Emissão e autorização da NF-e: Validações

1) Pergunta:

Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e?

2) Resposta:

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, são feitas as seguintes validações:

• Assinatura digital - para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
• Arquivo digital da NF-e - para garantir a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no "Manual de Integração - Contribuinte";
• Numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;
• Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
• A regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
• Observância das regras de conteúdo descritas no Manual de Integração - Contribuinte e na Notas Técnicas do Sistema NF-e, disponíveis no Portal Nacional.

Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da Sefaz. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.

Importante: ao rejeitar uma NF-e, a Sefaz sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.

A Sefaz poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status "Denegado o uso", e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. Algumas unidades da Federação denegam a Autorização de uso da NF-e em casos de irregularidade fiscal do destinatário.