Segundo o art. 3o da Instrução Normativa RFB no 2.003/2021:
Art. 3º Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial.
§ 1º A obrigação a que se refere o caput não se aplica:
I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
III - às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;
IV - às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;
V - às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995; e
VI - à entidade Itaipu Binacional, tendo em vista o disposto no art. XII do Decreto nº 72.707, de 28 de agosto de 1973.
§ 2º As exceções a que se referem os incisos I e V do § 1º não se aplicam à microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006.
§ 3º A exceção a que se refere o inciso V do § 1º não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas.
§ 4º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação e do Imposto sobre Produtos Industrializados (EFD ICMS/IPI) ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar.
§ 5º Deverão apresentar a ECD em livro próprio:
I - as Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas na condição de obrigatoriedade de apresentação da ECD estabelecida no caput;
II - as pessoas jurídicas domiciliadas no País que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira relativos ao recebimento de exportação, de que trata o art. 8º da Lei nº 11.371, de 28 de novembro de 2006; e
III - as Empresas Simples de Crédito (ESC) de que trata a Lei Complementar nº 167, de 24 de abril de 2019.
§ 6º As pessoas jurídicas que não estejam obrigadas a apresentar a ECD podem apresentá-la de forma facultativa, inclusive para atender ao disposto no art. 1.179 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002.
§ 7º Os consórcios de empresas instituídos na forma dos arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, quando possuírem inscrição própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), poderão entregar a ECD de forma facultativa.
Na hipótese de entrega facultativa, a pessoa jurídica não fica obrigada a transmitir a ECD dos anos subsequentes apenas em virtude de ter transmitido pela primeira vez de forma facultativa. Enquanto as regras de obrigatoriedade da ECD não se aplicarem para a pessoa jurídica, a entrega permanecerá sendo facultativa.
Na hipótese de inatividade, caso a pessoa jurídica transmita a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) como inativa, não haverá obrigatoriedade de transmissão de ECD. Por outro lado, caso a empresa não esteja inativa (definição legal prevista no art. 3º, §1º, inciso III, da IN RFB no 2.003/2021) deverão existir lançamentos no período, assim como DRE (ex.: despesas com telefone, despesas com luz, despesas com aluguel, despesas com contador, etc).
