CBO nº 2523-05 (secretária(o) executiva(o)):

Responsável: SEPRT do Ministério da Economia.

Grade grupo:

2: Profissionais das ciências e das artes

SubGrupo principal:

25: Profissionais das ciências sociais e humanas

SubGrupo:

252: Profissionais de organização e administração de empresas e afins

Família:

2523: Secretárias(os) executivas(os) e afins

Ocupação:

2523-05: Secretária(o) executiva(o)

Sinônimos:

Código	Sinômino
2523-05	Assessor de diretoria
2523-05	Assessor de presidência
2523-05	Assistente de diretoria
2523-05	Assistente de presidência
2523-05	Auxiliar administrativo de diretoria
2523-05	Auxiliar administrativo de presidência
2523-05	Secretário de diretoria
2523-05	Secretário de gabinete
2523-05	Secretário de presidência
2523-05	Secretário pleno
2523-05	Secretário sênior
2523-05	Tecnólogo em secretariado

Atividades inerentes à ocupação:

Grade A (assessorar executivo(s) / área(s)): acompanhar executivo(s) em evento(s) e viagens; administrar agenda do(s) executivo(s); administrar pendências; cancelar compromissos; colher assinatura; dar suporte em reuniões; definir horários; despachar com o(s) executivo(s); marcar compromissos; priorizar compromissos e ligações telefônicas; secretariar reuniões; tomar ditados;

Grade B (atender pessoas (cliente externo e interno)): anotar recados; atender ligações telefônicas; atender pedidos e solicitações; autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros; encaminhar ligações telefônicas; encaminhar pessoas; fazer ligações telefônicas; filtrar ligações telefônicas; fornecer informações; orientar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados; recepcionar pessoas; transmitir recados;

Grade C (gerenciar informações): acompanhar processos; cobrar ações; cobrar relatórios; cobrar respostas; confeccionar clippings; consultar profissionais de outras áreas; controlar cronogramas; controlar prazos; direcionar informações; divulgar informações; elaborar base de dados; encaminhar documentos; ler documentos; manter atualizado o banco de dados; pesquisar informações e dados; reproduzir documentos;

Grade D (elaborar documentos): anotar informações; assinar documentação escolar; datilografar documentos; digitar documentos; elaborar atas; elaborar convites e convocações; elaborar ficha de avaliação; elaborar planilhas e gráficos; elaborar prestação de contas; elaborar relatórios; formatar documentos; preparar apresentações; redigir documentos; transcrever textos;

Grade E (controlar correspondência física e eletrônica): controlar malote; enviar correspondência; protocolar correspondência; receber correspondência; registrar correspondência; transmitir fax; triar correspondência;

Grade G (organizar eventos e viagens): confirmar presença; contratar expositores e palestrantes; dar suporte durante o evento; elaborar lista de presença; encaminhar certificados; enviar convite ou convocação; escolher cardápio; fazer check-list; pesquisar local; preparar sala/local; providenciar documentação legal do executivo (passaporte, vistos); providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio; providenciar passagens, hospedagem e transporte local; reservar sala/local; solicitar verbas;

Grade H (supervisionar equipes de trabalho): avaliar a equipe; capacitar equipe; contratar serviços de terceiros; estabelecer atribuições da equipe; estabelecer cronograma de atividades; monitorar horários de entrada e saída; monitorar o trabalho da equipe; programar as atividades da equipe; selecionar pessoal;

Grade I (gerir suprimentos): acompanhar contratos e garantias; adaptar espaço para armazenagem; comprar material, equipamento e mobiliário; conferir material; cotar preços; formular pedidos de compra; levantar necessidades de material; requisitar material;

Grade J (arquivar documentos físicos e eletrônicos): administrar arquivos; arquivar correspondência; atualizar arquivos; cadastrar documentos; classificar documentos; determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem); identificar a natureza do documento; identificar o assunto; ordenar documentos;

Grade Z (demonstrar competências pessoais): adaptar-se a mudanças; administrar conflitos; administrar estresse; contornar situações adversas; demonstrar capacidade de comunicação; demonstrar capacidade de retórica; demonstrar dinamismo; demonstrar discrição; demonstrar espírito de liderança; demonstrar iniciativa; demonstrar paciência; demonstrar pró-atividade; demonstrar sensibilidade; demonstrar senso de organização; trabalhar em equipe; trabalhar sob pressão;