1) Guarda e manutenção de documentos fiscais:

Atualmente, na era digital em que vivemos, os documentos fiscais em papel estão sendo substituídos por documentos eletrônicos (digitais). Podemos citar como exemplo, as Notas Fiscais tradicionais (modelos 1 e 1A) que hoje foram substituídas pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), bem como diversas obrigações acessórias que atualmente existem apenas no formato digital (EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, Escrituração Contábil Digital, etc.).

Sejam eletrônicos ou em formato de papel, as empresas devem guardar os documentos que dão lastro à escrituração contábil e tributária pelo prazo estipulado pela legislação de regência. Nesse sentido, diversos prazos devem ser observados, há prazos fiscais, contábeis, trabalhistas, previdenciário, entre outros.

Vale mencionar que esses prazos estão diretamente relacionados com o prazo decadencial e prescricional de ações que lhes sejam pertinentes e, portanto, devemos, em princípio, estar atentos a esses mesmos prazos.

Nosso Código Tributário Nacional (CTN/1966), aprovado pela Lei nº 5.172/1966, veio tratar sobre o prazo decadencial nos seguintes termos:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

Já o prazo prescricional está esculpido no artigo 174 do CTN/1966:

Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva.

Parágrafo único. A prescrição se interrompe:

I – pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal;

II - pelo protesto judicial;

III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor;

IV - por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.

Do exposto podemos concluir que decadência é a perda de um direito que não foi exercido pelo seu titular no prazo previsto em lei, ou seja, é a perda do direito em si, em razão do decurso do tempo. Na prática tributária, a decadência é o prazo que a Fazenda Pública tem para constituir o crédito tributário, por meio de Auto de Infração (AI) ou Notificação de Lançamento (NL, logo, atinge o aspecto material do tributo).

Já a prescrição é a perda de uma pretensão de exigir de alguém um determinado comportamento, ou seja, é a perda do direito à pretensão em razão do decurso do tempo. Na prática tributária, a prescrição refere-se à perda do direito de cobrar o crédito constituído (lançado pelo fisco ou declarado pelo próprio contribuinte, por exemplo), portanto, refere-se ao direito instrumental ("processual").

De forma geral, atualmente temos 3 (três) dispositivos legais tratando sobre prazos de guarda de documentos, tanto na área comercial como na área tributária. O primeiro é o artigo 195 do CTN/1966, o qual estabelece que "os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram".

Temos também o artigo 37 da Lei nº 9.430/1996, o qual estabelece que "os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios".

Por fim, temos o artigo 1.194 do Código Civil (CC/2002), o qual estabelece que "o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

Da leitura dos 3 (três) dispositivos legais podemos extrair que o prazo de guarda de documentos segue os prazos previsto de decadência e prescrição, daí a importância de conhecer esses 2 (dois) prazos.

1.1) Documentos eletrônicos:

A Lei nº 12.682/2012 (1), veio autorizar o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto na mencionada Lei, nas legislações específicas e no regulamento.

Diante essa autorização legal, a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) emitiu o Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019 para estabelecer que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente para fins do disposto no artio 195 do CTN/1966.

Registra-se que o mencionado Ato estabelece que o documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo artigo 2º-A da Lei nº 12.682/2012, e pelo artigo 1º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001:

Lei nº 12.682/2012

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.

§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 , e de regulamentação posterior.

§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.

§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional.

§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O Ato Declaratório Interpretativo continua estabelecendo o seguinte:

1. os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica;
2. os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.

1.2) Tabela Prática:

Estamos relacionando na tabela abaixo, de maneira exemplificativa, alguns documentos fiscais com seus respectivos prazos de guarda, bem como a base legal que os ampara: