1) Introdução:

Todos os contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), sejam eles industriais ou equiparados à industrial, deverão emitir Nota Fiscal para documentar a saída de produtos de seu estabelecimento, esse documento servirá, principalmente, para acompanhar o trânsito (ou transporte) do produto e seu ingresso no estabelecimento adquirente (ou comprador ou destinatário). Portanto, caberá ao próprio contribuinte do imposto, no momento de emitir referido documento fiscal, observar se todos os requisitos regulamentares normalmente exigidos estão sendo observados, tais como: i) se a espécie de documento fiscal é adequada à operação; ii) se a natureza da operação condiz com a realidade; iii) se os dados do produto, destinatário e transportador estão corretos; iv) entre outros.

Acontece que, no momento da emissão dessa Nota Fiscal, ou mesmo após essa emissão, poderá ser detectado algum tipo de erro que não poderá ser deixado de lado (1), nessa hipótese, o Regulamento do IPI (RIPI/2010), aprovado pelo Decreto nº 7.212/2010, permite ao contribuinte fazer o cancelamento do documento, desde que o:

1. produto ainda não tenha saído do estabelecimento remetente;
2. estabelecimento remetente conserve todas as vias do documento fiscal com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e, se for o caso, com a indicação do novo documento fiscal emitido.

Nos casos em que a verificação da eventual irregularidade da Nota Fiscal ocorra após a ocorrência do fato gerador do IPI, ou seja, após a saída do produto do estabelecimento industrial ou equiparado a industrial (remetente), não poderá ser efetuado o seu cancelamento, devendo o contribuinte abrir mão de outros procedimentos específicos previstos no RIPI/2010, de acordo com o período em que for verificado o fato (2).

Devido à alta relevância desse assunto, analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos os dispositivos legais que tratam do cancelamento da Nota Fiscal emitida com irregularidades. Veremos, tanto o procedimento previsto para a Nota Fiscal emitida por sistema de processamento eletrônico de dados quanto os da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Por fim, importante que nossos leitores saibam que o Roteiro de Procedimentos intitulado "Cancelamento de Nota Fiscal manual, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)", de nossa lavra, nos traz os requisitos e prazos previstos na legislação paulista do ICMS para cancelamento de NF-e, Modelo 55, e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Modelo 57. Assim, devido à complexidade do assunto, aconselhamos a leitura do presente trabalho em conjunto com o citado Roteiro.

Base Legal: Art. 2°, caput do RIPI/2010 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

2) Manutenção das vias no talonário:

O RIPI/2010 prevê que, na hipótese de cancelamento, cumpre ao contribuinte conservar rigorosamente todas as vias da Nota Fiscal no bloco (no caso de emissão manual) ou sanfona de formulários contínuos (no caso de emissão por processamento eletrônico de dados), com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido. Além disso, se copiada a Nota, os assentamentos serão feitos no Livro Copiador, arquivando-se todas as vias do documento cancelado.

Esse procedimento se justifica, pois a não conservação de todas as vias poderá ser objeto de dúvida quanto à efetivação do negócio, podendo o Fisco supor que tal documento fiscal (cancelado) já cumpriu seus efeitos, sendo então exigidos os impostos devidos na operação.

Base Legal: Art. 404 do RIPI/2010 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

3) Emissão por sistema de processamento eletrônico de dados:

Antes de entrar no assunto cancelamento, convêm registrar que o formulário de Nota Fiscal somente será considerado documento fiscal após a sua numeração pelo sistema de processamento eletrônico de dados.

Base Legal: Arts. 388 e 431 do RIPI/2010 e; Item 28.1 do Manual de Orientação do Convênio ICMS nº 57/1995 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

3.1) Cancelamento de Nota Fiscal:

Sendo necessário o cancelamento da Nota Fiscal emitida por sistema de processamento eletrônico de dados, ou seja, após a numeração do formulário por esse sistema, deverão ser adotados os procedimentos analisados no capítulo 2 acima. Assim, ocorrendo o cancelamento, o contribuinte deverá manter todas as vias do formulário contínuo na sanfona, com declaração dos motivos que determinaram esse cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido.

Base Legal: Art. 404 do RIPI/2010 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

3.2) Cancelamento de formulários:

Sendo necessário o cancelamento de formulários contínuos antes da sua numeração pelo sistema de processamento eletrônico de dados ou, após a sua numeração, no caso de inutilização por defeitos de impressão (4), as vias dos formulários deverão ser enfeixadas em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica sequencial, e permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de 5 (cinco) anos contados do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.

Base Legal: Cláusula 14º, caput, V do Convênio ICMS nº 57/1995 e; Itens 28.2 e 28.3 do Manual de Orientação do Convênio ICMS nº 57/1995 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

4) Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):

Primeiramente, cabe nos esclarecer que somente poderá ser cancelada uma NF-e, Modelo 55, cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido à saída do produto do estabelecimento industrial ou equiparado a industrial. O prazo regulamentar máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas (5) (6), contados da autorização de uso.

A critério de cada Estado, em casos excepcionais, poderá ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea. Para os contribuinte localizados no Estado de São Paulo, aconselhamos a leitura do Roteiro de Procedimentos intitulado "Cancelamento de Nota Fiscal manual, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)".

Para proceder com o referido cancelamento, o emitente deverá fazer um registro de evento específico através da geração de um arquivo XML. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado do emitente. O layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 7.0, aprovado pelo Ato Cotepe/ICMS nº 69/2020.

