1) Introdução:

A aquisição de cestas básicas para posterior distribuição aos colaboradores é um prática muito comum nas empresas que pode inclusive estar prevista em acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho e integra o rol de benefícios oferecidos pelos empregadores aos seus empregados.

Para as pessoas jurídicas tributadas pelo Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) com base no Lucro Real, os gastos incorridos com o fornecimento das cestas básicas aos colaboradores são despesas operacionais ou custo de produção dedutíveis na apuração do Lucro Real e na Base de Cálculo (BC) da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Além dessa dedutibilidade, há, ainda, a concessão de incentivo fiscal para os inscritos no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) a ser deduzido diretamente do valor do IRPJ devido.

As pessoas jurídicas inscritas no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) devem observar as disposições constantes dos artigos 641 a 647 do RIR/2018, principalmente o artigo 646 do RIR/2018 que estabelece o destaque contábil, com subtítulos por natureza de gastos, das despesas constantes do PAT. Assim, os gastos incorridos com a distribuição das cestas básicas devem ser registrados segregadamente das demais formas de execução do PAT.

A forma mais usual de se oferecer cestas básicas aos empregados é a aquisição das respectivas cestas de fornecedores especializados cadastrados no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT). Também é comum o fornecimento de cupons ou tíquetes ou de fundos em cartões magnéticos por meio dos quais o empregado possa adquirir os alimentos em estabelecimento cadastrado. Menos comum, mas também possível, é a compra pelo empregador dos itens alimentícios e o acondicionamento em cestas individuais para distribuição os empregados (autogestão), de acordo com a sua opção no PAT.

Sob o aspecto contábil, no momento da aquisição das cestas básicas daremos entrada num item de estoque ou almoxarifado e no momento da efetiva distribuição efetua-se a baixa dos estoques por meio do reconhecimento do respectivo custo ou da despesa operacional, mediante mapas de controle da entrega das cestas, conforme veremos no decorrer deste Roteiro de Procedimentos.

No caso de fornecimento de cupons ou tíquetes ou de fundos em cartões magnéticos, haverá a fase de antecipação dos recursos à empresa administradora do benefício e a posterior concessão do benefício.

Feitos esses primeiros comentários, passaremos a analisar nos próximos capítulos os procedimentos para a contabilização da aquisição de cestas básicas realizadas por empresas para posterior distribuição aos seus colaboradores, com fundamento nas regras contábeis atualmente vigentes, bem como obedecendo às disposições trabalhistas e tributárias que regem a matéria.

Registra-se que os procedimentos ora analisados são direcionados apenas ao fornecimento de alimentos não preparados, ou seja, in natura, para serem consumidos na residência dos empregados. Portanto, não veremos aqui os casos de fornecimento de cupons ou tíquetes ou de fundos em cartões magnéticos, pois estes serão tratados em Roteiro de Procedimentos específico, devido à complexidade da matéria.

Base Legal: Art. 646 do RIR/2018 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

2) Conceitos:

2.1) Cesta básica:

Entende-se por cesta básica, o conjunto de gêneros alimentícios de primeira necessidade fornecido pelas empresas, gratuitamente ou a preço simbólico, a seus empregados. O fornecimento de cesta básica caracteriza-se pela entrega ao empregado de produtos alimentícios in natura (não do valor equivalente em dinheiro) para serem consumidos em sua residência.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

2.2) Despesas operacionais:

Serão consideradas despesas operacionais àquelas não computadas nos custos, porém, necessárias à atividade da empresa assim com a manutenção da fonte produtora. Necessárias, por sua vez, são as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa.

As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa.

Base Legal: Art. 311 do RIR/2018 e; Parecer Normativo CST nº 32/1981 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

2.3) Despesas dedutíveis:

Nos termos do artigo 311 do RIR/2018, despesas dedutíveis são os gastos não computados nos custos, mas necessários às transações ou operações da empresa, e que, além disso, sejam usuais e normais na atividade por esta desenvolvida, ou à manutenção de sua fonte produtiva, e ainda estejam intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços, conforme determina o artigo 13 da Lei nº 9.249/1995.

Excluem-se desse conceito, portanto, os dispêndios representativos de inversões ou aplicações de capital (subitem 4.1 do Parecer Normativo CST nº 58/1977) e aqueles expressamente vedados pela legislação fiscal (artigo 13 da Lei nº 9.249/1995).

