1) Introdução:

Primeiramente, vale mencionar que a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) foi criada pela Lei nº 12.973/2014 ao dar nova redação ao artigo 8º, caput, I do Decreto Lei nº 1.598/1977. Com essa alteração, restou estabelecido que todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, deverão apresentar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de forma centralizada pela matriz em substituição à antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

A obrigatoriedade de apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) se deu a partir do ano-calendário de 2014.

A Instrução Normativa nº 2.004/2021 definiu os prazos e as regras para apresentação dessa obrigação acessória. A apresentação da ECF substitui a escrituração do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) e do Livro de Apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (Lacs), em meio físico.

Além dos mencionados livros, na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), a pessoa jurídica deverá informar todas as operações que influenciem na composição da Base de Cálculo (BC) e na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). A ECF possibilita às empresas obrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) a utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento inicial da ECF.

Interessante comentar que a ECF também recuperará os saldos finais da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) anterior. Na ECF, haverá o preenchimento e o controle, por meio de validações, das partes A e B do e-Lalur e do e-Lacs. Todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da parte B, haverá o "batimento" de saldos de um ano para outro.

Feito essas breves considerações, passaremos a analisar nos próximos capítulos as disposições gerais inerentes à Escrituração Contábil Fiscal (ECF)... Esperamos que o material seja útil para vocês, nossos estimados leitores.

Base Legal: Art. 8º, caput, I do Decreto-Lei nº 1.598/1977; Lei nº 12.973/2014 e; Arts. 1º, caput, § 3° e 5º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

2) Obrigatoriedade de apresentação:

Atualmente, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, estão obrigados ao preenchimento e à apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), exceto:

1. às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123/2006;
2. aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e
3. às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica.

Interessante observar que as empresas individuais são equiparadas às pessoas jurídicas. Nesse sentido, são empresas individuais:

1. os empresários constituídos na forma estabelecida no artigo 966 ao 969 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil/2002);
2. as pessoas físicas que, em nome individual, explorem, habitual e profissionalmente, qualquer atividade econômica de natureza civil ou comercial, com o fim especulativo de lucro, por meio da venda a terceiros de bens ou serviços; e
3. as pessoas físicas que promovam a incorporação de prédios em condomínio ou loteamento de terrenos, nos termos estabelecidos nos artigos 163 a 167 do RIR/2018.

Base Legal: Art. 162, caput, § 1º do RIR/2018 e; Art. 1º, caput, §§ 1º e 3º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

2.1) Pessoas jurídicas imunes e isentas:

A partir do ano-calendário 2015, todas as pessoas jurídicas imunes ou isentas estão obrigadas a entregar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD) deverão preencher os seguintes registros:

1. Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
2. Registro 0010: Parâmetros de Tributação
3. Registro 0020: Parâmetros Complementares
4. Registro 0030: Dados Cadastrais
5. Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
6. Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos - Imunes e Isentas
7. Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular

Registra-se que no caso do registro 0930, para as imunes/isentas que não estejam obrigadas a entregar a ECD, só será exigida a assinatura do representante legal; ou seja, não será obrigatória a assinatura do contador.

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros acima, também preencherão os blocos C, E, J, K e U (esses blocos serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD). Nessa situação, a assinatura do contador, no registro 0930, é obrigatória.

Base Legal: Subitem 1.4 do Manual da ECF, aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 59/2023 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

3) Conteúdo da Escrituração Contábil Fiscal (ECF):

A pessoa jurídica deverá informar, na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), todas as operações que influenciem a composição da Base de Cálculo (BC) e o valor devido do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), especialmente quanto:

1. à recuperação do plano de contas contábil e saldos das contas, para pessoas jurídicas obrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) relativa ao mesmo período da ECF;
2. à recuperação de saldos finais da ECF do período imediatamente anterior, quando aplicável;
3. à associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com o plano de contas referencial, definido pela Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis) por meio de Ato Declaratório Executivo;
4. ao detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do lucro real, no Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis por meio de Ato Declaratório Executivo;
5. ao detalhamento dos ajustes da Base de Cálculo (BC) da CSLL, no Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis por meio de Ato Declaratório Executivo;
6. os registros de controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar em exercícios subsequentes, inclusive prejuízo fiscal e Base de Cálculo (BC) negativa da CSLL;
7. aos registros, lançamentos e ajustes que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do lucro real e da Base de Cálculo (BC) da CSLL, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial, ou sejam diferentes dos lançamentos dessa escrituração; e
8. à apresentação do Demonstrativo de Livro Caixa, a partir do ano-calendário de 2016, para as pessoas jurídicas optantes pela sistemática do lucro presumido que se utilizem da prerrogativa prevista no artigo 45, § único da Lei nº 8.981/1995, e cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais), ou proporcionalmente ao período a que se refere.

