1) Introdução:
As empresas, muitas vezes necessitam adquirir assinaturas de jornais, revistas, periódicos e publicações técnicas (publicações de legislação atualizáveis, por exemplo) que geralmente estão ligadas à sua atividade principal, ou, ainda, acabam por pagar anuidades a sindicatos, órgãos de classe e outras. Os pagamentos dessas despesas, tanto podem ser feitas à vista como à prazo, em 2 (duas) ou mais parcelas, porém, por compreenderem a períodos superiores a quantidade de parcelas (normalmente 1 ano) devem ser consideradas e classificadas como despesas pagas antecipadamente.
Se considerarmos o Regime da Competência Contábil essa classificação fica mais evidente, pois, regra geral, esses pagamentos (assinaturas ou anuidades) acontecem antes da geração da despesa, ou seja, antes que elas sejam efetivamente incorridas de acordo com o que foi contratado, no caso das assinaturas.
Portanto, podemos considerar as despesas antecipadas como sendo àquelas pagas ou devidas com antecedência, mas que referem-se a períodos de competência subsequentes, como por exemplo: i) os prêmios de seguro (1); ii) os aluguéis pagos antecipadamente; iii) as assinaturas de periódicos e anuidades ora analisados; iv) entre outros.
Interessante observar que as despesas pagas antecipadamente deverão ser classificadas no "Ativo Circulante (AC)" do Balanço Patrimonial (BP) das empresas até que sejam efetivamente incorridas, ocasião que serão transferidas para uma conta de resultado (despesa). Essa conclusão podemos extrair da leitura do artigo 179, I da Lei nº 6.404/1976, que assim prescreve:
Art. 179. As contas serão classificadas do seguinte modo:
I - no ativo circulante: as disponibilidades, os direitos realizáveis no curso do exercício social subsequente e as aplicações de recursos em despesas do exercício seguinte;
(...)
Registra-se que a contabilização do pagamento das despesas antecipadas diretamente em conta de resultado não é um procedimento recomendável, pois fere o Regime da Competência Contábil, pilar da contabilidade brasileira e, até mesmo, mundial.
Feitos esses brevíssimos comentários, passaremos a analisar no presente Roteiro de Procedimentos o tratamento contábil a ser observado quando do registro da mais comum hipótese de despesa paga antecipadamente, qual seja, as assinaturas de periódicos e anuidades. Para tanto, utilizaremos como base a Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/As), bem como, outras normas emanadas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC).
Nota VRi Consulting:
(1) Para saber como deve ser feito a contabilização dos prêmios de seguro pagos pelas empresas brasileiras às empresas seguradoras, recomendamos a leitura do Roteiro de Procedimentos intitulado "Prêmios de seguro" em nosso "Manual de lançamentos contábeis".
Base Legal: Art. 179, caput, I da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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2) Conceitos:
2.1) Despesa antecipada:
As despesas antecipadas são àquelas pagas ou devidas com antecedência, mas que referem-se a períodos de competência subsequentes, como por exemplo: i) os prêmios de seguro; ii) os aluguéis pagos antecipadamente; iii) as assinaturas de periódicos e anuidades ora analisados; iv) entre outros. Em outras palavras, as despesas antecipadas são àquelas que irão proporcionar benefício durante um certo lapso temporal, independentemente da forma/condição de pagamento e/ou recebimento.
Na prática, as despesas antecipadas são àquelas pagas e não efetivamente incorridas (realizadas, concretizadas, materializadas) de acordo com o que foi contratado, no caso das assinaturas. É como se fosse um adiantamento por conta de despesas futuras, razão pela qual não pode ser apropriada, de imediato, como despesa, devendo permanecer no "Ativo Circulante (AC)" do Balanço Patrimonial (BP) da empresa desde o pagamento até o momento em que for efetivamente incorrida.
Quando o pagamento corresponder a despesas que serão incorridas ao longo do tempo, ou de forma parcelada, na medida em que a despesa for sendo incorrida transfere-se, proporcionalmente, o valor correspondente do "Ativo Circulante (AC)" para uma conta de resultado (despesa).
Base Legal: Art. 179, caput, I da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
3) Tratamento tributário:
Desde 01/01/1997, a pessoa jurídica tributada com base no Lucro Real está obrigada à apuração dos seus resultados mediante a utilização de uma das seguintes modalidades (período de apuração):
- Lucro Real Trimestral: na hipótese de apuração e recolhimento do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) com base no resultado apurado em Balanços ou Balancetes trimestrais; ou
- Lucro Real Anual: na hipótese de apuração e recolhimento do IRPJ e da CSLL com base no resultado apurado em Balanços ou Balancetes anuais, com recolhimentos mensais por estimativa, calculados com base na Receita Bruta da empresa ou nos Balanços ou Balancetes de redução ou suspensão, se for o caso.
Ressalta-se que a forma de apuração fica a critério da própria pessoa jurídica, sendo a sua escolha irretratável por todo o ano-calendário.
No caso do Lucro Real Trimestral é de grande importância que seja feito a apropriação mensal (ou, ao menos, trimestral) das despesas pagas antecipadamente. Já no caso do Lucro Real Anual, sob o aspecto tributário, a apuração do resultado do exercício poderá ser feita somente por ocasião do levantamento do Balanço anual, ou por ocasião do levantamento de Balanços ou Balancetes de redução ou suspensão da estimativa, se for o caso.
