Antes de adentrar na temática central deste Roteiro de Procedimentos, convém mencionar que a legislação trabalhista estabelece que o contrato individual de trabalho pode ser acordado entre empregado e empregador de forma tácita ou expressa, verbalmente (baseado na confiança) ou por escrito, por prazo determinado (1) ou indeterminado, ou para prestação de trabalho intermitente (2). Desse contrato, nasce um vínculo (ou relação, como alguns diriam) jurídico trabalhista entre empregado e empregador, onde se estabelece direitos e obrigações recíprocas.
No vínculo trabalhista, formalizado através do contrato de trabalho, uma pessoa natural obriga-se perante pessoa natural, jurídica ou ente despersonificado a uma prestação pessoal, não-eventual, subordinada e onerosa de serviços.
Formalmente, o contrato de trabalho feito na forma expressa (devidamente impresso e assinado pelas partes) deve possuir cláusulas específicas relacionadas à remuneração, jornada de trabalho, local da prestação dos serviços, função, direitos e deveres do empregado e do empregador. Deste modo, temos que o objetivo principal do contrato de trabalho é formalizar o vínculo empregatício que será criado entre as partes.
Da mesma forma que esse vínculo é criado, ele pode ser desfeito através da chamada rescisão de contrato de trabalho. A rescisão também deve respeitar vários direitos e obrigações que precisam ser observados tanto pelo empregado como pelo empregador (pagamento das verbas rescisórias, baixa da carteira etc.).
Conceitualmente, a rescisão de contrato de trabalho nada mais é do que a formalização do término do vínculo empregatício, a qual pode se dar tanto por iniciativa do empregador como do empregado.
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A rescisão de contrato de trabalho é normatizada dos artigo 477 e seguintes da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), senão vejamos partes desses dispositivos:
Art. 477. Na extinção do contrato de trabalho, o empregador deverá proceder à anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social, comunicar a dispensa aos órgãos competentes e realizar o pagamento das verbas rescisórias no prazo e na forma estabelecidos neste artigo.
§ 1º - (Revogado)
§ 2º - O instrumento de rescisão ou recibo de quitação, qualquer que seja a causa ou forma de dissolução do contrato, deve ter especificada a natureza de cada parcela paga ao empregado e discriminado o seu valor, sendo válida a quitação, apenas, relativamente às mesmas parcelas.
(...)
Observe o parágrafo segundo acima, o qual estabelece que o "instrumento de rescisão (...) deve ter especificada a natureza de cada parcela paga ao empregado e discriminado o seu valor". Regra geral, esse instrumento é o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), o qual deve descriminar todas as verbas rescisórias e seus respectivos valores de forma detalhada, como, por exemplo, as seguintes verbas:
saldo de salário;
férias vencidas e férias proporcionais;
horas extras;
13º Salário proporcional;
Aviso prévio indenizado ou trabalhado;
FGTS;
entre outras, conforme a modalidade de contratação.
Registra-se que as verbas constantes das rescisões contratuais também devem constar da folha de pagamento do empregador, ou seja, todas as verbas pagas ou descontadas, bem como os encargos sociais incidentes na rescisão devem ser antecipadamente calculados e registrados através de suas apropriações em folha de pagamento, no mês em que ocorrer a rescisão.
Mais amigos, vamos adentrar no foco desse Roteiro, qual seja, a contabilidade... Cada uma dessas verbas deve ter sua natureza (se provento, encargo ou desconto) analisada pelo profissional da Contabilidade para que possa receber a correta classificação contábil quando do lançamento, assim, por exemplo, um provento cuja rubrica e "saldo de salário" deverá ser contabilizado na conta "Salário e Ordenados (CR)" ou conta contábil similar.
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Complicou?... Não se preocupem, pois através da nossa empresa fictícia, a Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda., analisaremos pormenorizadamente como contabilizar uma rescisão do contrato de trabalho. Bora lá, continue a leitura dos próximos capítulos!
Notas VRi Consulting:
(1) Considera-se como de prazo determinado o contrato de trabalho cuja vigência dependa de termo prefixado ou da execução de serviços especificados ou ainda da realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada.
(2) Considera-se como intermitente o contrato de trabalho no qual a prestação de serviços, com subordinação, não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade, determinados em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador, exceto para os aeronautas, regidos por legislação própria.
