1) Introdução:

Conforme se depreende da leitura do artigo 5º, caput do Decreto-Lei nº 2.472/1988, a designação do representante do importador e do exportador poderá recair em despachante aduaneiro, relativamente ao despacho aduaneiro de mercadorias importadas e exportadas e em toda e qualquer outra operação de comércio exterior, realizada por qualquer via, inclusive no despacho de bagagem de viajante. Em outras palavras, nas operações de comércio exterior, o processamento em todos os trâmites, junto aos órgãos competentes, poderá ser feito pelo próprio importador ou exportador (através de dirigente ou empregado, se pessoa jurídica de direito privado) ou mediante a contratação de despachante aduaneiro.

Esse dispositivo legal ainda estabelece que, para a execução das atividades de comércio exterior, o Poder Executivo disporá sobre a forma de investidura na função de despachante aduaneiro, mediante ingresso como ajudante de despachante aduaneiro, e sobre os requisitos que serão exigidos das demais pessoas para serem admitidas como representantes das partes interessadas (artigo 5º, § 3º do Decreto-Lei nº 2.472/1988).

Referido dispositivo legal está hoje regulamentado pelo artigo 810 do Decreto nº 6.759/2009 (Regulamento Aduaneiro), o qual dispõe que "o exercício da profissão de despachante aduaneiro somente será permitido à pessoa física inscrita no Registro de Despachantes Aduaneiros, mantido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil".

As condições e os requisitos para que o interessado requeira sua inscrição no Registro de Despachantes Aduaneiros, por sua vez, estão elencados no artigo 810, § 1º do Decreto nº 6.759/2009, quais sejam:

1. comprovação de inscrição há pelo menos 2 (dois) anos no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros, mantido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
2. ausência de condenação, por decisão transitada em julgado, à pena privativa de liberdade;
3. inexistência de pendências em relação a obrigações eleitorais e, se for o caso, militares;
4. maioridade civil;
5. nacionalidade brasileira;
6. formação de nível médio; e
7. aprovação em exame de qualificação técnica.

Registra-se que os artigos 808 a 810 do Decreto nº 6.759/2009 ainda estabelece outras condições, requisitos e procedimentos relacionados às atividades do despacho aduaneiro, bem como do ajudante de despachante aduaneiro. Assim, recomendamos uma leitura mais detida desses dispositivos normativos.

Como podemos verificar, é a RFB que mantêm e controla o Registro de Despachantes Aduaneiros e o Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros, portanto, cabe a ela regular essa atividade profissional. Tanto isso é verdade que ela editou a Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011, estabelecendo requisitos e procedimentos para o exercício das profissões de despachante aduaneiro e de ajudante de despachante aduaneiro.

Entre outras disposições, essa Instrução Normativa estabelece que o exercício das profissões de despachante aduaneiro e de ajudante de despachante aduaneiro somente será permitido à pessoa física inscrita, respectivamente, no Registro de Despachantes Aduaneiros e no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros, mantidos pela RFB.

Feitos esses brevíssimos comentários, passaremos a analisar mais detidamente nos próximos capítulos o que a Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 tem a nos dizer sobre o exercício das atividades de despachante aduaneiro e de ajudante de despachante aduaneiro.

Esperamos que tenha uma ótima leitura e, nunca é demais lembrar que todos as bases legais estão citadas no final de cada capítulo.

Base Legal: Art. 5º, caput, §§ 1º e 3º do Decreto-Lei nº 2.472/1988; Art. 810, caput, § 1º do Decreto nº 6.759/2009 e; Arts. 1º, caput e 16 e Preâmbulo da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

2) Competência:

A competência para a inscrição no Registro de Despachantes Aduaneiros e no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros será do titular da unidade da RFB com jurisdição aduaneira sobre o domicílio do requerente.

Base Legal: Art. 1º, § único da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

3) Vedações:

É vedado, a quem exerce cargo, emprego ou função pública, o exercício da atividade de despachante ou de ajudante de despachante aduaneiro.

Base Legal: Art. 17 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

4) Atividades relacionadas ao despacho aduaneiro:

São atividades relacionadas ao despacho aduaneiro de mercadorias, inclusive bagagem de viajante, na importação, na exportação ou na internação, transportadas por qualquer via, as referentes a:

1. preparação, entrada e acompanhamento da tramitação e apresentação de documentos relativos ao despacho aduaneiro;
2. subscrição de documentos relativos ao despacho aduaneiro, inclusive termos de responsabilidade;
3. ciência e recebimento de intimações, de notificações, de autos de infração, de despachos, de decisões e de outros atos e termos processuais relacionados com o procedimento de despacho aduaneiro;
4. acompanhamento da verificação da mercadoria na conferência aduaneira, inclusive da retirada de amostras para assistência técnica e perícia;
5. recebimento de mercadorias desembaraçadas;
6. solicitação e acompanhamento de vistoria aduaneira; e
7. desistência de vistoria aduaneira.

Somente mediante cláusula expressa específica do mandato poderá o mandatário subscrever termo de responsabilidade em garantia do cumprimento de obrigação tributária, ou pedidos de restituição de indébito, de compensação ou de desistência de vistoria aduaneira.

A RFB poderá dispor sobre outras atividades relacionadas ao despacho aduaneiro de mercadorias.

Na execução de suas atividades, o despachante aduaneiro poderá contratar livremente seus honorários profissionais.

O despachante aduaneiro poderá representar o importador, o exportador ou outro interessado no exercício das atividades relacionadas acima.

Base Legal: Arts. 2º e 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

5) Exame de qualificação técnica:

O exame de qualificação técnica consiste na avaliação da capacidade profissional do ajudante de despachante aduaneiro para o exercício da profissão de despachante aduaneiro.

Conforme dispõe o artigo 15 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011, a exigência de aprovação no exame de qualificação técnica aplica-se, inclusive, aos ajudantes de despachantes aduaneiros registrados após 05/02/2009 que, a partir da vigência da citada norma, solicitem inscrição no Registro de Despachantes Aduaneiros.

O exame será realizado sob a orientação da Coordenação-Geral de Administração Aduaneira (Coana), o qual será precedido de edital publicado no Diário Oficial da União (DOU), com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias da realização da prova, e divulgado nos sítios da RFB na internet, no endereço ou da entidade responsável pela realização desse exame.

A alteração de qualquer dispositivo do edital será publicada no DOU e divulgada no sítio da RFB, no endereço mencionado acima, ou no sítio da entidade responsável pela realização do exame.

Base Legal: Arts. 4º, 5º e 15 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

5.1) Edital de divulgação:

Do edital de divulgação do exame de qualificação técnica constarão, no mínimo, as seguintes informações:

1. identificação da instituição realizadora do exame e da RFB, a qual assume a condição de entidade promotora;
2. denominação da profissão de despachante aduaneiro;
3. descrição das atividades desempenhadas pelos despachantes aduaneiros;
4. indicação do nível de escolaridade exigido para o exercício da profissão de despachante aduaneiro;
5. indicação precisa dos locais, horários e procedimentos de inscrição, bem como das formalidades para sua confirmação;
6. valor da taxa de inscrição e hipóteses de isenção;
7. orientações para a apresentação do requerimento de isenção da taxa de inscrição, conforme legislação aplicável;
8. indicação da documentação a ser apresentada no ato de inscrição e, se for o caso, no momento da realização do exame;
9. enunciação das disciplinas das provas e dos eventuais agrupamentos de provas;
10. indicação das datas de realização das provas;
11. explicitação detalhada da metodologia para a aprovação no exame de qualificação técnica;
12. disposições sobre o processo de elaboração, apresentação, julgamento, decisão e conhecimento do resultado do exame, o qual informará nome e número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) descaracterizado dos aprovados; e
13. requisitos mínimos de tecnologia para a realização do exame, no caso de aplicação na modalidade remota.

A instituição realizadora do evento exigirá, no momento da inscrição dos ajudantes de despachantes aduaneiros para participação no exame de qualificação técnica, o cumprimento do requisito estabelecido no artigo 10, I da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (comprovação de inscrição há pelo menos 2 - dois - anos no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros, mantido pela RFB).

