1) Introdução:
É muito comum nas empresas em geral o pagamento adiantado de parcelas relativas a compras de bens (1) ou pela obtenção de direitos que serão entregues ou transmitidos futuramente. Esses adiantamentos ensejam a expectativa de se transformarem nos bens ou nos direitos para o qual foram feitos, ou seja, a finalidade do adiantamento é o respectivo bem ou direito objeto na negociação realizada. Não se concretizando o negócio, deverá ocorrer obrigatoriamente a devolução dos valores dados a título de adiantamento.
É exatamente a expectativa da realização do negócio (entrega dos bens ou direitos) que orientará a classificação contábil dessa operação. Assim, nossa Equipe Técnica entende que os adiantamentos dados aos fornecedores devem ser registrados em conta própria do mesmo grupo ou subgrupo do Balanço Patrimonial (BP) que registrará os respectivos bens ou direitos quando da liquidação do negócio jurídico realizado.
Quando do registro da operação, nosso leitor deverá observar o seguinte critério de classificação:
- registrar no grupo Ativo Circulante (AC), no caso de bens ou direitos classificáveis nesse grupo, cuja obrigação de entregá-los for exigível até o término do exercício seguinte; e
- registrar no grupo Ativo Não Circulante (ANC), no caso de bens ou direitos classificáveis no grupo do Ativo Circulante (AC) cuja obrigação de entregá-los for exigível após o término do exercício seguinte (2) e, em qualquer caso, os bens destinados à manutenção das atividades da empresa classificáveis no Ativo Não Circulante (ANC).
Importante lembrar que, algumas correntes teóricas diriam para registrar essa operação diretamente em conta de resultado (despesa), porém, entendemos pela impossibilidade dessa opção. Seguindo o Regime de Competência Contábil, temos que as receitas, despesas e custos deverão ser apropriados na apuração do resultado no período de sua realização, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, portanto, as:
- receitas serão sempre contabilizadas no período em que forem geradas ou auferidas, independentemente de seus recebimentos; e
- despesas e custos serão sempre contabilizados no período em que forem consumidas, incorridas ou utilizadas, independentemente de seus pagamentos.
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Desta forma, considerando o Regime de Competência e que a realização do negócio (transformação dos adiantamentos em bens ou direitos) somente ocorrerá no futuro acreditamos realmente na impossibilidade de despesar o valor dado como adiantamento. Em verdade, esse valor é um Ativo que, como já dito, deverá ser classificado no mesmo grupo ou subgrupo que registrará o bem ou direito que se espera obter por seu intermédio. Temos aqui algo como: O acessório (adiantamento) deverá acompanhar o principal (bens ou direitos que se espera adquirir).
Feitos esses brevíssimos comentários e levando-se em conta a importância do tema, passaremos a analisar nos próximos capítulos o tratamento contábil que os profissionais da Contabilidade deverão observar quando do registro dessa operação pelas empresas adquirentes desses bens e direitos. Para tanto, utilizaremos como fonte de estudo os princípios e regras contábeis trazidos pela Lei nº 6.404/1976, bem como outras fontes citadas ao longo do trabalho.
Notas VRi Consulting:
(1) A palavra "bem" aqui citada deve ser entendida em sentido amplo, incluindo-se toda sorte de mercadorias, produtos, inclusive equipamentos e imóveis.
(2) Os contratos de longo prazo, cujo reconhecimento de receitas e de despesas se dá proporcionalmente às etapas cumpridas, avaliadas por meio de medições do progresso físico da produção, da construção ou da execução dos serviços e os pagamentos ao longo do período de fabricação, construção ou prestação são registrados como receitas deverá observar regras próprias de contabilização.
Base Legal: Art. 180 da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
2) Classificação contábil:
Como visto na introdução deste Roteiro de Procedimentos, é a expectativa da realização do negócio (entrega dos bens ou direitos) que orientará a classificação contábil dos adiantamentos dados aos fornecedores. Assim, considerando o Regime de Competência Contábil e que a realização do negócio (transformação dos adiantamentos em bens ou direitos) somente ocorrerá no futuro, a operação deverá ser classificada no mesmo grupo ou subgrupo do BP que registrará os respectivos bens ou direitos quando da liquidação do negócio jurídico realizado.