A transmissão do Pedido de Cancelamento da NF-e será efetivada via internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia.

O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte.

A cientificação do resultado do Pedido de Cancelamento de NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, pela internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

Por fim, registra-se que a estrutura contendo as mensagens de entrada e de retorno contam dos subitens 4.3.1 e 4.3.2 do MOC.

Base Legal: Cláusulas 12º e 13º, caput, §§ 1º a 5º do Ajuste Sinief nº 7/2005 e; Subitens 4.3, 4.3.1 e 4.3.2 do MOC, versão 7.0 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

4.1) Perguntas & Respostas relacionadas:

Abaixo, publicamos algumas Perguntas & Respostas publicadas em nosso site e que possuem relação com o estudado neste Roteiro de Procedimentos:

• Quais são as condições e os prazos para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?;
• As Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) canceladas devem ser escrituradas nos Livros Fiscais pertinentes?;
• As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?;
• O que é a inutilização de número de NF-e?;
• Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?;
• Qual o procedimento a ser adotado para a carta de correção, no caso de utilizar NF-e?;
• Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?; e
• É possível alterar uma Nota Fiscal Eletrônica emitida?.

A resposta para cada uma dessas perguntas poderá ser vista clicando na referida pergunta, que serve como um link.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

5) Crédito fiscal:

Ao contribuinte do IPI é admitido creditar-se do valor do imposto, já escriturado no Livro Registro de Saídas (LRS), Modelo 2, no caso de cancelamento da respectiva Nota Fiscal, desde que o mesmo ocorra antes da saída do produto de seu estabelecimento. Nesta hipótese, o contribuinte deverá, registrar o crédito diretamente no Livro Registro de Apuração do IPI (LRAIPI), Modelo 8, no quadro "Demonstrativo de Créditos", item "005 - Outros Créditos”, anotando seu motivo na coluna "Observações".

Base Legal: Art. 240, caput, I, § único do RIPI/2010 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

5.1) Escrituração no Sped-Fiscal:

No caso de contribuinte obrigado à entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD), popularmente chamada de Sped-Fiscal, o lançamento da anulação do débito do IPI contido na NF-e cancelada (crédito) também deverá ser efetuado nessa obrigação acessória. O lançamento deverá ser feito mediante o preenchimento, entre outros, do campo 06 (VL_OC_IPI) do Registro E520 da EFD/ICMS-IPI, que tem por objetivo informar o valor de "Outros créditos" do IPI (inclusive estornos de débitos):

Nº	Campo	Descrição	Tipo	Tam.	Dec.	Obrig
(...)	(...)	(...)	(...)	(...)	(...)	(...)
06	VL_OC_IPI	Valor de "Outros créditos" do IPI (inclusive estornos de débitos).	N	-	02	O
(...)	(...)	(...)	(...)	(...)	(...)	(...)

Além desse Registro, o contribuinte também deverá preencher o Registro E530 da EFD/ICMS-IPI, a fim de discriminar os valor lançado a título de crédito:

Nº	Campo	Descrição	Tipo	Tam.	Dec.	Obrig
01	REG	Texto fixo contendo "E530".	C	004	-	O
02	IND_AJ	Indicador do tipo de ajuste: 0: Ajuste a débito; 1: Ajuste a crédito.	C	001	-	O
03	VL_AJ	Valor do ajuste.	N	-	02	O
04	COD_AJ	Código do ajuste da apuração, conforme a Tabela indicada no item 4.5.4.	C	003	-	O
05	IND_DOC	Indicador da origem do documento vinculado ao ajuste: 0: Processo Judicial; 1: Processo Administrativo; 2: PER/DComp; 3: Documento Fiscal; 9: Outros.	C	001	-	OC
06	NUM_DOC	Número do documento / processo / declaração ao qual o ajuste está vinculado, se houver.	C	-	-	OC
07	DESCR_AJ	Descrição detalhada do ajuste, com citação dos documentos fiscais.	C	-	-	O

Base Legal: Registro E520 da EFD/ICMS-IPI e; Registro E530 da EFD/ICMS-IPI (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).

6) Saída ficta:

De acordo com o artigo 36, caput, VI do RIPI/2010, considera-se ocorrido o fato gerador do IPI no 4º (quarto) dia da data da emissão da respectiva Nota Fiscal, quanto aos produtos que até o dia anterior (3º dia da data da emissão) não tiverem deixado o estabelecimento do contribuinte, seja esse industrial ou equiparado a industrial.

Por outro lado, prescreve o Parecer Normativo CST nº 216/1973 que no caso de circunstância superveniente que frustre a saída real dos produtos em relação aos quais já tenha ocorrido o fato gerador (após o 4º dia da emissão da Nota Fiscal), o documento fiscal deverá ser cancelado.

Desta forma, caso a Nota Fiscal não tenha sido escriturada no Livro Registro de Saídas (LRS), Modelo 2, ou nos Registros correspondentes do Sped-Fiscal bastará o seu simples cancelamento. Já na hipótese de a Nota Fiscal já tenha sido escriturada, o valor do débito do IPI poderá ser estornado, por meio do seu lançamento a crédito, diretamente no LRAIPI, Modelo 8, no quadro "Demonstrativo de Créditos", "item 005 - Outros Créditos”, com anotação do motivo na coluna "Observações" (Ver subcapítulo 5.1 acima).

Base Legal: Arts. 36, caput, VI e 240, caput, I do RIPI/2010 e; Parecer Normativo CST nº 216/1973 (Checado pela VRi Consulting em 24/05/24).