Por fim, lembramos que, de acordo com a legislação tributária, as despesas operacionais devem possuir documentos hábeis e idôneos para que comprovem a sua natureza, a identidade do beneficiário, a quantidade, o valor da operação e demais informações necessárias a mesma.

Base Legal: Art. 13 da Lei nº 9.249/1995; Art. 311 do RIR/2018 e; Subitem 4.1 do Parecer Normativo CST nº 58/1977 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

3) Dedutibilidade dos gastos com aquisição de cestas básicas:

O artigo 383, caput do RIR/2018 estabelece que será admitida a dedução de despesa de alimentação fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados, exceto as despesas com alimentação de sócios, acionistas e administradores, quando essas não integrarem a remuneração dos beneficiários. A dedutibilidade dessas despesas aplica-se, inclusive, às cestas básicas de alimentos ou tickets de alimentação fornecidos pela empresa, desde que indistintamente a todos os seus empregados, independentemente da existência do PAT.

Quanto ao PAT, prescreve o artigo 383, § único do RIR/2018 que na hipótese da pessoa jurídica tiver programa aprovado pelo Ministério do Trabalho, além da dedução como despesa de que trata o parágrafo anterior, fará também jus ao benefício fiscal previsto na legislação que rege o PAT.

Registra-se que, na hipótese da empresa cobrar de seus empregados qualquer parcela a título de participação no custo das cestas básicas distribuídas, somente será dedutível a diferença entre o custo de aquisição das mesmas e a parcela cobrada dos empregados, ou seja, o débito ao resultado (custo ou despesa operacional, conforme o caso) do valor integral das cestas distribuídas deverá ser neutralizado, parcialmente, pelo crédito, na conta de resultado da parcela cobrada dos empregados (Ver capítulo 8 abaixo).

Base Legal: Art. 13, § 1º da Lei nº 9.249/1995; Arts. 260, caput, § único, IV, 311, caput, II, 383 e 679, caput, II, "b" do RIR/2018 e; Art. 27 da Instrução Normativa SRF nº 11/1996 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

3.1) Distribuição a administradores e sócios:

A legislação do Imposto de Renda considera indedutíveis, os gastos com alimentação de sócios, administradores e acionistas (inclusive de cestas básicas) e, portanto, referidos gastos deverão ser adicionados ao Lucro Líquido do exercício para determinação do Lucro Real e da Base de Cálculo (BC) da CSLL.

A obrigatoriedade da adição ao Lucro Líquido poderá ser dispensada se estas despesas de alimentação dos administradores, sócios ou acionistas forem integradas à remuneração por eles percebida. Neste caso sofrerão a incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) calculado com base na Tabela Progressiva Mensal e poderão ser deduzidas como despesa operacional.

Base Legal: Arts. 260 e 679, caput, II, "a" RIR/2018; Parecer Normativo CST nº 48/1972 e; Itens 130 e 131 da Instrução Normativa SRF nº 2/1969 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

4) Tratamento tributário do benefício:

De acordo com a Lei nº 7.713/1998, estão isentos do Imposto de Renda a alimentação, inclusive a in natura, fornecido gratuitamente pelo empregador a seus empregados ou a diferença entre o preço cobrado e o valor de mercado. Portanto, é da conclusão de nossa equipe técnica que os valores correspondentes às cestas básicas distribuídas não integra a remuneração do beneficiário, não devendo ser, desta forma, adicionado aos seus respectivos salários para efeito de tributação pelo Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) e na sua Declaração de Ajuste Anual (DAA).

Registra-se que essa isenção alcança a alimentação, a alimentação in natura e os tíquetes-alimentação. Já o valor pago em dinheiro pelo empregador em favor do empregado a título de auxílio-alimentação está sujeito à incidência do Imposto de Renda.

Esse entendimento foi exarado pelo fisco federal na Solução de Divergência Cosit nº 3/2015, in verbis:

Solução de Divergência Cosit nº 3/2015

ASSUNTO: IMPOSTO SOBRE A RENDA DE PESSOA FÍSICA – IRPF RENDIMENTOS ISENTOS. ALIMENTOS FORNECIDOS GRATUITAMENTE. AUXÍLIO-ALIMENTAÇÃO EM PECÚNIA.