Nos próximos subcapítulos analisaremos em detalhes a contabilização dessa operação.
Base Legal: Art. 180 da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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2.1) Adiantamentos a fornecedores de estoque:
Os valores correspondentes aos adiantamentos feitos aos fornecedores para compra de mercadorias, matéria-prima (MP), insumos ou materiais de uso e/ou consumo deverão ser classificados à "débito" em conta intitulada "Adiantamentos a Fornecedores" do subgrupo "Estoques" ou "Almoxarifado" (quando tratar-se de material de uso e/ou consumo), no Ativo Circulante (AC), como visto na introdução deste Roteiro de Procedimentos, pois representam uma expectativa futura de se transformar nesses tipos de bens (3). Esse lançamento contábil terá como contrapartida (à crédito) uma conta de disponibilidade, na qual o numerário adiantado ao fornecedor deu saída, qual seja: "Caixa (AC)" ou "Bco. c/ Mvto. (AC)".
Assim, tendo como base essa classificação, sugerimos o seguinte lançamento contábil:
Pela registro do adiantamento feito ao fornecedor ____________:
D - Adiantamentos a Fornecedores (AC ou ANC)
C - Bco. c/ Mvto. (AC)
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
ANC: Ativo Não Circulante.
Por fim, registramos que o valor adiantado ficará nessa conta até que o negócio seja realizado (ou concretizado), em outras palavras, o adiantamento somente será baixado por ocasião da entrada da mercadoria, MP, insumos, materiais de uso e/ou consumo, entre outros, no estabelecimento adquirente.
Nota VRi Consulting:
(3) A classificação em conta do subgrupo "Estoques (AC)" ou "Almoxarifado (AC)" deverá ser feita, é claro, quando a empresa possua controle permanente de estoque. Caso contrário, ou seja, quando o controle do estoque for feito de forma periódica, através de inventários, o adiantamento deverá ser classificado no grupo Ativo Circulante (AC), em conta específica de "Adiantamentos a Fornecedores (AC)" do subgrupo "Outros Créditos".
Base Legal: Art. 180 da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
2.1.1) Baixa dos adiantamentos:
A baixa contábil dos adiantamentos feitos aos fornecedores se dará pela entrega das mercadorias, matéria-prima (MP), insumos ou materiais de uso e/ou consumo. A Nota Fiscal (NF) correspondente à compra deverá ser registrada a débito da conta contábil "Estoques (AC)" e a crédito da conta "Fornecedores".
Já a baixa do adiantamento, será feito da seguinte forma:
Pela baixa "total ou parcial" do adiantamento feito ao fornecedor ____________:
D - Fornecedores (PC)
C - Adiantamentos a Fornecedores (AC)
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
PC: Passivo Circulante.
Base Legal: Art. 180 da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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2.2) Adiantamentos a fornecedores de Ativo Imobilizado:
Os valores correspondentes aos adiantamentos feitos aos fornecedores para compra ou construção de bens do Ativo Imobilizado (máquinas e equipamentos, imóveis, etc.) deverão ser classificados à "débito" em conta intitulada "Imobilizado em Andamento" do subgrupo "Ativo Imobilizado (AI)", no grupo Ativo Não Circulante (ANC), como visto na introdução deste Roteiro de Procedimentos, pois representam uma expectativa futura de se transformar nesse tipo de bem. Esse lançamento contábil terá como contrapartida (à crédito) uma conta de disponibilidade, na qual o numerário adiantado ao fornecedor deu saída, qual seja: "Caixa (AC)" ou "Bco. c/ Mvto. (AC)".
Assim, tendo como base essa classificação, sugerimos o seguinte lançamento contábil:
Pela registro do adiantamento feito ao fornecedor ____________:
D - Imobilizado em Andamento (ANC)
C - Bco. c/ Mvto. (AC)
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
ANC: Ativo Não Circulante.
Por fim, registramos que o valor adiantado ficará nessa conta até que o negócio seja realizado, em outras palavras, o adiantamento somente será baixado por ocasião da entrada do bem do Ativo Imobilizado no estabelecimento adquirente, ou do término de sua construção, no caso de imóveis, por exemplo.