Lembramos que a adoção da Escrituração Fiscal Digital (EFD) instituída pelo Ajuste Sinief nº 2/2009, do Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais (Sinief), supre:

1. a elaboração, o registro e a autenticação de livros para registro de inventário e o registro de entradas em relação ao mesmo período, efetuados com base no artigos 2º, caput, § 7º e 3º da Lei nº 154/1947, desde que informados na EFD na forma prevista nos artigos 276 e 304 a 310 do Anexo do Decreto nº 9.580/2018, que aprovou o Regulamento do Imposto sobre a Renda; e
2. a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86/2001, em relação às informações constantes da EFD.

Base Legal: Art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

4) Prazo para transmissão:

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira (2).

A obrigatoriedade de entrega da ECF não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Base Legal: Art. 3º, caput, §§ 2° a 4º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

5) Assinatura digital:

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deverá ser assinada digitalmente mediante certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Lembramos que são obrigatórias 2 (duas) assinaturas, uma do contabilista e uma da pessoa jurídica. Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-CPF), do tipo A1 ou A3.

Para a assinatura da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital válido, do tipo A1 ou A3:

1. O e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres);
2. O e-CPF do representante legal da pessoa jurídica.
1. O e-CPF do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento), a partir do e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante).
2. O e-CPF do procurador (outorgado) constituído nos termos da Instrução Normativa RFB nº 2.066/2022, por meio de procuração cadastrada no site da Receita Federal do Brasil e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.
3. O e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento), a partir do e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante);
4. O e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído nos termos da Instrução Normativa RFB n.º 2.066/2022, por meio de procuração cadastrada na página da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

Vale mencionar que a assinatura digital será verificada quanto a sua existência, prazo e validade para a pessoa jurídica identificada na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), no início do processo de transmissão do arquivo digital

O contador pode assinar a ECF como contador e procurador. Para assinar como procurador, é necessária a procuração eletrônica cadastrada no e-CAC. É importante ressaltar que o serviço ECF – Escrituração Contábil Fiscal – ou a opção para todos os serviços devem estar explicitamente habilitados na procuração eletrônica. Para o preenchimento do registro 0930, as duas linhas conterão os dados do contador (Nome e CPF, conforme e-CPF do contador). Uma linha será com a qualificação "Contabilista" e a outra linha será com a qualificação "Procurador".

Base Legal: Art. 3º, § 1º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 e; Registro 0930: Identificação dos Signatários do Manual da ECF, aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 59/2023 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

5.1) Cadastramento de Procuração Eletrônica:

No site da RFB, http://receita.fazenda.gov.br, no quadro "Serviços para a Empresa", clicar em "Procuração e-CAC Eletrônica (acesso via Portal e-CAC)" ou opcionalmente https://cav.receita.fazenda.gov.br/scripts/CAV/login/login.asp.

1. Login com certificado digital de pessoa jurídica ou representante legal/procurador;
2. Selecionar “Procuração eletrônica”;
3. Selecionar “Cadastrar Procuração” ou outra opção, se for o caso;
4. Selecionar “Solicitação de procuração para a Receita Federal do Brasil”;
5. Preencher os dados do formulário apresentado e selecionar a opção “Transmissão de Declarações/Arquivos, inclusive todos do CNPJ, com Assinatura Digital via Receitanet.”
6. Para finalizar, clicar em “Cadastrar procuração”, ou “Limpar” ou “Voltar”.

Observação: Na procuração eletrônica, é importante habilitar o serviço “ECF – Escrituração Contábil Fiscal” ou habilitar a opção para todos os serviços

Base Legal: Registro 0930: Identificação dos Signatários do Manual da ECF, aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 59/2023 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

6) Mudança de contador ou plano de contas no período:

Não é possível transmitir dois ou mais arquivos da ECF caso ocorra mudança de contador no período ou mudança de plano de contas no período. A ECF deve ser transmitida em arquivo único, a menos que ocorra alguma das situações especiais previstas no registro 0000.

Caso a entidade tenha que recuperar os dados da ECD, devem ser recuperados os dois arquivos da ECD transmitidos (um para cada contador ou um para cada plano de contas).

Contudo, para que a ECF recupere os dados corretamente é necessário que os saldos finais das contas que aparecem no primeiro arquivo (primeiro contador ou primeiro plano de contas) sejam iguais aos saldos iniciais dessas mesmas contas que aparecem no segundo arquivo (segundo contador ou segundo plano de contas). Isso pode ser feito, na ECD, por meio do preenchimento do registro I157 (transferência de plano de contas) no segundo arquivo da ECD, conforme instruções do Manual de Orientação do Leiaute da ECD. Se isso não ocorrer, a ECF recuperará somente os dados do segundo arquivo e os ajustes necessários deverão ser realizados na própria ECF ou na ECD, por meio de substituição.

