Subcapítulo 1.11 da ECD (Sped-Contábil) - Limite de tamanho e período dos livros

Resumo:

Veremos neste subcapítulo quais são os limites de tamanho e período dos livros que compõe a Escrituração Contábil Digital (ECD).

Manual: ECD (Sped-Contábil).

Regra geral, a ECD será entregue em apenas um arquivo correspondente a todo o ano-calendário, podendo ser entregue em arquivos com períodos mensais, ou contendo vários meses (ex.: trimestral).

Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a escrituração possui um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal é fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.

Existem outros limites:

Para as situações especiais de cisão parcial ou incorporação (se incorporadora) serão geradas duas escriturações:

Escrituração 1: Do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades no próprio ano-calendário) até a data da situação especial. No caso de cisão, será informado o código “1” (Cisão) no campo indicador de situação especial do registro 0000. No caso de incorporação, será informado o código “3’ (Incorporação) no campo indicador de situação especial do registro 0000. O campo indicador de situação no início do período do registro 0000 será preenchido com o código “0” (Normal).

Escrituração 2: Da data da situação especial até o final do ano-calendário. Neste arquivo, não há situação especial a ser informada. O campo indicador de situação especial não será preenchido (deixar em branco). Por outro lado, o campo indicador de situação no início do período será preenchido com o código “2” (resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão, ou realizou incorporação).

Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2023. Ocorreu um evento de cisão em 28/06/2023 e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial).

Duas escriturações devem ser entregues.

Escrituração 1: De 15/03/2023 até 28/06/2023 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2023). O campo indicador de situação especial do registro 0000 será preenchido com o código “1” (Cisão) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “1” (Abertura).

Escrituração 2: De 29/06/2023 a 31/12/2023 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de junho de 2024). O campo indicador de situação especial do registro 0000 não será preenchido (deixar em branco) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “2” (Resultante de cisão).

OBS.: A exceção, para esses casos (cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora), ocorre se a data da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração, com data de 01/01 a 31/12 e situação especial informada em 31/12.

Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2023. Ocorreu um evento de cisão em 31/12/2023 e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial).

Uma escrituração deve ser entregue: de 15/03/2023 até 31/12/2023(A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de janeiro de 2024). O campo indicador de situação especial do registro 0000 será preenchido com o código “1” (Cisão) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “1” (Abertura).

Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica (incorporação, no caso de incorporada, ou cisão total ou fusão) só haverá escrituração do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial.

Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2023. Ocorreu um evento de fusão em 28/06/2023.

Uma escrituração deve ser entregue: de 15/03/2023 até 28/06/2023 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2023). O campo indicador de situação especial do registro 0000 será preenchido com o código “2” (Fusão) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “1” (Abertura).

- Havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses.

Exemplo: Uma escrituração de janeiro a maio, não pode deixar de informar o mês de fevereiro.

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Demais observações:

Apuração Trimestral do IRPJ: Respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.

Mudança de contador no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico. Contudo, não deve ser utilizada nenhuma situação especial no registro 0000, pois mudança de contador não é situação especial prevista em normas.

Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano de contas corresponda a um período. Nesse caso, no arquivo do segundo período, deverá ser preenchido o registro I157, com o relacionamento do(s) saldo(s) da(s) conta(s) do plano de contas novo com a(s) conta(s) do plano de contas antigo.

Data de encerramento do exercício fora do período da escrituração: A data de encerramento do exercício social é obrigatoriamente informada no termo de abertura (registro I030, campo DT_EX_SOCIAL). Se esta data estiver fora do período da ECD transmitida, as demonstrações contábeis do bloco J não serão obrigatórias.

Exemplo: ECD transmitida com período de escrituração 01/01/2023 a 31/10/2023 e a data de encerramento informada no registro I030 é 31/12/2023. Nesta situação, as demonstrações contábeis do bloco J não serão obrigatórias, pois não há encerramento do exercício no período da ECD transmitida.

Número do livro da ECD: O Sped não permite a transmissão de arquivo com número de livro já existente na base. A decisão sobre qual número utilizar em um livro é da pessoa jurídica e não precisa ser sequencial, como nos livros contábeis físicos. Isto porque nos arquivos digitais o controle é feito pelo Hashcode. Não há necessidade de alterar número de livros já transmitidos e autenticados por não serem sequenciais.

As ECD já transmitidas e seus respectivos números de ordem podem ser consultados através do seguinte link:

http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ConsultaSituacao/CNPJAno

Alteração de CNPJ da matriz: Caso o CNPJ de uma filial tenha sido alterado para um CNPJ matriz durante o ano-calendário, é possível transmitir a ECD em um único arquivo, para todo o ano-calendário, com esse novo CNPJ matriz. Também é possível transmitir dois arquivos da ECD, um do início do período até a data da alteração com o CNPJ da matriz anterior e outro para o restante do período com o CNPJ da matriz atual.

Observação: Caso o CNPJ da matriz não exista no período anterior, ou seja, no período do CNPJ da matriz anterior, a ECD, necessariamente, terá que ser transmitida em dois arquivos: um do início do período até a data da alteração com o CNPJ da matriz anterior e outro para o restante do período com o CNPJ da matriz atual.

Base Legal: Manual de Orientação do Leiaute da ECD, divulgado pela RFB.

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