Base Legal: Arts. 443, caput, §§ 1º e 3º e 477 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT/1943 (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
2) Leia também:
Não deixe de ler nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Folha de pagamento de salários: Empresa comercial". Nesse trabalho, montaremos uma folha de pagamento fictícia com fito a demonstrar os lançamentos contábeis que devem ser efetuados na contabilidade de uma empresa comercial afim de registrar a mencionada folha.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
3) Exemplo prático:
A título de exemplo, vamos imaginar que a Vivax Comércio de Eletrônicos Ltda. tenha dispensado sem justa causa, em 18/07/20X3, o Analista Administrativo Carlos Gabriel da Silva, cuja admissão tenha ocorrido em 05/01/20X1 com salário mensal bruto em valores atuais de R$ 4.000,00 (quatro mil reais). Com base nesses dados o departamento de Recursos Humanos (RH) da empresa "rodou" a rescisão e emitiu um Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) com as seguintes informações:
Aqui vale um parêntese... atualmente, temos no mercado um grande número de softwares de folha de pagamento que são facilmente integráveis aos programas de contabilidade, bem como sistemas ERPs que já possuem módulos específicos de folha de pagamento e que contabilizam todos as verbas da folha, inclusive às relativas a rescisão do contrato de trabalho, de forma automática e onLine.
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Como comentado na introdução do presente Roteiro de Procedimentos, o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) servirá de base para os lançamentos contábeis respectivos, pois nele temos cada uma das verbas rescisórias descriminadas detalhadamente. Para esse caso hipotético, o TRCT será contabilizado da seguinte forma:
Pela apropriação do saldo de salário calculado sobre a rescisão de Carlos G. da Silva:
D - Salários e ordenados (CR) _ R$ 2.400,00
C - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 2.400,00
Pela apropriação do aviso prévio indenizado calculado sobre a rescisão de Carlos G. da Silva:
D - Aviso Prévio Indenizado (CR) _ R$ 4.000,00
C - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 4.000,00
Pela apropriação do 13º Salário proporcional calculado sobre a rescisão de Carlos G. da Silva:
D - 13º salário (CR) _ R$ 2.333,33
C - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 2.333,33
Pela apropriação das férias proporcionais, acrescida do terço constitucional, calculado sobre a rescisão de Carlos G. da Silva:
D - Férias (CR) _ R$ 3.111,11
C - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 3.111,11
Pela apropriação do INSS descontado na rescisão de Carlos G. da Silva:
D - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 772,32
C - INSS a Recolher (PC) _ R$ 772,32
Pela apropriação do IRRF descontado na rescisão de Carlos G. da Silva:
D - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 40,43
C - IRRF sobre folha a Recolher (PC) _ R$ 40,43
Legenda:
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
Vejamos como ficou o razonete da conta "Rescisões a Pagar (PC)" após os lançamentos supras:
Figura 1: Razonete - Rescisões a Pagar (PC).
Como podemos verificar, a conta "Rescisões a Pagar (PC)" ficou com saldo credor de R$ 11.031,70, correspondente o saldo líquido da rescisão a ser pago ao funcionário Carlos Gabriel da Silva na data prevista na legislação trabalhista. Assim, na data do pagamento o seguinte lançamento contábil deverá ser efetuado:
Pelo pagamento das verbas rescisórias de Carlos G. da Silva:
D - Rescisões a Pagar (PC) _ R$ 11.031,70
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 11.031,70
Legenda:
AC: Ativo Circulante; e
PC: Passivo Circulante.
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A Vivax ainda arcará com os seguintes valores a título de INSS-Patronal e FGTS:
INSS-patronal: o valor total de R$ 1.746,67, incidente sobre as seguintes verbas (10):
R$ 480,00 (R$ 2.400,00 x 20%), relativos ao saldo de salário;
R$ 800,00 (R$ 4.000,00 x 20%), relativos ao aviso prévio indenizado;
R$ 466,67 (R$ 2.333,33 x 20%), relativos ao 13º Salário proporcional.
FGTS: R$ 4.370,00, correspondente ao FGTS incidente sobre as verbas rescisórias, acrescido da multa de 40% (quarenta por cento) sobre o saldo da conta vinculada.