Constitui rendimento isento a alimentação fornecida gratuitamente pelo empregador a seus empregados. Estão também abrangidos pelo benefício a alimentação in natura e os tíquetes-alimentação. No que se refere ao auxílio-alimentação em pecúnia, representa rendimento isento apenas o auxílio concedido aos servidores públicos federais civis ativos da administração pública federal, direta, autárquica e fundacional.

Base Legal: Art. 6º, caput, I da Lei nº 7.713/1998; Art. 35, caput, I, "a" do RIR/2018; Art. 5º, caput, I da Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014 e; Solução de Divergência Cosit nº 3/2015 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

5) Classificação contábil (custo ou despesa):

Não podemos confundir a possibilidade de dedução das despesas de alimentação prevista no artigo 383 do RIR/2018 (Ver capítulo 3 acima) com a classificação contábil a ser dada para o gasto incorrido com a distribuição de cestas básicas.

O encargo efetivamente suportado pela empresa com a concessão de cestas básicas aos seus empregados é um gasto com pessoal que deverá ser classificado como:

1. Custo de Produção: relativamente às cestas básicas concedidas aos empregados da área de produção, nas empresas industriais e prestadoras de serviços. Haja vista o artigo 302, caput, II do RIR/2018, que prevê que custo de produção dos bens ou serviços vendidos compreenderá, obrigatoriamente, o custo do pessoal aplicado na produção, inclusive de supervisão direta, na manutenção e na guarda das instalações de produção;
2. Despesa Operacional: relativamente às cestas básicas concedidas:
1. aos empregados das áreas administrativas, comercial e outros setores não ligados direta ou indiretamente à produção ou serviços, nas empresas industriais e prestadoras de serviços respectivamente; e
2. a todos os empregados, nas empresas comerciais.

Base Legal: Arts. 302, caput, II e 383, caput do RIR/2018 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

6) Regime de Competência Contábil:

Assim como ocorre com os demais gastos com pessoal, os gastos com o fornecimento de cestas básicas devem ser apropriados como custo de produção ou como despesa operacional pelo Regime de Competência, ou seja, devem ser despesadas no mês em que as cestas forem entregues aos empregados.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

7) Tratamento Contábil:

A compra das cestas de básicas devem ser contabilizadas no mês de sua efetiva aquisição, mesmo que o pagamento seja à prazo ou parcelado. Além disso, os gastos com às cestas poderão ser classificadas diretamente em "conta de resultado (CR)" (2), se distribuídas de imediato (no mesmo mês), ou na conta intitulada "Estoque - Cestas Básicas a Distribuir (AC)" do subgrupo "Ativo Circulante (AC)", na hipótese de serem distribuídas futuramente (a partir do mês subsequente ao da aquisição). Em ambos os casos, a contrapartida será uma conta do Passivo Circulante (AC), "Fornecedores (PC)", por exemplo.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

7.1) Contabilização no estoque:

Na hipótese da empresa adquirir cestas básicas em grande quantidade para serem distribuídas em mais de um período (ou seja, em vários meses), torna-se necessário a utilização de uma conta do "Ativo Circulante (AC)" para registro contábil da entrada dessas cestas no estabelecimento (conta "Cestas Básicas a Distribuir (AC)", por exemplo), que pode ser alocada nos subgrupos "Estoques (AC)" ou "Almoxarifado (AC)", conforme o Plano de Contas da empresa.

No momento da efetiva distribuição das cestas aos empregados efetua-se a baixa dos estoques por meio do reconhecimento do respectivo custo ou despesa operacional, mediante mapas de controle da entrega das mesmas, creditando-se a conta do "Ativo Circulante (AC)".

Nada impede que a empresa que distribua imediatamente as cestas básicas aos empregados utilize esse procedimento para fins de controle. Porém, neste caso, ao final de cada mês a conta "Cestas Básicas a Distribuir (AC)" deverá apresentar saldo zero, tendo em vista que todas as cestas que deram entrada na empresa dentro do mês foram distribuídas dentro desse mesmo mês.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

7.2) Observações quanto ao ICMS:

Registra-se que a maioria dos Estados brasileiros determina a cobrança do ICMS sobre à distribuição de cestas básicas efetuadas por contribuinte do imposto aos seus empregados. Assim, as empresas que estiverem nestes Estados deverão adotar o seguinte procedimento fiscal:

1. escriturar a Nota Fiscal emitida pelo fornecedor das cestas básicas no Livro Registro de Entradas (LRE) ou no Sped-Fiscal, caso a empresa esteja obrigada a entrega dessa nova obrigação acessória, com direito ao crédito fiscal do ICMS, quando incidente na operação;
2. emitir, no ato da distribuição das cestas aos empregados, Nota Fiscal de Saída com o lançamento do ICMS (quando devido), incluindo no valor dos produtos da cesta básica adquirida o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) que, eventualmente, conste na Nota Fiscal emitida pelo fornecedor.