Após a divulgação do resultado do exame de qualificação técnica, o ajudante de despachante aduaneiro aprovado terá o prazo de 1 (um) ano para requerer a sua inscrição no Registro de Despachantes Aduaneiros, na forma estabelecida na Instrução Normativa nº 1.209/2011.

Serão aplicadas provas objetivas relativas às disciplinas cujos programas, número de questões, pesos e pontuação ponderada constarão do edital acima mencionado (2).

Serão considerados aprovados no exame de qualificação técnica os candidatos que obtiverem pontuação igual ou superior a 70% (setenta por cento) do total de pontos das provas objetivas.

O prazo de validade do exame de qualificação técnica de que trata esta Instrução Normativa será de 1 (um) ano, a contar da publicação do resultado do certame.

Base Legal: Arts. 6º a 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

6) Registro de Despachantes Aduaneiros:

Poderão ser inscritas no Registro de Despachantes Aduaneiros as pessoas físicas que solicitarem formalmente e que atendam aos seguintes requisitos:

1. comprovação de inscrição há pelo menos 2 (dois) anos no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros, mantido pela RFB;
2. ausência de condenação, por decisão transitada em julgado, a pena privativa de liberdade;
3. inexistência de pendências em relação a obrigações eleitorais e, se for o caso, militares;
4. maioridade civil e nacionalidade brasileira;
5. formação de nível médio; e
6. aprovação no exame de qualificação técnica de que trata o capítulo 5 acima.

A inscrição no Registro será requerida pelo interessado mediante petição, devidamente protocolizada, dirigida ao chefe da unidade da RFB com jurisdição aduaneira sobre o domicílio do requerente.

Base Legal: Arts. 10 e 11, caput da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

6.1) Petição:

Na petição de que trata o capítulo 6 acima, o interessado deverá apresentar qualificação completa, da qual deverão constar, dentre outros dados:

1. nome;
2. nacionalidade;
3. estado civil;
4. número do documento de identidade e órgão emitente;
5. número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);
6. endereço residencial, incluindo telefone fixo residencial e celular;
7. endereço comercial, incluindo telefone comercial, se houver; e
8. endereço eletrônico, se houver.

O requerente deverá disponibilizar uma fotografia recente, com data, tamanho 3 x 4, a ser entregue na unidade da RFB no momento da formalização do pedido.

Base Legal: Art. 11, §§ 1º e 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

6.2) Instrução da petição:

A petição deverá ser instruída com:

1. comprovação dos requisitos estabelecidos no capítulo 6 acima;
2. cópia do documento de identidade;
3. comprovante de quitação com as obrigações eleitorais e com os deveres do serviço militar, quando for o caso;
4. folha de antecedentes expedida pelas Polícias Estadual e Federal, bem como certidão dos distribuidores criminais das Justiças Federal, Militar e dos Estados ou Distrito Federal, dos locais de residência do candidato à inscrição nos últimos 5 (cinco) anos;
5. declaração firmada pelo requerente, na qual conste que nunca foi indiciado em inquérito policial ou processado criminalmente, ou, ainda, em caso contrário, notícia específica da ocorrência, acompanhada dos esclarecimentos pertinentes;
6. declaração firmada pelo requerente indicando os municípios de residência nos últimos 5 (cinco) anos;
7. declaração firmada pelo requerente na qual esteja consignada que o declarante não efetua, em nome próprio ou de terceiro, exportação ou importação de quaisquer mercadorias, nem exerce comércio interno de mercadorias estrangeiras;
8. declaração firmada pelo requerente na qual esteja consignada que o declarante não exerce cargo público; e
9. cópia do certificado de conclusão do 2º (segundo) grau ou equivalente (frente e verso).

Verificada a correta instrução do pedido e atendidos os requisitos estabelecidos na legislação, o titular da unidade da RFB com jurisdição aduaneira sobre o domicílio do requerente expedirá Ato Declaratório Executivo (ADE), com vistas à inclusão do nome do profissional no Registro respectivo., bem como, especificará no ADE o nome completo, o número de inscrição no CPF, o número do processo e o número de inscrição no Registro.

