 do Código Civil/2002 e, se empresária, também pela declaração da falência.

Portanto, conclui-se que a sociedade limitada é considerada dissolvida quando ocorre:

1. o término (ou vencimento) do prazo de duração da sociedade estipulado em Contrato Social, salvo se, vencido este e sem oposição de sócio, não entrar a sociedade em liquidação, caso em que se prorrogará por tempo indeterminado;
2. o consenso de todos os sócios, na sociedade de prazo determinado;
3. a vontade da maioria absoluta dos sócios, na sociedade por prazo indeterminado;
4. a extinção, na forma da Lei, de autorização para funcionamento, como por exemplo: bancos e seguradoras que precisam de autorização para funcionar.

Base Legal: Art. 206 da Lei nº 6.404/1976 e; Arts. 1.033, 1.044, 1.087 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.2.2) Dissolução judicial:

A sociedade limitada também pode ser dissolvida judicialmente, a requerimento de qualquer dos sócios, quando:

1. anulada a sua constituição;
2. exaurido o fim social, ou verificada a sua inexequibilidade.

O Contrato Social pode prever outras causas de dissolução, a serem verificadas judicialmente quando contestadas.

Base Legal: Art. 206 da Le nº 6.404/1976 e; Arts. 1.034 e 1.035 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.2) Liquidação da sociedade:

A liquidação da sociedade é um procedimento pré-estabelecido e organizado a ser seguido pela sociedade e tem por objetivo realizar seu Ativo (bens e diretos) e resgatar o seu Passivo (obrigações), apurando-se ao final, o que será partilhado a cada um dos sócios. Nesta etapa, a sociedade sofre restrição em sua personalidade jurídica, podendo praticar apenas atos relacionados à solução de pendências obrigacionais.

Interessante observar que, nas sociedades mercantis resolvida a dissolução é nomeado ou escolhido o liquidante, para processar a liquidação do acervo social e para que se extinga, assim, em definitivo, a sociedade.

Segundo o Vocabulário Jurídico de De Plácido e Silva, a liquidação da sociedade se apresenta no sentido de tornar líquido ou fazer líquido os valores pertencentes à sociedade, para que sejam, na força do direito de cada um, distribuídos entre os sócios. Para tornar líquido ou fazer líquido o total de bens sociais, é que se promovem as duas grandes operações:

1. realizar o ativo pela conversão em dinheiro de tudo o que pertença ao patrimônio social, seja pelo recebimento ou cobrança das dívidas ativas, seja pela venda dos bens e mercadorias pertencentes à sociedade;
2. resgatar o passivo pelo pagamento de todas as obrigações passivas, isto é, de todos os compromissos existentes a cargo ou de responsabilidade da sociedade.

Base Legal: Arts. 1.036 e 1.103, § único do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.3) Extinção da sociedade:

Nesta etapa ocorre o término do processo de encerramento da pessoa jurídica, possibilitando, consequentemente, efetivar a baixa da sociedade nos órgãos de registro, com a consequente partilha do patrimônio liquido resultante. A partir do encerramento formal da sociedade, ela perde sua personalidade jurídica.

Base Legal: Art. 1.108 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3) Característica do Distrato Social:

Primeiramente, nos cabe registrar que o distrato social poderá ser efetivado por escritura pública ou instrumento particular, independentemente da forma de que se houver revestido o ato de constituição. O arquivamento do Distrato Social de uma sociedade empresária limitada implica extinção das filiais existentes.

O ato de extinção de sociedade limitada unipessoal observará as disposições sobre o distrato do contrato social.

A decisão pela liquidação e dissolução da sociedade necessita de deliberação em reunião ou assembleia de sócios. Quando todos os sócios decidirem por escrito a matéria que seria objeto de deliberação, fica dispensada a realização de reunião ou assembleia. Entende-se por decidir por escrito, o distrato social assinado por todos os sócios.

O Manual de Registro de Sociedade Limitada, aprovado pelo Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020, dispõe que o Distrato Social deverá conter, no mínimo, os seguintes elementos:

1. título (Distrato Social, Instrumento de extinção etc);
2. preâmbulo:
1. qualificação completa de todos os sócios e/ou representante legal;
2. qualificação completa da sociedade (citar nome empresarial, endereço e CNPJ); e
3. a resolução de promover o distrato social.
3. Conteúdo do distrato:
1. cláusulas obrigatórias; e
2. cláusulas facultativas, se houver;
4. fecho.

Vale mencionar que no corpo do contrato, devem conter necessariamente as "cláusulas obrigatórias". Contudo, a denominação "cláusula" pode ser modificada por expressão (inclusive numérica) com vistas a dispor sobre as pactuações do contrato.

