1) Introdução:

No presente Roteiro de Procedimentos faremos uma breve análise sobre o prazo de validade da Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A, e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, bem como sobre o prazo máximo a ser observado entre a data de emissão do documento fiscal e a respectiva saída física da mercadoria do estabelecimento emitente, o qual não está previsto expressamente na legislação paulista do ICMS, mas merece uma análise detida.

Registra-se que o fato da legislação paulista não prever prazo para a efetiva saída da mercadoria, após a emissão do respectivo documento fiscal, não pode deixar o contribuinte totalmente despreocupado com a questão... Em verdade, a experiência nos mostra o rigor da fiscalização estadual ao interceptar mercadorias em trânsito, os quais examinam além das mercadorias transportadas e a tributação da mesma, diversos campos do documento fiscal, dentre os quais os destinados a aposição da "data emissão" e "data de saída", esta em confronto com a data da efetiva circulação.

Base Legal: RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 10/05/24).

2) Prazo de validade:

Como mencionado na introdução do presente Roteiro de Procedimentos, a legislação paulista do ICMS não prevê expressamente o:

1. prazo de validade para os documentos fiscais;
2. prazo para saída física das mercadorias, após a emissão do documento fiscal.

Porém, mesmo não havendo expressa disposição a respeito do assunto, gostaríamos de enfatizar a importância de não deixar um lapso temporal muito superior ao considerado "normal" para a entrega da mercadoria, observado fatores que podem afetar esse "time" (tempo), tais como a distância entre o estabelecimento remetente e destinatário.

Esse "time" elevado poderá gerar, aos olhos do Fisco, desconfiança e por consequência, a presunção de reutilização do documento fiscal, o que culminar em penalidades perante a legislação do ICMS, dentre as quais multa e imediata lavratura do "Termo de Apreensão de Mercadorias", na forma estabelecida no artigo 499 do RICMS/2000-SP.

No que se refere à penalidade pecuniária, temos que a infração "reutilização de documento fiscal em outra operação ou prestação" está sujeito a multa equivalente a 100% (cem por cento) do valor da operação ou da prestação ou, à falta deste, do valor indicado no documento exibido.

Base Legal: Arts. 499 e 527, caput, IV, "f" do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 10/05/24).

3) Emissão de documentos fiscais:

3.1) Emissão por processamento mecanizado:

Para fins da legislação paulista do ICMS, considera-se processo mecanizado todo e qualquer sistema mecanográfico ou datilográfico em que não seja utilizado sistema eletrônico de processamento de dados ou meio eletrônico.

O artigo 127 do RICMS/2000-SP detalha os quadros e campos que a Nota Fiscal deve possuir de forma minuciosa, assim, sua leitura completa é importante para uma aprendizagem mais ampla. Dentre os campos obrigatórios, destaca-se o destinado à indicação da data-limite para emissão da Nota Fiscal, "00.00.00" (artigo 127, caput, I, "r" do RICMS/2000-SP).

O RICMS/2000-SP se limita apenas a dar o formato que deverá ser utilizado para aposição da data (00.00.00), não fazendo qualquer menção expressa da data-limite para emissão da Nota Fiscal... Diante isso, temos que não há prazo de validade a ser observado.

Base Legal: Arts. 127, caput, I, "r" e 249, § único do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 10/05/24).

3.2) Emissão por processamento de dados:

Primeiramente, cabe nos observar que a emissão de Nota Fiscal por processamento de dados está regulamentada nacionalmente no Convênio ICMS nº 57/1995 e, no âmbito do Estado de São Paulo, na Portaria CAT nº 32/1996.

Nos termos da mencionada legislação, o contribuinte poderá deixar de preencher o campo destinado a aposição da "data de saída" quando estiver autorizado a utilizar sistema eletrônico de processamento de dados. Nesse caso, a aposição deverá ser efetuada por outro meio não indelével, inclusive manuscrito, no momento em que ocorrer a saída efetiva da mercadoria do estabelecimento.

Mencionado procedimento justifica-se, pois evita que seja feita uma aposição de data na Nota Fiscal que não corresponda à saída efetiva da mercadoria, evitando, desta forma, erros relativos ao lapso temporal entre a data de remessa e o destino da carga.

Por fim, vale registrar que as disposições mencionadas podem ser encontradas no artigo 6º da Portaria CAT nº 32/1996, in verbis:

Artigo 6º - Os documentos fiscais serão emitidos segundo as especificações de cada modelo, na forma prevista no Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30 de novembro de 2000, inclusive quanto à quantidade de vias e sua destinação, obedecido especialmente, em relação à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, o disposto nos §§ 4° e 22 do artigo 127.

Parágrafo único - As indicações referentes ao transportador, às características dos volumes e à data e hora da efetiva saída das mercadorias do estabelecimento emitente poderão ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével.

Base Legal: Cláusula 9ª, § 2º do Convênio ICMS nº 57/1995; RICMS/2000-SP e; Portaria CAT nº 32/1996 (Checado pela VRi Consulting em 10/05/24).

3.3) Emissão em meio eletrônico (NF-e):

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador (1).

