Art. 8º A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) - Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

§ 1º Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual conterá:

I - a identificação da escrituração substituída;

II - a descrição pormenorizada dos erros;

III - a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;

IV - autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e

V - a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes, quando estes julgarem necessário.

§ 2º O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo auditor independente, no caso de demonstrações contábeis auditadas por este.

§ 3º O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição de que trata o § 1º, desde que a manifestação se restrinja às modificações nele relatadas.

§ 4º A substituição da ECD prevista no caput só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente.

§ 5º São nulas as alterações efetuadas em desacordo com este artigo ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

De acordo com o itens 2, 11, 12 e 13 do CTSC 03 – Relatório sobre a Aplicação de Procedimentos Previamente Acordados referentes ao Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD:

2. Nos termos do item 15 do CTG 2001, somente pode ser substituída, depois de autenticada pelo SPED, a escrituração contábil em forma digital que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de retificação de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000 – Escrituração Contábil.

Os ajustes mais usuais que atendem à definição acima, isto é, que levam à circunstância de substituição da ECD, no alcance do CTG 2001, são os decorrentes de:

- ajustes no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos previamente publicados (por exemplo: erros no cadastro do plano de contas);

- problemas na interface das informações (por exemplo: multiplicações indevidas por troca de vírgula para ponto) do sistema contábil das empresas para o Programa Validador e Assinador (PVA) da Escrituração Contábil Digital (ECD); e

- abertura de subcontas exigidas pela Lei n.º 12.973/2014, desde que não altere o saldo total da conta.

A lista acima não é exaustiva e os profissionais devem avaliar, individualmente, as circunstâncias que demandam a substituição da ECD, desde que observados os procedimentos definidos pelo CFC, anteriormente mencionados.

(...)

11. Nos termos do item 15 do CTG 2001, somente os erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, como exemplificados no item 2, podem ser corrigidos com a consequente substituição da ECD já entregue.

12. Dessa forma, todos os demais casos de retificação de erros de períodos anteriores, que demandarem alteração de saldos das demonstrações contábeis devem ser efetuados contabilmente por meio de lançamento extemporâneo, isto é, nos livros contábeis da entidade, o lançamento de correção é registrado no ano corrente, como ajustes de exercícios anteriores, em contrapartida ao Patrimônio Líquido, em consonância com o parágrafo 1º do Art. 186 da Lei das S.A. Para fins de divulgação das demonstrações contábeis, a reapresentação das cifras comparativas ocorre no primeiro conjunto de demonstrações contábeis após a identificação do erro, nos termos da NBC TG 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro.

13. Tratamento similar ao descrito no item 12, ou seja, ajustes em que a ECD deve ser retificada por meio de lançamento extemporâneo, também deve ser aplicado para as seguintes situações:

(a) identificação de erros materiais que demandem a reemissão das demonstrações contábeis e sua reaprovação pelos órgãos de governança e pelos acionistas;

(b) quando a finalização e aprovação das demonstrações contábeis ocorreram em data posterior ao arquivamento da ECD com saldos diferentes.

Nos casos apresentados nos itens 12 e 13, por serem situações em que deve ser feita a retificação por meio de lançamento extemporâneo, a substituição da ECD não é permitida, e portanto não é necessária a assinatura eletrônica do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD por auditor independente e, consequentemente, este comunicado não se aplica.

Roteiro prático para substituição do livro digital (Para ECD com NIRE ou sem NIRE):

1. Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo "Bloco de Notas".

2. No registro 0000, campo IND_FIN_ESC, defina que a ECD é "Substituta".

3. No registro 0000, campo COD_HASH_SUB, identifique o HASH (código de 40 caracteres hexadecimais) da ECD a ser substituída. Caso haja dúvida em relação ao HASH da ECD a ser substituída, é possível confirmá-lo pelo link: http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ConsultaSituacao/CNPJAno.

4. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo "Bloco de Notas" ou no PGE do Sped Contábil. Se for utilizar o PGE do Sped Contábil, importe o arquivo sem assinatura para o PGE.

5. Valide o livro no PGE do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil (o registro J801 - Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD - deve existir).

6. Assine.

7. Transmita.

Observações:

1 - Não há necessidade de substituição por conta de alteração cadastral, desde que o último arquivo da ECD transmitido esteja com o cadastro atualizado. Os dados cadastrais atualizados devem ser informados no momento da transmissão de um novo arquivo da ECD.

2 – A substituição é sempre do mesmo CNPJ. Não é possível substituir uma ECD por outra com CNPJ diferente.

3 – Retificação de Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de um período no qual não é mais permitida a substituição da ECD:

3.1 – Deve ser recuperada a ECD originalmente transmitida e, se houver necessidade, fazer as alterações das contas e /ou valores recuperados da ECD nos blocos J (criação de novas contas) e K (alteração de saldos de contas, respeitando as regras contábeis, como por exemplo, somatórios dos saldos das contas de natureza devedora devem ser iguais ao somatório dos saldos das contas de natureza credora, para determinado período).

3.2 – Verifique as instruções de preenchimento dos blocos J (plano de contas) e K (saldos das contas) da ECF no Manual da ECF referente ao leiaute a ser retificado, disponível para download em http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644.

3.3 – Pode ser adotado o seguinte procedimento no programa da ECF:

3.3.1 – Importar o arquivo da ECF retificadora.

3.3.2 – Recuperar o arquivo da ECD ativo na base de dados do Sped.

3.3.3 – Importar somente os blocos J e K da ECF com as informações de contas e saldos que não constam na ECD. Se for a partir do leiaute 5 da ECF, ano-calendário 2018, será necessário preencher as justificativas para cada saldo alterado, após a validação do programa da ECF (não é possível preencher as justificativas antes).

4 – Recuperação de ECD de período imediatamente anterior, que não pode ser mais substituída, na ECD do período atual.

No caso de recuperação da ECD anterior na ECD atual, a regra abaixo deve ser cumprida:

Saldo Final da Conta no Período Imediatamente Anterior = Saldo Inicial da Conta no período Atual.

Portanto uma conta/centro de custos no período atual da ECD deve começar com o mesmo saldo que terminou no período imediatamente anterior. A partir do ano-calendário 2020, há uma exceção para essa regra relativa às contas de resultado quando a ECD posterior se refere ao exercício financeiro subsequente (usualmente, próximo ano-calendário). Nesse caso, os saldos são verificados por conta contábil, não por conta e centro de custo.

Se o saldo de alguma conta/centro de custos do período anterior está incorreto e a ECD imediatamente anterior não pode mais ser substituída, deve ser recuperada a ECD do período imediatamente anterior que foi transmitida para a base de dados do Sped e está ativa, e atualizado o saldo da conta/centro de custos na ECD do período atual por meio de lançamentos extemporâneos (registros I200/I250).

A substituição da ECD só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente. Assim, não é possível a substituição de ECD relativas ao ano-calendário 2021 ou anterior. Atualmente, a substituição de ECD referentes ao ano-calendário 2023 é possível considerando que a data-limite de substituição prevista é 28/06/2024.

Casos de substituições possíveis:

Para verificar os arquivos da ECD passíveis de substituição, acesse:

http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ConsultaSituacao/Substituicao.

O erro na transmissão da ECD substituta – “ECD substituída não encontrada na base do Sped” – ocorrerá se o hash do arquivo da ECD a ser substituído, informado no registro 0000, estiver incorreto. Verifique, no link abaixo, o hash da ECD que está ativa na base de dados do Sped e informe corretamente no registro 0000:

http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ConsultaSituacao/CNPJAno

Caso, com as instruções acima, ainda tenha problemas na substituição da ECD, envie o arquivo da ECD substituta para análise para o Fale Conosco da ECD (faleconosco-sped-ecd@receita.fazenda.gov.br).