Desta forma, a empresa arcará apenas com o ônus relativo ao ICMS incidente sobre o IPI que integrará a BC desse imposto quando da distribuição das cestas básicas.

Considerando esse procedimento, os valores registrados como custo ou despesa operacional, ou ainda destinados ao estoque de cestas básicas, devem estar líquidos do ICMS.

Base Legal: Convênio ICMS nº 128/1994 (Checado pela VRi Consulting em 19/07/22).

8) Recuperação parcial do gasto com cestas básicas:

Na hipótese da empresa cobrar de seus empregados qualquer parcela a título de participação no custo das cestas básicas distribuídas, somente será dedutível a diferença entre o custo de aquisição das mesmas e a parcela cobrada dos empregados. Assim, o valor ressarcido (ou recuperado, em termos contábeis) pelo empregado deve ser contabilizado a crédito da conta de custo ou despesa operacional que recebeu o lançamento pela apropriação integral do gasto, tendo como contrapartida a conta "Salários e Ordenados a Pagar (PC)" no Passivo Circulante.

Caso a empresa tenha a condição de informar à contabilidade o valor exato que será descontado dos empregados a título de participação no custo das cestas básicas distribuídas, a apropriação do custo ou da despesa operacional já deverá ser efetuado pelo valor líquido (valor gasto - valor ressarcido), debitando-se o valor a ser ressarcido pelos empregados em uma conta do "Ativo Circulante (AC)", que a título de sugestão poderá denominar "Gastos com Cestas Básicas a Recuperar (AC)", que será baixado por ocasião da contabilização da folha de pagamento de salários.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

9) Exemplo Prático:

Agora, partiremos para um exemplo prático a fim de demonstrar como devem ser feitos os lançamentos contábeis da aquisição e da distribuição das cestas básicas. Assim, suponhamos que a empresa fictícia Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda., indústria com sede no Município de Campinas/SP, tenha adquirido em 03/03/20X1 500 (quinhentas) cestas básicas para serem distribuídas a todos seus colaboradores dentro do próprio mês de aquisição.

Supondo que o preço de aquisição de cada cesta seja de R$ 100,00 (cem reais), com ICMS incluso e sem a incidência do IPI, teremos a emissão da seguinte Nota Fiscal de venda pelo fornecedor:

Descrição	Valores (R$)
Valor total dos produtos (R$ 100,00 X 500)	50.000,00
Base de Cálculo do ICMS (5)	50.000,00
Alíquota do ICMS (5)	18%
Valor do ICMS	9.000,00
Valor do IPI	0,00
Valor total da Nota Fiscal	50.000,00

De posse dessa Nota Fiscal, a Vivax deverá efetuar o seguinte lançamento contábil para registrar a aquisição das cestas em sua contabilidade:

Dessa forma, temos como custo unitário da cesta básica o valor de R$ 82,00 (oitenta e dois reais), calculados conforme a seguir:

Agora, admitindo que a Vivax desconte de seus colaboradores 10% (dez por cento) do valor da cesta (R$ 82,00 x 10% = R$ 8,20) e que tenha distribuído 440 (quatrocentos e quarenta) cestas para os colaboradores da produção e 60 (sessenta) para os da administração, teremos os seguintes lançamentos contábeis a serem feitos no momento da distribuição das cestas básicas:

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

9.1) Contabilização da distribuição pelo valor líquido:

Conforme já visto nesse trabalho, caso a empresa tenha a condição de informar à contabilidade o valor exato que será descontado dos empregados a título de participação no custo das cestas básicas distribuídas, a apropriação do custo ou da despesa operacional já deverá ser efetuado pelo valor líquido (valor gasto - valor ressarcido).

Nessa situação e considerando nosso exemplo prático, teríamos os seguintes lançamentos contábeis a serem feitos no momento da distribuição das cestas básicas:

Base Legal: Equipe VRi Consulting.