Base Legal: Arts. 11, § 3º e 12 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

7) Registro de Ajudante de Despachante Aduaneiro:

Para inscrição no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros, o interessado deverá atender somente os requisitos estabelecidos nas letras "b" a "e" do capítulo 6 do presente Roteiro de Procedimentos.

À formalização do pedido de inscrição no Registro de Ajudantes de Despachantes Aduaneiros aplicam-se, no que couber, as disposições estabelecidas para o despachante aduaneiro, especialmente as contidas no capítulo 6 e seus subcapítulos.

Base Legal: Art. 13 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

8) Atividades relacionadas aos ajudantes:

De acordo com o artigo 14 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011, os ajudantes de despachantes aduaneiros somente terão competência jurídica para exercer as atividades relacionadas a seguir, podendo estar tecnicamente subordinados a um despachante aduaneiro:

1. preparação, entrada e acompanhamento da tramitação e apresentação de documentos relativos ao despacho aduaneiro;
2. acompanhamento da verificação da mercadoria na conferência aduaneira, inclusive da retirada de amostras para assistência técnica e perícia;
3. recebimento de mercadorias desembaraçadas; e
4. solicitação e acompanhamento de vistoria aduaneira.

Base Legal: Art. 14 da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

9) Suspensão do registro:

O despachante ou o ajudante de despachante aduaneiro poderá solicitar a suspensão do seu registro a qualquer tempo, sem prejuízo da apuração ou aplicação de penalidades e de eventuais sanções administrativas.

A reativação de registro suspenso poderá ser solicitada pelo interessado, sem prejuízo à contagem de tempo de exercício anterior na função.

A suspensão a pedido interrompe a contagem do prazo das eventuais penalidades ou sanções administrativas aplicadas, que será retomada, pelo prazo remanescente, no momento da reativação a que se refere o parágrafo anterior.

Base Legal: Art. 14-A da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

9) Registro informatizado:

Através do Ato Declaratório Executivo Coana nº 16/2012, o Coordenador-Geral de Administração Aduaneira dispõe sobre os procedimentos de cadastramento no Registro Informatizado de despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiro.

De acordo esse ato, os despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiro inscritos nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.209/2011, deverão incluir seus dados cadastrais, mediante utilização de certificado digital, no Cadastro Aduaneiro Informatizado de Intervenientes no Comércio Exterior (sistema CAD-ADUANA), para fins da sua efetivação no Registro Informatizado de despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiro (3).

A Instrução Normativa RFB nº 1.273/2012, por sua vez, institui o sistema CAD-ADUANA e o Registro Informatizado de despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiro, o qual esses profissionais deverão ser inscritos.

De acordo com essa Instrução Normativa, os despachantes aduaneiros e os ajudantes de despachante aduaneiro incluirão, por meio de certificado digital, seus respectivos dados no Registro Informatizado a que se refere o parágrafo anterior, ficando sujeitos à verificação e confirmação pela RFB.

O número de registro do despachante aduaneiro e do ajudante de despachante aduaneiro corresponderá ao mesmo número do seu CPF na RFB.

A RFB disponibilizará para consulta no seu sítio, na internet, no endereço https://www.gov.br/receitafederal/pt-br, a lista dos despachantes aduaneiros e dos ajudantes de despachante aduaneiro constantes do Registro Informatizado.

O cadastro dos despachantes e ajudantes de despachante terá abrangência nacional.

Para fins de registro no sistema, um despachante aduaneiro poderá ter mais de um ajudante vinculado ao seu registro, mas um ajudante poderá estar vinculado somente a um único despachante aduaneiro.

Base Legal: Preâmbulo e arts. 1º, § único e 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.273/2012 e; Preâmbulo e art. 1º do Ato Declaratório Executivo (ADE) Coana nº 16/2012 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

9.1) Dados:

Os despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiro deverão inserir no sistema os seguintes dados:

1. endereço e dados de contato, comerciais, caso sejam diferentes daqueles que constam da base de dados do seu CPF;
2. constantes do ato normativo que efetuou sua nomeação, conforme publicação efetuada no DOU; e
3. CPF do despachante aduaneiro ao qual estará vinculado, quando se tratar de ajudante aduaneiro.