Base Legal: Art. 180 da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
2.2.1) Baixa dos adiantamentos:
A baixa contábil dos adiantamentos feitos aos fornecedores se dará pela entrega dos bens do Ativo Imobilizado ou do término de sua construção, conforme o caso. A NF, ou documento equivalente, correspondente à compra deverá ser registrada a débito da conta contábil correspondente ao Ativo Imobilizado adquirido (Máquinas e Equipamentos, Móveis e Utensílios, imóveis, etc.) e a crédito da conta "Duplicatas a Pagar (PC)".
Já a baixa do adiantamento, será feito da seguinte forma:
Pela baixa "total ou parcial" do adiantamento feito ao fornecedor ____________:
D - Duplicatas a Pagar (PC ou PNC)
C - Imobilizado em Andamento (ANC)
Legendas:
ANC: Ativo Não Circulante;
PC: Passivo Circulante; e
PNC: Passivo Não Circulante.
Base Legal: Art. 180 da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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2.3) Adiantamentos a fornecedores de serviços:
Também poderá haver adiantamentos a fornecedores de serviços, mas não de bens. Se forem serviços que serão imobilizados (projetos de imóveis, por exemplo), devem acompanhar a regra analisada no subcapítulo 2.2 acima, ou seja, deverão ser classificados em conta intitulada "Imobilizado em Andamento" do subgrupo "Ativo Imobilizado (AI)", no Ativo Não Circulante (ANC).
Por outro lado, caso se refiram a serviços de processamento industrial (comumente chamados de "serviços de terceiros" ou "beneficiamento por parte de terceiros") de produtos da empresa, deverá ser acompanhado a regra analisada no subcapítulo 2.1 acima, ou seja, deverão ser classificados nos estoques de produtos em elaboração.
Finalmente, se forem adiantamentos para execução de serviços que serão transformados em despesas por ocasião do seu recebimento, então os valores adiantados deverão ser classificados em "Despesas Antecipadas (AC)".
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
3) Exemplos Práticos:
3.1) Adiantamentos a fornecedores de estoque:
Suponhamos que a Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda., indústria com sede no Município de Campinas/SP, tenha efetuado, em 02/05/20X1, a venda para a empresa Magazine Viber Ltda. de 10.000 (dez mil) mouses para computador a um preço total de R$ 450.000,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais). Suponhamos, também, que tenha sido estipulado contratualmente um pagamento a título de adiantamento, já no dia 02/05/20X1, no valor de R$ 200.000,00 (duzentos mil reais) para assegurar a produção dos mouses. Os R$ 250.000,00 (duzentos e cinquenta mil reais) restantes serão pagos 30 (trinta) dias após o faturamento da venda.
Assim, na data do adiantamento a Magazine Viber deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar a operação em sua contabilidade:
Pela registro do adiantamento feito ao fornecedor Vivax Indústria e Comércio, conf. aviso de débito nº ____:
D - Adiantamentos a Fornecedores (AC) _ R$ 200.000,00
C - Bco. c/ Mvto. (AC) _ R$ 200.000,00
Legendas:
AC: Ativo Circulante.
Suponhamos, agora, que em 10/06/20X1 a Vivax tenha terminado a produção dos mouses e já emita, nesta mesma data, a Nota Fiscal de venda para a empresa Magazine Viber com o valor total de R$ 450.000,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais). Assim, a Magazine Viber deverá fazer os seguintes lançamentos contábeis a fim de registrar a compra e a baixa do adiantamento em sua contabilidade:
Pela compra de mouses do fornecedor Vivax Indústria e Comércio, conf. NF nº ______ (4):
D - Estoques (AC) _ R$ 450.000,00
C - Fornecedores (PC) _ R$ 450.000,00
Pela baixa total do adiantamento feito ao fornecedor Vivax Indústria e Comércio:
D - Fornecedores (PC) _ R$ 200.000,00
C - Adiantamentos a Fornecedores (AC) _ R$ 200.000,00
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
PC: Passivo Circulante.