Base Legal: Art. 53 da Lei nº 8.934/1994; Arts. 42 e 53, caput, X do Decreto nº 1.800/1996 e; Itens 2 e 2.1 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.1) Dissolução e liquidação praticada no mesmo ato (cláusulas obrigatórias):

Deverão constar do distrato as seguintes cláusulas obrigatórias, se dissolvida e liquidada a sociedade no mesmo ato:

1. a importância repartida entre os sócio, se for o caso;
2. referência à pessoa ou pessoas que assumirem o ativo e passivo remanescentes, supervenientes ou não à liquidação, se houver; e
3. indicação do(s) responsável(is) pela guarda dos livros (artigo 53, X do Decreto nº 1.800/1996). Caso seja indicada pessoa jurídica, deve ser indicado a pessoa física que a representa.

Base Legal: Itens 1.1 e 2.2 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.2) Dissolução e liquidação praticadas em instrumentos específicos:

Quando as fases de dissolução e liquidação são praticadas em instrumentos específicos, deve ser apresentado, em processos distintos:

1. certidão/cópia da ata de reunião ou de assembleia de sócios ou instrumento assinado por todos os sócios, com a nomeação do liquidante; e
2. certidão/cópia da ata de reunião ou de assembleia ou instrumento firmado por todos os sócios, deliberando pela aprovação das contas do liquidante.

Registra-se que a certidão ou cópia dos documentos mencionados nas letras "a" e "b" devem ser autenticadas pelos administradores, ou pelo presidente e secretário da reunião ou assembleia.

Base Legal: Itens 1.2, 1.3 e 3 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.3) Assinatura do Distrato Social:

O distrato deverá ser assinado por todos os sócios, podendo ser substituído pela assinatura eletrônica ou meio equivalente que comprove a sua autenticidade.

Lembramos que, quando o sócio for representado, deverá ser indicada a condição e qualificação deste, em seguida à qualificação do representante, no preâmbulo e no fecho, conforme o caso.

Conforme artigo 1.690 do Código Civil/2002 compete aos pais representar os sócios menores de 16 (dezesseis) anos, bem como assisti-los até completarem a maioridade.

De forma excepcional, na falta de um deles, poderá ser representado pelo outro. Nesses casos, caberá a parte interessada declarar o motivo da falta no instrumento, respondendo pela veracidade das informações levadas a registro, sob as penas da lei. Os motivos poderão ser, a título de exemplo: morte de um dos pais, família monoparental, decisão judicial que conceda o poder familiar para apenas um dos pais, dentre outros.

Não será aceito como motivo a falta de concordância de um dos pais (REsp n. 1.816.742/SP, relator Ministro Paulo de Tarso Sanseverino, Terceira Turma, julgado em 27/10/2020, DJe de 19/11/2020).

Não caberá a Junta Comercial exigir documentação comprobatória do motivo da falta.

Base Legal: Art. 1.690 do Código Civil/2002 e; Itens 2.3 e 2.4 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.4) Falecimento de sócio:

No caso de extinção não é necessária a apresentação do alvará judicial ou escritura pública de partilha de bens, específico para a prática do ato, se os sócios remanescentes optarem pela dissolução da sociedade.

Os sucessores poderão ingressar na sociedade e distratar no mesmo ato.

Base Legal: Item 2.5 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.5) Ata de reunião ou de assembleia de sócios (dissolução):

A ata, lavrada no livro próprio, deve conter:

1. Título do documento;
2. Nome da empresa (com acréscimo da expressão "EM LIQUIDAÇÃO");
3. Preâmbulo: indicação do dia, mês, ano, hora e local da realização;
4. Composição da mesa: presidente e secretário dos trabalhos;
5. Disposição expressa de que a assembleia ou reunião atendeu a todas as formalidades legais;
6. Ordem do dia, no caso: dissolução da sociedade e nomeação de liquidante (que pode ser pessoa estranha à sociedade), mencionando a qualificação completa: nome, nacionalidade, estado civil, residência, profissão, números do CPF e da identidade, com a indicação do órgão emissor e da Unidade Federativa onde foi expedida, caso o liquidante não tenha sido anteriormente designado em instrumento contratual (artigo 1.038 do Código Civil/2002);
7. Deliberações tomadas; e
8. Fecho: leitura e aprovação da ata lavrada no Livro de Atas de Assembleia (ou de Reunião), colhidas as assinaturas do presidente e do secretário da mesa e de quantos bastem à validade das deliberações tomadas (artigo 1.075, § 1º do Código Civil/2002).

A certidão/cópia da ata autenticada pelos administradores, ou pelo presidente e secretário da reunião ou assembleia deverá ser levada a arquivamento na Junta Comercial nos vinte dias subsequentes à assembleia (artigo 1.075, § 2º do Código Civil/2002).

A ata poderá ser substituída por documento assinado por todos os sócios.

