1) Introdução:

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o ICMS, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos. Além disso, referidos documentos devem ser disponibilizados para autoridade fiscal quando solicitado, pois servem de base na fiscalização (verificação) das ações que constituem fato gerador do imposto e apuração de possíveis irregularidades ocorridas, bem como meio de comprovação do exercício regular das atividades para os contribuintes, em vista das exigências previstas no RICMS/2000-SP, aprovado pelo Decreto nº 45.490/2000.

Portanto, em eventual fiscalização, se a autoridade fiscal não encontrar arquivados e sob boa guarda os documentos e livros fiscais obrigatórios, onde constem registrados os fatos ocorridos no período que está sendo fiscalizado, poderá, dentro de sua competência, arbitrar o montante das operações ou prestações praticadas pelo contribuinte por outros meios ao seu alcance, exigindo os impostos devidos, sem prejuízo da imposição das penalidades cabíveis.

Diante o exposto, nossa Equipe Técnica recomenda aos nossos leitores (contribuintes do ICMS) que se antecipem a fiscalização, denunciando as eventuais ocorrências de irregularidades e tomando as providências necessárias ao seu saneamento, nos termos do artigo 529 do RICMS/2000-SP (1). Para ajudá-los, estamos publicando o presente Roteiro com os procedimentos a serem observados pelo contribuinte paulista na hipótese de perda, extravio, inutilização de livros ou documentos fiscais, bem como de reconstituição de escrita fiscal e adaptação de livros ou documentos fiscais nos casos de alteração cadastral, com fundamento na disciplina estabelecida na Portaria CAT nº 17/2006.

Por fim, registra-se que os procedimentos ora analisados NÃO se aplicam aos documentos fiscais emitidos e escriturados eletronicamente, tais como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entre outros, em razão de a legislação estabelecer procedimentos específicos para esses documentos.

Base Legal: Arts. 124, caput, 202, caput, 213, caput e 493, § 2º do RICMS/2000-SP e; Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

2) Livros e documentos fiscais:

2.1) Livros fiscais:

Salvo disposição em contrário, o contribuinte paulista do ICMS deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes livros fiscais:

1. Registro de Entradas, modelo 1;
2. Registro de Entradas, modelo 1-A;
3. Registro de Saídas, modelo 2;
4. Registro de Saídas, modelo 2-A;
5. Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;
6. Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4;
7. Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;
8. Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;
9. Registro de Inventário, modelo 7;
10. Registro de Apuração do IPI, modelo 8;
11. Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;
12. Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC).

Registra-se que a utilização desses livros fiscais independe de visto prévio, devendo ser lavrado termo circunstanciado no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO), modelo 6.

Base Legal: Art. 213, caput do RICMS/2000-SP e; Art. 1º, caput, I, § 1º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

2.2) Documentos fiscais:

Serão emitidos, conforme as operações ou prestações realizadas pelo contribuinte, os seguintes documentos fiscais:

1. Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
2. Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;
3. Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF);
4. Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;
5. Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;
6. Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
7. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
8. Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
9. Conhecimento Aéreo, modelo 10;
10. Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
11. Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;
12. Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;
13. Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;
14. Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;
15. Despacho de Transporte, modelo 17;
16. Resumo de Movimento Diário, modelo 18;
17. Ordem de Coleta de Carga, modelo 20;
18. Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;
19. Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;
20. Manifesto de Carga, modelo 25;
21. Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, modelo 26;
22. Documento Fiscal Eletrônico (DFE);
23. Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
24. Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário, modelo 27;
25. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE);
26. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE);
27. Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (DANFE-NFC-e);
28. Extrato de Emissão do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-SAT).

Base Legal: Art. 124, caput do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

3) Perda, extravio ou inutilização de livros ou documentos fiscais:

O contribuinte que tiver a ocorrência de perda, extravio ou inutilização de livros ou documentos fiscais, bem como a reconstituição de escrita fiscal e a adaptação de livros ou documentos fiscais nos casos de alteração cadastral, deverá adotar os seguintes procedimentos:

1. lavrar termo circunstanciado no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO), Modelo 6;
2. publicar, por 3 (três) dias, em jornal da localidade, anúncio relativo à ocorrência, com identificação dos documentos ou impressos fiscais perdidos ou extraviados (tipo, modelo, série, subsérie e numeração) e especificação quanto a estarem ou não preenchidos.

Aqui vale a conceituação "vulgar" de perda e extravio:

1. Perda: ocorre quando o contribuinte fica impossibilitado de localizar seus livros ou documentos fiscais em virtude de sinistro ocorrido, tais como incêndio, inundação etc.;
2. Extravio: ocorre quando os livros ou documentos fiscais do contribuinte restam desaparecidos. Ao contrário da perda, no extravio existe a possibilidade dos livros e documentos serem reencontrados.

Mesmo as regras do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) não ser foco do presente Roteiro de Procedimentos, convém registrar que no caso de ocorrência de extravio, deterioração ou destruição, não intencionais, de livros, Notas Fiscais ou outros documentos da escrita fiscal ou geral do contribuinte desse imposto, este comunicará o fato, por escrito e minudentemente, à unidade da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) que tiver jurisdição sobre o estabelecimento, dentro das 48h (quarenta e oito horas) seguintes à ocorrência.

