1) Introdução:

A Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA-ICMS) é o instrumento por meio do qual o contribuinte inscrito no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo (Cadesp) e obrigado à escrituração de livros fiscais deve declarar, por meio da internet, as seguintes informações econômico-fiscais, segundo o regime de apuração do imposto a que estiver submetido ou conforme as operações ou prestações realizadas no período:

1. os valores das operações e prestações realizadas, separadas por Código Fiscal de Operações ou Prestações (CFOP);
2. o valor do imposto a recolher ou o saldo credor a ser transportado para período seguinte;
3. o valor do imposto retido e demais informações, relativamente às operações e prestações sujeitas ao regime de substituição tributária (ICMS-ST), no que se refere a sujeito passivo por substituição com retenção antecipada do imposto;
4. as informações relativas às saídas de produtos industrializados de origem nacional com destino aos Municípios de Manaus, Rio Preto da Eva e Presidente Figueiredo (Zona Franca de Manaus - ZFM) (1);
5. os valores relativos às operações ou prestações realizadas por Estado;
6. os dados necessários à apuração dos índices de participação dos Municípios paulistas no produto da arrecadação do ICMS (DIPAM "B").

Lembramos que, sem prejuízo de exigência específica, não estão obrigados à apresentação da GIA-ICMS:

1. o produtor rural não equiparado a comerciante ou industrial;
2. o estabelecimento enquadrado no Simples Nacional;
3. os contribuintes enquadrados no Regime Periódico de Apuração (RPA) pertencentes às seguintes atividades econômicas (2):
1. Órgãos da Administração Pública Direta, Autarquias e Fundações mantidas pelo Estado, cujos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas-fiscal (CNAE-fiscal) estejam relacionados no artigo 21, I do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998;
2. Hospital e Casa de Saúde, cujos códigos CNAE-fiscal estejam relacionados no artigo 21, II do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998;
3. Entidade Assistencial, cujos códigos CNAE-fiscal estejam relacionados no artigo 21, III do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998;
4. Despachante Aduaneiro, cujos códigos CNAE-fiscal estejam relacionados no artigo 21, IV do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998.

Desde a competência abril/2023 também estão dispensados de apresentar a GIA-ICMS referente às operações ou prestações realizadas:

1. a partir da data da concessão da Inscrição Estadual (IE), para todas as inscrições concedidas a partir de 01/04/2023, desde que se trate de único estabelecimento do CNPJ base ou de nova filial de CNPJ base já dispensado anteriormente;
2. a partir do 1º dia do mês seguinte à notificação de que trata a letra "a.iii", os demais contribuintes que atenderem as seguintes condições para todas as Inscrições Estaduais (IE) do mesmo CNPJ base:
1. não tenha sido registrada omissão de apresentação da GIA-ICMS e da EFD (Sped-Fiscal) do mês de janeiro de 2022 em diante;
2. não tenha sido constatada divergência nas informações apresentadas na GIA-ICMS e na EFD (Sped-Fiscal), nos últimos 12 (doze) meses, ou tal divergência tenha sido inferior ao valor correspondente a 3 (três) UFESPs;
3. tenham sido notificados da dispensa da apresentação da GIA-ICMS pela Secretaria da Fazenda e Planejamento via Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC).

Quanto ao prazo de entrega, excetuadas as hipóteses expressamente previstas na legislação, a GIA-ICMS deverá ser apresentada até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao da apuração (3) (4):

Feitas essas considerações, analisaremos nos capítulos seguintes do presente Roteiro os procedimentos previstos no Estado de São Paulo para substituição da GIA-ICMS, para tanto, utilizaremos como base de informação os artigos 17 a 19 do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998, que tratam especificamente sobre a substituição dessa obrigação acessória.

Base Legal: Arts. 1º, caput, §§ 3º e 4º, 3º, 20 e 21 do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 e; Portaria SRE nº 270/2023 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).

2) Substituição da GIA-ICMS:

Primeiramente, cabe nos esclarecer que os erros e as omissões no preenchimento da GIA-ICMS constatados após a transmissão do seu formulário eletrônico à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz/SP) serão corrigidos mediante a apresentação de GIA-ICMS substitutiva.

Nesse sentido, o contribuinte deverá preencher um novo formulário eletrônico da GIA-ICMS, corrigindo os dados errados e repetindo os dados corretos, devendo, após as devidas correções, retransmitir a GIA-ICMS à Sefaz/SP.

Lembramos que, o formulário eletrônico de substituição da GIA-ICMS não será recepcionado caso haja outra GIA-ICMS substitutiva, do mesmo estabelecimento e para a mesma referência (ou período), pendente de análise pela Sefaz/SP.

Base Legal: Art. 17, caput, § 1º a 3º do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).

2.1) Verificações fiscais:

A critério do Chefe do Posto Fiscal de vinculação do contribuinte, ou do responsável por ele designado, poderão ser realizadas verificações fiscais para fins de análise e deferimento da substituição da GIA-ICMS.

Base Legal: Art. 17, § 3º do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).

2.2) Acompanhamento da substituição de GIA-ICMS:

Caberá ao contribuinte acompanhar o andamento do processamento da GIA-ICMS substitutiva por meio do Posto Fiscal Eletrônico (PFE) da Sefaz/SP, no módulo NovaGIA.

Base Legal: Art. 17, § 4º do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).

2.3) Pagamento de Taxas:

A substituição de GIA-ICMS somente será analisada após a comprovação do pagamento de uma das seguintes Taxas:

1. da Taxa Anual Única prevista no artigo 32 da Lei nº 15.266/2013 (4), hipótese em que a comprovação do pagamento será feita automaticamente; ou
2. da taxa prevista no subitem 3.2 da Tabela III do Anexo I da Lei nº 15.266/2013, referente à retificação ou substituição de GIA-ICMS, hipótese em que o contribuinte deverá comparecer ao Posto Fiscal de sua vinculação para comprovar o pagamento.

Se, no prazo de 14 (quatorze) dias contados da data da transmissão do formulário eletrônico de substituição da GIA-ICMS, não for feita a comprovação do pagamento da referida Taxa, a GIA-ICMS substitutiva será automaticamente recusada.

Base Legal: Art. 32 e subitem 3.2 da Tabela III do Anexo I da Lei nº 15.266/2013 e; Art. 17, §§ 5º e 6º do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).

3) ICMS a pagar inferior ao anteriormente indicado na GIA-ICMS:

Quando o valor do ICMS a pagar indicado na GIA-ICMS substitutiva for inferior àquele indicado na GIA-ICMS original, a substituição da GIA ficará sujeita ao exame e deferimento do(a):

1. Chefe do Posto Fiscal de vinculação do contribuinte ou do responsável por ele designado: Quando se tratar de débito não inscrito na Dívida Ativa do Estado;
2. Procuradoria Geral do Estado ou Procuradoria Regional competente: Quando se tratar de débito inscrito na Dívida Ativa do Estado.

Na hipótese da letra "b", o Chefe do Posto Fiscal de vinculação do contribuinte, ou o responsável por ele designado, deverá encaminhar a GIA-ICMS substitutiva à Procuradoria Geral do Estado ou à Procuradoria Regional competente, acompanhada da sua manifestação sobre o deferimento da substituição da GIA-ICMS original.

Base Legal: Art. 18 do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).

4) Contribuinte sob fiscalização:

No caso de o contribuinte estar sob fiscalização, o deferimento da substituição da GIA-ICMS dependerá também da manifestação prévia do Inspetor Fiscal responsável pelo respectivo Núcleo de Fiscalização ou do Agente Fiscal de Rendas (AFR) por ele designado, desde que integrante daquele Núcleo.

Base Legal: Art. 18-A do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998 (Checado pela VRi Consulting em 23/04/23).