Base Legal: Item 3.1 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.6) Ata de reunião ou de assembleia de sócios (liquidação/extinção):

A ata, lavrada no livro próprio, deve conter:

1. Título do documento;
2. Nome da empresa (com acréscimo da expressão "EM LIQUIDAÇÃO");
3. Preâmbulo: indicação do dia, mês, ano, hora e local da realização;
4. Composição da mesa: presidente e secretário dos trabalhos;
5. Disposição expressa de que a assembleia ou reunião atendeu a todas as formalidades legais;
6. Ordem do dia: prestação final de contas da liquidação;
7. Deliberação:
1. aprovação das contas e encerramento da liquidação (a extinção da sociedade dar-seá com o arquivamento da ata desta assembleia);
2. indicação do responsável pela guarda dos livros (artigo 53, caput, X do Decreto nº 1.800/1996); e
8. Fecho: encerramento dos trabalhos, leitura e aprovação da ata, colhida a assinatura do presidente e do secretário dos trabalhos e de quantos bastem à validade das deliberações tomadas.

A certidão/cópia da ata autenticada pelos administradores, ou pelos presidentes e secretário da reunião ou assembleia deverá ser levada a arquivamento na Junta Comercial nos vinte dias subsequentes à assembleia (artigo 1.075, § 2º do Código Civil/2022).

A ata poderá ser substituída por instrumento assinado por todos os sócios.

Base Legal: Item 3.2 da Seção V do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

4) Arquivamento do Distrato Social:

O Distrato Social de sociedade empresária personificada deve ser apresentado para arquivamento na Junta Comercial no prazo de 30 (trinta) dias (11), contados da sua lavratura (ou assinatura), a cuja data retroagirão os efeitos do arquivamento. Porém, caso a sociedade não cumpra esse prazo, o registro somente produzirá efeito a partir da data do despacho que deferir o arquivamento.

Lembramos que, no caso de sociedades simples, o Distrato Social deve ser apresentado para registro no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas que tenha sido registrado o Contrato Social, no mesmo prazo acima aventado (11).

Para o arquivamento do distrato na junta comercial são normalmente exigidos os seguintes documentos:

1. requerimento-padrão;
2. distrato social em 3 vias;
3. ata de dissolução ou reunião que deliberou sobre o ato levado a registro;
4. Ficha de Cadastro Nacional (FCN);
5. prova de recolhimento da remuneração devida à Junta Comercial;
6. prova de recolhimento da remuneração devida ao Cadastro Nacional das Empresas), se exigido pela junta comercial da respectiva Unidade da Federação;
7. Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais fornecida pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB);
8. Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) fornecido pela Caixa Econômica Federal (CEF);
9. Certidão Negativa de Débito fornecida pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Base Legal: Art. 1.151 do Código Civil/2002 e; Art. 33 do Decreto nº 1.800/1996 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

4.1) Regularidade tributária, previdenciária e trabalhista:

O registro dos atos constitutivos, de suas alterações e extinções (baixas), referentes a empresários e pessoas jurídicas em qualquer órgão dos 3 (três) âmbitos de governo ocorrerá independentemente da regularidade de obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas, principais ou acessórias, do empresário, da sociedade, dos sócios, dos administradores ou de empresas de que participem, sem prejuízo das responsabilidades do empresário, dos titulares, dos sócios ou dos administradores por tais obrigações, apuradas antes ou após o ato de extinção.

Base Legal: Art. 9º, caput da Lei Complementar nº 123/2006 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

4.2) Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP):

O arquivamento, nos órgãos de registro, dos atos constitutivos de empresários, de sociedades empresárias e de demais equiparados que se enquadrarem como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), bem como o arquivamento de suas alterações e da sua extinção (baixa), ou seja, do Distrato Social, são dispensados da prova de quitação, regularidade ou inexistência de débito referente a tributo ou contribuição de qualquer natureza.

Base Legal: Art. 9º, § 1º da Lei Complementar nº 123/2006 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

5) Modelo de Distrato Social de Sociedade Limitada:

Apresentamos neste capítulo um modelo simplificado de Distrato Social de Sociedade Limitada, tendo como base a disciplina instituída pelo Código Civil/2002, aprovado pela Lei nº 10.406/2002.

Referido modelo é apenas exemplificativo, podendo ser utilizado no fechamento de Sociedades Limitadas com as devidas adaptações a cada caso e observadas, ainda, as disposições gerais da legislação que disciplina a matéria.

Base Legal: Art. 1º, § 2º da Lei nº 8.906/1994; Código Civil/2002 e; Instrumento padronizado constante do Capítulo III do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

Sociedade limitada de sócio único:

Base Legal: Art. 1º, § 2º da Lei nº 8.906/1994; Código Civil/2002 e; Instrumento padronizado constante do Capítulo III do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).