Base Legal: Art. 545 do RIPI/2010 e; Art. 1º, caput, II, § 2º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

3.1) Um pouco de Imposto de Renda na veia:

Interessante mencionar que a legislação do Imposto de Renda, a qual tem aplicabilidade em nível nacional, traz disposições específicas sobre a conservação de livros e comprovantes. Segundo essas disposições, a pessoa jurídica fica obrigada a conservar, em boa guarda, a escrituração, a correspondência e os demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

Para fins de Imposto de Renda, caso ocorra extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica:

1. fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, no prazo de 48 (quarenta e oito horas), ao órgão competente do Registro do Comércio;
2. remeterá cópia da comunicação ao órgão da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) do Ministério da Fazenda de sua jurisdição.

A legalização de novos livros ou fichas somente será providenciada depois de cumprido o disposto no parágrafo anterior.

Base Legal: Art. 278, caput, §§ 1º e 2º do RIR/2018 (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

4) Extravio de Danfe:

Primeiramente, convêm esclarecer o conceito de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)... Em conformidade com a legislação atualmente em vigor, considera-se NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda da Unidade Federada (UF) da sua inscrição, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto.

Já o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação simplificada da NF-e e tem as seguintes funções:

1. conter a chave numérica com 44 (quarenta e quatro) posições para consulta das informações da NF-e (Chave de Acesso);
2. acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
3. auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.

Como se observa, é uma característica do documento eletrônico (NF-e, no caso sob análise) não poder ser extraviado, tendo em vista se tratar de um documento de existência apenas digital. Porém, eventualmente pode ocorrer a hipótese de seu Danfe ser extraviado, nesta hipótese o contribuinte emitente poderá reimprimir o Danfe para suprir essa ocorrência.

Neste sentido, vale mencionar a hipótese de o documento auxiliar ser impresso pelo contribuinte em uma única cópia para acompanhar o trânsito de mercadorias, ressalvada a ocasião em que a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, nesse caso, o Danfe deve ser impresso em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais.

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz/SP), prestando orientação aos contribuintes por meio de respostas a dúvidas frequentes relacionadas ao uso da NF-e, recomenda a reimpressão do Danfe pelo emitente da NF-e para encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário em casos de extravio do Danfe original, conforme se observa na questão nº 9 do Perguntas Frequentes - Nota Fiscal Eletrônica:

9. Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?

O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.

Base Legal: Arts. 1º, § único, 14 e 15 da Portaria CAT nº 162/2008 e; Questão 9 do Perguntas Frequentes - Nota Fiscal Eletrônica (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

5) Reconstituição da escrita fiscal:

A escrita fiscal somente poderá ser reconstituída quando, evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de registros corretivos, for:

1. autorizada pelo Fisco, a requerimento do contribuinte;
2. determinada pelo Fisco.

Em qualquer caso, a reconstituição, que se fará no prazo fixado pela repartição fiscal, não eximirá o contribuinte do cumprimento da obrigação principal e das obrigações acessórias, mesmo em relação ao período em que estiver sendo efetuada.

Registra-se que o descumprimento das obrigações acessórias, instituídas pela legislação do ICMS, sujeitará o contribuinte paulista às penalidades previstas no artigo 527 do RICMS/2000-SP, quando a infração for apurada por meio de procedimento de fiscalização. Dentre as penalidades previstas neste dispositivo, destacamos o artigo 527, caput, V, "m" do RICMS/2000-SP que está assim redigido:

Artigo 527 - O descumprimento da obrigação principal ou das obrigações acessórias, instituídas pela legislação do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços, fica sujeito às seguintes penalidades:

(...)

V - infrações relativas a livros fiscais, contábeis e registros magnéticos:

(...)

m) falta de autorização fiscal para reconstituição de escrita - multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações a que se referir a reconstituição de escrita;

(...)

Base Legal: Arts. 226 e 527, caput, V, "m" do RICMS/2000-SP e; Art. 1º, § 3º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).

6) Alteração cadastral:

No caso de alteração cadastral decorrente de mudança de endereço do estabelecimento e no caso de aquisição de estabelecimento de outra pessoa jurídica, por compra e venda, doação, permuta, ou outra forma permitida em direito, que resulte na transferência da titularidade do estabelecimento o contribuinte deverá:

1. indicar, por qualquer meio indelével, os dados cadastrais alterados, nos livros e documentos fiscais que continuarem a ser utilizados;
2. inutilizar os impressos de documentos fiscais em uso, caso pretenda confeccionar novos impressos, hipótese na qual a numeração deverá seguir a sequência.

A adaptação de livros ou documentos fiscais, conforme prevista na alínea "a" acima, deverá ser efetuada uma única vez.

Base Legal: Art. 1º, caput, III, § 4º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela VRi Consulting em 06/06/23).