Atualmente, a NF-e substituí a chamada Nota Fiscal modelos 1 e 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas, transações estas sujeitas ao ICMS, imposto de competência estadual. São exemplos de operações que devem ser utilizadas NF-e em substituição as tradicionais Notas modelos 1 ou 1-A:

1. entrada de mercadorias;
2. importação de mercadorias do exterior;
3. exportação de mercadorias para o exterior;
4. venda de mercadorias;
5. devolução;
6. operações interestaduais
7. entre outras.

No caso de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o campo destinado à aposição da "Data de Saída" da mercadoria deverá ser preenchido no ato da sua emissão da, não podendo ser feito em momento posterior, conforme se depreende na leitura das normas abaixo:

RICMS/2000-SP

Artigo 127 - A Nota Fiscal conterá nos quadros e campos próprios, observada a disposição gráfica dos modelos 1 e 1-A, as seguintes indicações:

I - no quadro "Emitente":

(...)

t) a data da efetiva saída ou entrada da mercadoria no estabelecimento;

Portaria CAT nº 162/2008

Artigo 40 - Aplica-se à NF-e e ao DANFE subsidiariamente a disciplina relativa à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Vale mencionar que a Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo tem manifestado entendimento no sentido de que quando houver impossibilidade de definição da data de saída da mercadoria, quando da emissão da NF-e, o campo poderá ficar em branco sem prejuízo da concessão da respectiva autorização de uso.

Contudo, não pode o emitente informar no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), por qualquer meio, a data da efetiva saída, quando esta informação não for preenchida no arquivo XML da NF-e. Sendo assim, após a validação do documento fiscal eletrônico não será possível inserir essa informação no "XML" da NF-e.

Abaixo publicamos a íntegra da Resposta à Consulta nº 18.266/2018, que bem versa sobre o assunto:

RESPOSTA À CONSULTA TRIBUTÁRIA 18266/2018, de 26 de Setembro de 2018.

Disponibilizado no site da SEFAZ em 25/09/2018.

Ementa

ICMS - Obrigações acessórias - Nota Fiscal Eletrônica - Informação da data de saída da mercadoria.

I - A legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico.

II - Na impossibilidade de definição da data de saída da mercadoria, quando da emissão da NF-e, o campo poderá ficar em branco sem prejuízo da concessão da respectiva autorização de uso.

III. Não pode o emitente informar no DANFE, por qualquer meio, a data da efetiva saída, quando esta informação não for preenchida no arquivo da NF-e.

Relato

1. A Consulente, tendo por atividade principal a "comércio varejista de artigos do vestuário e acessórios (CNAE - 47.81-4/00)", apresenta, em suma, questionamento acerca do prazo de validade de Nota Fiscal.

2. Relata que, em virtude da atividade econômica desenvolvida, realiza operações nas quais a Nota Fiscal é emitida mediante a aprovação do pedido, sendo que a separação das mercadorias para envio pode levar de 3 a 5 dias. Além disso, acrescenta que podem ocorrer atrasos por parte da transportadora para retirada de tais mercadorias.

3. Nesse contexto, indaga:

3.1. Após a emissão da Nota Fiscal, qual o prazo em que se pode utilizá-la para a remessa da mercadoria, considerando o preenchimento do campo "saída da mercadoria" com a data efetiva de sua saída.

3.2. Tendo em vista a situação relatada no item 2, qual o prazo de validade da Nota Fiscal para circulação da mercadoria tanto nas operações internas como nas interestaduais.

Interpretação

4. Inicialmente, registramos que, por regra, a data de saída das mercadorias deve estar consignada na Nota Fiscal (artigo 127, inciso I, "t", do RICMS/2000, c/c. artigo 40 da Portaria CAT 162/2008). Entretanto, devemos admitir que, em virtude de diversas questões de ordem operacional, nem sempre o emitente possui essa informação no momento da emissão do documento fiscal eletrônico.

5. Isso considerado, e tendo em vista que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da informação relativa à data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico, na hipótese de não o ser, o sistema permite a transmissão e concessão da autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) mesmo sem o registro dessa informação (campo não preenchido).

6. Ressalta-se ainda que, em atendimento ao disciplinado no artigo 14, V, da Portaria CAT 162/2008, o DANFE deverá refletir o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e. Assim, não pode o emitente informar no DANFE, por qualquer meio, a data da efetiva saída, quando esta informação não for preenchida no arquivo da NF-e.

7. Por fim, alertamos que, em relação às remessas para outros Estados, em razão do princípio da territorialidade, a Consulente deve consultar o órgão competente das respectivas Secretarias de Fazenda estaduais acerca desse procedimento.

8. Tendo em vista estes esclarecimentos, consideramos dirimidas as dúvidas apresentadas pela Consulente.

Base Legal: Art. 127, caput, I, "t" do RICMS/2000-SP; Arts. 1º e 40 da Portaria CAT nº 162/2008; Resposta à Consulta 18.266/2018 e; "O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?", constante do Peguntas Frequentes da NF-e do Estado de São Paulo (Checado pela VRi Consulting em 10/05/24).