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Efetuados esses lançamentos contábeis, as contas "Fornecedores (PC)" e "Adiantamentos a Fornecedores (AC)" ficarão com os seguintes saldos:
| Descrição | Conta Contábil |
|---|
| Fornecedores (R$) | Adiantamentos a Fornecedores (R$) |
|---|
| Débitos: | 200.000,00 | 200.000,00 |
| Créditos: | 450.000,00 | 200.000,00 |
| Saldo: | (250.000,00) | 0,00 |
Como podemos verificar, a Magazine Viber ainda possui um saldo devedor com a empresa Vivax no valor de R$ 250.000,00 (duzentos e cinquenta mil reais). Assim, considerando que a duplicata do débito pendente tenha sido emitida com vencimento em 30 (trinta) dias contados da data do faturamento e que a mesma tenha sido regularmente paga na data aprazada, teremos o seguinte lançamento contábil em 10/07/20X1 a fim de registrar o pagamento do saldo devedor:
Pelo pagamento do saldo devedor, ref. a NF nº ______ do fornecedor Vivax Indústria e Comércio:
D - Fornecedor (PC) _ R$ 250.000,00
C - Bco. c/ Mvto. (AC) _ R$ 250.000,00
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
PC: Passivo Circulante.
Nota VRi Consulting:
(4) Para fins de simplificação, não estamos efetuando os registros contábeis dos créditos tributários (IPI, ICMS, PIS/Pasep, Cofins, etc.) que por ventura a empresa Magazine Viber tenha direito. Porém, na prática referidos tributos deverão ser deduzidos do custo de aquisição e lançados em conta específica do subgrupo "Tributos a Recuperar (AC)", quando a legislação do tributo autorizar seu crédito.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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3.2) Adiantamentos a fornecedores de Ativo Imobilizado:
Suponhamos, agora, que a empresa Vivax tenha adquirido, para entrega em 15/07/20X1, um centro de usinagem do fornecedor Suldoro Máquinas e Equipamentos S/A. pelo valor total de R$ 1.100.000,00 (um milhão e cem mil reais), para integração futura ao seu Ativo Imobilizado produtivo. Suponhamos, também, que tenha sido estipulado contratualmente um pagamento a título de adiantamento, no dia 15/01/20X1, no valor de R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais) para assegurar a produção da máquina. Os R$ 600.000,00 (seiscentos mil reais) restantes serão pagos 30 (trinta) dias após o faturamento.
Assim, na data do adiantamento (15/01/20X1) a Vivax deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar a operação em sua contabilidade:
Pela registro do adiantamento feito ao fornecedor Suldoro Máquinas e Equipamentos, conf. aviso de débito nº ____:
D - Imobilizado em Andamento (ANC) _ R$ 500.000,00
C - Bco. c/ Mvto. (AC) _ R$ 500.000,00
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
ANC: Ativo Não Circulante.
Suponhamos, agora, que a Suldoro consiga produzir a máquina em tempo para cumprir a data pactuada para entrega do bem, assim, em 15/07/20X1 foi emitido uma Nota Fiscal de venda para a empresa Vivax no valor total de R$ 1.100.000,00 (um milhão e cem mil reais).
Quando da entrada do centro de usinagem em seu estabelecimento, a Vivax deverá fazer os seguintes lançamentos contábeis a fim de registrar a compra e a baixa do adiantamento em sua contabilidade:
Pela compra de um centro de usinagem do fornecedor Suldoro Máquinas e Equipamentos S/A., conf. NF nº ______ (5):
D - Máquinas e Equipamentos (AI) _ R$ 1.100.000,00
C - Duplicatas a Pagar (PC) _ R$ 1.100.000,00
Pela baixa total do adiantamento feito ao fornecedor Suldoro Máquinas e Equipamentos S/A.:
D - Duplicatas a Pagar (PC) _ R$ 500.000,00
C - Imobilizado em Andamento (ANC) _ R$ 500.000,00
Legendas:
AI: Ativo Imobilizado;
ANC: Ativo Não Circulante; e
PC: Passivo Circulante.