Os lançamentos contábeis relativos aos encargos suportados pela empresa (INSS-Patronal e FGTS) deverão ser efetuados da seguinte forma:
Pela apropriação dos encargos previdenciários a cargo da empresa, incidente na rescisão de Carlos G. da Silva:
D - INSS sobre salários (CR) _ R$ 1.746,67
C - INSS a Recolher (PC) _ R$ 1.746,67
Pela apropriação do FGTS incidente na rescisão de Carlos G. da Silva:
D - FGTS (CR) _ R$ 4.370,00
C - FGTS a Recolher (PC) _ R$ 4.370,00
Legenda:
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
No que se refere ao INSS, convém mencionar o saldo que ficou na conta "INSS a Recolher (PC)", saldo esse que será recolhido aos cofres da Previdência Social, se não, vejamos:
Descrição
Valor
a) Encargos previdenciários a cargo da empresa:
1.746,67
b) INSS devido pelo empregado:
772,32
c) INSS a recolher (a + b):
2.518,99
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Enfim, bora para a última parte da contabilização da rescisão do funcionário Carlos. Nessa parte, vamos efetuar a contabilização do pagamento dos encargos sociais:
Pelo recolhimento do INSS incidente na rescisão de Carlos G. da Silva:
D - INSS a Recolher (PC) _ R$ 2.518,99
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 2.518,99
Pelo recolhimento do FGTS incidente na rescisão de Carlos G. da Silva:
D - FGTS a Recolher (PC) _ R$ 4.370,00
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 4.370,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante;
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
Notas VRi Consulting:
(3) INSS sobre saldo de salário = (saldo de salário X alíquota INSS) - parcela a deduzir ==> INSS sobre saldo de salário = (R$ 2.400,00 X 9%) - 19,80 ==> INSS sobre saldo de salário = R$ 196,20 (conforme tabela INSS válida para 01/05/2023 à 31/12/2023).
(4) INSS sobre aviso prévio indenizado = (aviso prévio indenizado X alíquota INSS) - parcela a deduzir ==> INSS sobre aviso prévio indenizado = (R$ 4.000,00 X 9%) - 174,08 ==> INSS sobre aviso prévio indenizado = R$ 385,92 (conforme tabela INSS válida para 01/05/2023 à 31/12/2023).
(5) INSS sobre 13º proporcional = (13º proporcional X alíquota INSS) - parcela a deduzir ==> INSS sobre 13º proporcional = (R$ 2.333,33 X 9%) - 19,80 ==> INSS sobre 13º proporcional = R$ 190,20 (conforme tabela INSS válida para 01/05/2023 à 31/12/2023).
(6) Conforme artigo 214, § 9º, IV do Decreto nº 3.048/1999 a contribuição previdenciária (INSS) e o Fundo de Garantia por Tempo do Serviço (FGTS), não incidem sobre as importâncias recebidas pelo empregado a título de férias indenizadas e respectivo adicional constitucional, inclusive o valor correspondente à dobra da remuneração de férias de que trata o artigo 137 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943).
(7) IRRF sobre saldo de salário = ((saldo de salário - INSS) X alíquota IRRF) - dedução ==> IRRF sobre saldo de salário = ((R$ 2.400,00 - R$ 196,20) X 7,5%) - 142,80 ==> IRRF sobre saldo de salário = R$ 22,49 (conforme tabela IRRF do ano calendário de 2023).
(8) IRRF sobre 13º proporcional = ((13º proporcional - INSS) X alíquota IRRF) - dedução ==> IRRF sobre 13º proporcional = ((R$ 2.333,33 - R$ 190,20) X 7,5%) - 142,80 ==> IRRF sobre 13º proporcional = R$ 17,94 (conforme tabela IRRF do ano calendário de 2023).
(9) Conforme artigos 35, caput, III, "c" e 680 do RIR/2018 a indenização (férias proporcionais, acrescidas de 1/3 ) e o aviso prévio pagos por despedida ou por rescisão de contrato de trabalho, até o limite garantido pela lei trabalhista ou pelo dissídio coletivo e pelas convenções trabalhistas homologados pela Justiça do Trabalho são isentas do Imposto de Renda, na fonte e na Declaração de Ajuste Anual (DAA) do beneficiário.
Também não incide o Imposto de Renda sobre montante recebido pelos empregados e pelos diretores e pelos seus dependentes ou sucessores, referente aos depósitos, aos juros e à correção monetária creditados em contas vinculadas, nos termos da legislação do FGTS.
(10) Para fins de simplicidade do exemplo, estamos calculando o INSS-Patronal pela alíquota de 20% (FPPAS), mas numa situação real deverá ser acrescido a essa alíquota o RAT (varia ente 1% ou 3%) e a parte destinada a outras entidades ou fundos (terceiros).
(11) Os lançamentos contábeis ora analisados foram feitos considerando que em nosso caso hipotético a Vivax não provisiona mensalmente as férias, o 13º Salário e os encargos sociais incidentes.
Base Legal: Art. 214, § 9º, IV e V, "f" do Decreto nº 3.048/1999; Arts. 35, caput, III, "c" e 680 do RIR/2018; Decreto nº 6.727/2009 e; Art. 13, caput, V da Instrução Normativa SIT nº 25/2001 (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
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