Base Legal: Subitem 1.10 do Manual da ECF, aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 59/2023 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

7) Retificação da ECF:

A retificação da ECF anteriormente entregue dar-se-á mediante apresentação de nova ECF, independentemente de autorização da autoridade administrativa, e pode ser realizada em relação a ECF entregues nos últimos cinco anos. Por exemplo, em 2024, é possível retificar ECF do ano-calendário 2018 em diante.

A ECF retificadora terá a mesma natureza da ECF retificada, substituindo-a integralmente para todos os fins e direitos, e passará a ser a ativa na base de dados do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Não será admitida retificação de ECF que tenha por objetivo mudança do regime de tributação, salvo para fins de adoção do lucro arbitrado, nos casos determinados pela legislação.

Caso a ECF retificadora altere os saldos das contas da parte B do e-Lalur ou do e-Lacs, a pessoa jurídica deverá verificar a necessidade de retificar as ECF dos anos-calendário posteriores.

A ECF retificadora não produzirá efeitos quanto aos elementos da escrituração, quando tiver por objeto:

1. a redução dos valores apurados do IRPJ ou da CSLL:
1. cujos saldos a pagar já tenham sido enviados à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em Dívida Ativa da União (DAU), nos casos em que importe alteração desses saldos;
2. em procedimentos de auditoria interna, relativos às informações indevidas ou não comprovadas prestadas na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), sobre pagamento, parcelamento, dedução, compensação, exclusão ou suspensão de exigibilidade, que já tenham sido enviados à PGFN para inscrição em DAU;
3. que tenham sido objeto de exame em procedimento fiscal; ou
4. que tenham sido objeto de pedido de parcelamento deferido; ou
2. a alteração os valores apurados do IRPJ ou da CSLL em relação aos quais a pessoa jurídica tenha sido intimada do início de procedimento fiscal desses tributos (4).

A pessoa jurídica deverá entregar a ECF retificadora sempre que apresentar ECD substituta alterando contas ou saldos contábeis recuperados na ECF ativa na base de dados do Sped.

No caso de lançamentos extemporâneos em ECD que alterem a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL da ECF de ano calendário anterior, a pessoa jurídica deverá efetuar o ajuste apresentando ECF retificadora relativa ao respectivo ano-calendário, mediante adições ou exclusões ao lucro líquido, ainda que a ECD recuperada na ECF retificada não tenha sido alterada.

A pessoa jurídica que entregar ECF retificadora alterando valores de apuração do IRPJ ou da CSLL que haviam sido informados na Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF) deverá apresentar a DCTF retificadora, seguindo suas normas específicas.

Exemplo: Em 01/01/2022, a empresa retificou a ECF do ano-calendário 2019. Nesse caso, a empresa pode ter que retificar as ECF dos anos-calendário 2020, 2021 e 2022.

Para retificação da ECF, é necessário que o campo 12 do registro 0000 (0000.RETIFICADORA) esteja preenchido com “S” (ECF Retificadora).

No programa em edição, janela de “Dados Iniciais”, “0000 - Identificação da Entidade”, alterar o campo “Escrituração Retificadora?” para a opção “ECF Retificadora”. Nesse caso, será exigido informar o “Número do Recibo Anterior” (número do recibo da ECF que está sendo retificada).

Observação: Há campos dos registros do bloco 0000 que não são editáveis no programa da ECF. Para alterá-los, no caso de uma ECF retificadora, é necessário seguir o roteiro abaixo:

1. Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
2. Altere as informações necessárias no bloco 0000, salve o arquivo e importe no programa da ECF.

Base Legal: Arts. 7º a 10 da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 e; Subitem 1.14 do Manual da ECF, aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 59/2023 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

8) Multa por atraso na apresentação ou por incorreções:

A não apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) pelas pessoas jurídicas nos prazos mencionados no capítulo 4, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará a aplicação, ao infrator:

1. das multas previstas no artigo 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598/1977 (5), para as pessoas jurídicas que apuram o IRPJ pela sistemática do lucro real; e
2. das multas previstas no artigo 12 da Lei nº 8.218/1991 (5), para as demais pessoas jurídicas.

Na aplicação da multa a que se refere o inciso I do caput, quando não houver lucro líquido, antes do IRPJ e da CSLL, no período de apuração a que se refere a escrituração, deverá ser utilizado o último lucro líquido informado, antes do IRPJ e da CSLL, atualizado pela taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia (Selic) até o termo final de encerramento do período a que se refere a escrituração.

Base Legal: Art. 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598/1977 e; Art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).

9) Manual de Orientação do Leiaute da ECF:

O Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que conterá informações de leiaute do arquivo de importação, regras de validação aplicáveis aos campos, registros e arquivos, tabelas de códigos utilizadas e regras de retificação da ECF, será divulgado pela Cofis por meio de Ato Declaratório Executivo publicado no Diário Oficial da União (DOU).

Base Legal: Art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (Checado pela VRi Consulting em 03/01/24).