Além disso, os despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiros:

1. poderão conferir no sistema os dados do seu CPF; e
2. são responsáveis pela veracidade dos dados cadastrais que venham a inserir no sistema.

Importante registrar que, a confirmação dos dados cadastrais inseridos pelos despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiros será efetuada por servidor da RFB com base nas informações constantes do ato publicado no DOU que inclui o respectivo registro.

A confirmação descrita anteriormente compete ao servidor da unidade da RFB responsável pela inscrição efetuada e publicada, nos termos do subcapítulo 6.2 acima.

Quando se tratar da confirmação de dados dos despachantes aduaneiros e ajudantes de despachante aduaneiros cuja inclusão no registro já tenha sido publicada no DOU, antes da entrada em vigor do Ato Declaratório Executivo Coana nº 16/2012, a confirmação poderá ser efetuada por servidor da (s) unidade (s):

1. onde o despachante aduaneiro e ajudante de despachante aduaneiro esteja exercendo suas atividades; ou
2. especificamente designada no âmbito da respectiva Região Fiscal, para apoiar aumento de demanda inicial decorrente da implantação do sistema.

Nos casos de ajudante de despachante que pertença a região fiscal diferente da do despachante a qual pretenda se vincular, a confirmação prevista no caput compete ao servidor da unidade da RFB responsável pela inscrição do despachante aduaneiro.

Base Legal: Arts. 2º e 3º do Ato Declaratório Executivo (ADE) Coana nº 16/2012 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

9.2) Credenciamento no sistema CAD-ADUANA:

Nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.273/2012, entende-se por credenciamento o procedimento pelo qual se registra no sistema, a representação de pessoas físicas ou jurídicas e a qualificação dos representantes para o exercício das atividades de comércio exterior.

Dessa forma, o artigo 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.273/2012 estabelece que os despachantes aduaneiros serão credenciados:

1. no caso de pessoa jurídica, pelo responsável legal ou seus dirigentes;
2. no caso de pessoa física, pelo próprio interessado; ou
3. pela RFB, nos demais casos.

Uma pessoa física ou jurídica poderá credenciar mais de um despachante, e um despachante poderá ser credenciado para mais de uma pessoa física ou jurídica.

Poderão ser credenciados somente os despachantes aduaneiros cadastrados no Registro Informatizado de Despachantes Aduaneiros com registro vigente no Sistema.

O credenciamento da representação por despachante aduaneiro efetuado no Sistema poderá ocorrer com indicação de mandato:

1. genérico, para as atividades previstas na legislação aduaneira; ou
2. específico, incluindo poderes especiais para subscrever termo de responsabilidade em garantia do cumprimento de obrigação tributária, ou pedidos de restituição de indébito ou de compensação.

Nos termos da legislação em vigor, não será efetuado no sistema o credenciamento da representação relativa ao ajudante de despachante aduaneiro.

Para fins de acesso aos sistemas informatizados, o credenciamento de ajudantes deverá ocorrer com observância do credenciamento do despachante ao qual estiver vinculado, respeitada a limitação de atividades prevista na legislação aduaneira.

Base Legal: Arts. 4º, caput, 6º e 7º da Instrução Normativa RFB nº 1.273/2012 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).

10) Envio da EFD-Reinf e do eSocial pelo sindicato:

Na Solução de Consulta COSIT nº 38/2025 a Receita Federal veia a esclarecer que o sindicato que paga ou credita honorários profissionais aos despachantes aduaneiros, sujeitos à retenção de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em cumprimento ao artigo 779 do RIR/2018, está obrigado ao envio da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).

A mencionada Solução de Consulta ainda esclarece que o sindicato de despachantes aduaneiros não está obrigado ao envio ao Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (eSocial) das informações sobre o pagamento de honorários profissionais e retenção na fonte de IRRF, pois não se enquadra nas hipóteses de obrigatoriedade elencadas no Manual de Orientação do eSocial.

Base Legal: Art. 3º, caput, VIII da Instrução Normativa RFB nº 2.043/2021 e; Solução de Consulta COSIT nº 38/2025 (Checado pela VRi Consulting em 29/03/25).