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Efetuados esses lançamentos contábeis, as contas "Duplicatas a Pagar (PC)" e "Imobilizado em Andamento (ANC)" ficarão com os seguintes saldos:
| Descrição | Conta Contábil |
|---|
| Duplicatas a Pagar (R$) | Imobilizado em Andamento (R$) |
|---|
| Débitos: | 500.000,00 | 500.000,00 |
| Créditos: | 1.100.000,00 | 500.000,00 |
| Saldo: | (600.000,00) | 0,00 |
Como podemos verificar, a Vivax ainda possui um saldo devedor com a empresa Suldoro no valor de R$ 600.000,00 (Seiscentos mil reais). Assim, considerando que a duplicata do débito pendente tenha sido emitida com vencimento em 30 (Trinta) dias contados da data do faturamento e que a mesma tenha sido regularmente paga na data aprazada, teremos o seguinte lançamento contábil em 15/08/20X1 a fim de registrar o pagamento do saldo devedor:
Pelo pagamento do saldo devedor, ref. a NF nº ______ do fornecedor Suldoro Máquinas e Equipamentos S/A.:
D - Duplicatas a Pagar (PC) _ R$ 600.000,00
C - Bco. c/ Mvto. (AC) _ R$ 600.000,00
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
PC: Passivo Circulante.
Nota VRi Consulting:
(5) Para fins de simplificação, não estamos efetuando os registros contábeis dos créditos tributários (ICMS, PIS/Pasep, Cofins, etc.) que por ventura a empresa Vivax tenha direito. Porém, na prática referidos tributos deverão ser deduzidos do custo do imobilizado e lançados nas contas de "Tributos sobre Ativo Imobilizado a Recuperar", quando a legislação do tributo autorizar seu crédito.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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4) Adiantamento em moeda estrangeira:
Nos adiantamentos concedidos a fornecedores estrangeiros, o valor adiantado deverá ser convertido em Reais com base na cotação para venda da moeda estrangeira, divulgada pelo Banco Central do Brasil (Bacen) na data do adiantamento. O resultado da conversão corresponderá ao valor em Reais pago para aquisição da moeda estrangeira, no fechamento do contrato de câmbio para remessa ao exterior.
Contabilmente, podemos registrar essa operação (adiantamento) debitando-se a conta "Importação em Andamento", no grupo Ativo Circulante (AC) ou Ativo Não Circulante (ANC), conforme o caso e, em contrapartida, creditando-se a conta "Bco. c/ Mvto." no subgrupo "Disponibilidades", da seguinte forma:
Pela registro do adiantamento feito ao fornecedor estrangeiro ____________:
D - Importação em Andamento (AC ou ANC)
C - Bco. c/ Mvto. (AC)
Legendas:
AC: Ativo Circulante; e
ANC: Ativo Não Circulante.
Mensalmente, deverá ser reconhecida a variação cambial pelo Regime de Caixa ou pelo Regime de Competência, conforme seja a opção da pessoa jurídica quanto ao sistema de reconhecimento da atualização de créditos e obrigações em moeda estrangeira. Tratando-se de um ativo, quando o Real sofrer valorização, e consequentemente a taxa de câmbio cair, será reconhecida uma despesa de variação cambial passiva; e quando o Real sofrer desvalorização, e a taxa de cambio subir, o reconhecimento será de uma receita de variação cambial ativa.
Contabilmente, o reconhecimento da variação cambial é feito mediante um dos seguintes lançamento:
Pela variação cambial sobre adiantamento à fornecedor estrangeiro - Mês MM/AAAA:
D - Importação em Andamento (AC ou ANC)
C - Variação Cambial Ativa (CR)
OU
Pela variação cambial sobre adiantamento à fornecedor estrangeiro - Mês MM/AAAA:
D - Variação Cambial Passiva (CR)
C - Importação em Andamento (AC ou ANC)
Legendas:
AC: Ativo Circulante;
ANC: Ativo Não Circulante; e
CR: Conta de Resultado.
Tratando-se de fornecedor estrangeiro, evidentemente o bem será objeto de importação, e a denominação da conta será "Importação em Andamento", que tanto poderá figurar no grupo Ativo Circulante (AC), quando tratar-se de importação de estoques ou bens de consumo rotativo quanto no subgrupo de Imobilizado em Andamento, quando tratar-se de bem destinado ao Ativo imobilizado.
Base Legal: Art. 30 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