Entretanto, sob o ponto de vista estritamente contábil, nossa Equipe Técnica entende que a apropriação mensal das despesas antecipadas é tecnicamente mais correta, além de ser mais eficaz, pois atende um dos princípios mais importantes da contabilidade contemporânea, qual seja, o Princípio da Competência Contábil.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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4) Tratamento contábil:
Os valores despendidos com assinaturas de jornais, revistas, periódicos e publicações técnicas e, eventualmente, com anuidades a sindicatos e órgãos diversos, que abranjam 2 (dois) ou mais exercícios sociais devem ser apropriados contabilmente ao resultado do exercício em parcelas mensais e consecutivas.
Na prática, esses dispêndios deverão ser classificadas no "Ativo Circulante (AC)" do Balanço Patrimonial (BP) - Despesas do exercício seguinte - das empresas até que sejam efetivamente incorridas, ocasião que serão transferidas para uma conta de resultado (despesa). Essa conclusão podemos extrair da leitura do artigo 179, I da Lei nº 6.404/1976, que assim prescreve:
Art. 179. As contas serão classificadas do seguinte modo:
I - no ativo circulante: as disponibilidades, os direitos realizáveis no curso do exercício social subsequente e as aplicações de recursos em despesas do exercício seguinte;
(...)
Se considerarmos o Regime da Competência Contábil (2) essa classificação fica mais evidente, pois, regra geral, esses pagamentos (assinaturas ou anuidades) acontecem antes da geração da despesa, ou seja, antes que elas sejam efetivamente incorridas de acordo com o que foi contratado, no caso das assinaturas.
Quando a vigência da assinatura ou anuidade for por período que ultrapasse o exercício social seguinte, a parcela dessa despesa deverá ser classificada no Ativo Não Circulante (ANC), subgrupo Realizável a Longo Prazo (RLP) - Despesas pagas antecipadamente.
Nota VRi Consulting:
(2) Pelo Princípio da Competência Contábil, as despesas devem ser contabilizadas como tais, no momento de sua ocorrência, independentemente de seu pagamento ou recebimento.
Base Legal: Art. 179, caput, I da Lei nº 6.404/1976 (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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4.1) Exemplo Prático:
4.1.1) Registro do dispêndio:
A título de exemplo, imaginemos que a empresa Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda. tenha, em 01/03/20X1, pago à vista R$ 3.600,00 (três mil e seiscentos reais) pela assinatura anual de uma publicação técnica da área de tecnologia em hardware a ser utilizado pelo seu departamento de engenharia. Assim, a Vivax deverá efetuar o seguinte lançamento contábil no momento da assinatura do contrato:
Pela assinatura de publicação técnica para o departamento de engenharia:
D - Despesas Antecipadas - Assinatura Técnica (AC) _ R$ 3.600,00 (3)
C - Caixa ou Bco. c/ Mvto. (AC) _ R$ 3.600,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante.
Nota VRi Consulting:
(3) Caso a assinatura da publicação técnica tivesse sido contratada por um período de 24 (vinte e quatro) meses, ao custo de R$ 7.200,00 (sete mil e duzentos reais), o registro do dispêndio deverá ser feito parte no "Ativo Circulante (AC)" e parte (a parte correspondente ao dispêndio que incorrer após o término do exercício seguinte) no "Ativo Não Circulante (ANC)", subgrupo "Realizável a Longo Prazo (RLP)", da seguinte forma:
- Parcela apropriável mensalmente: R$ 7.200,00 / 24 meses = R$ 300,00;
- Parcela registrável no Ativo Circulante (AC): R$ 300,00 X 22 meses = R$ 6.600,00 (correspondente ao período de 03/20X1 a 12/20X2); e
- Parcela registrável no Ativo Não Circulante (ANC): R$ 300,00 X 2 meses = R$ 600,00 (correspondente ao período de 01/20X1 a 02/20X3).
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
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4.1.2) Apropriação da despesa:
Agora, levando-se em conta o período de 12 meses (1 ano) da vigência da assinatura da publicação, o valor da parcela mensal a ser apropriada para despesa será de R$ 300,00 (trezentos reais) (4):
Pela apropriação da despesa com assinatura de publicação técnica para o departamento de engenharia:
D - Despesa ou Custo com assinaturas de jornais, revistas e periódicos (CR) _ R$ 300,00
C - Despesas Antecipadas - Assinatura Técnica (AC) _ R$ 300,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante; e
CR: Conta de Resultado.
Nota VRi Consulting:
(4) R$ 3.600,00 / 12 meses = R$ 300,00.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
4.1.3) Mapa de apropriação das despesas do exercício seguinte:
Caso haja saldo a apropriar no exercício seguinte, como ocorre no exemplo do subcapítulo 4.1 acima, estas deverão ser controladas e classificadas como "despesas do exercício seguinte". Para controle desse saldo sugerimos a criação de um "Mapa de apropriação das despesas do exercício seguinte".
Assim, baseado no exemplo do subcapítulo 4.1 nossa Equipe Técnica desenvolveu um Mapa que pode ser livremente adotado por nossos leitores:
| Mapa de apropriação das despesas do exercício seguinte |
|---|
Histórico: Assinatura anual de uma publicação técnica da área de tecnologia em hardware.
Vigência: 01/03/20X1 a 28/02/20X2.
Valor: R$ 3.600,00. |
| Mês/Ano | Valor apropriado no mês (R$) | Saldo a apropriar (R$) |
|---|
| 03/20X1 | 300,00 | 3.300,00 |
| 04/20X1 | 300,00 | 3.000,00 |
| 05/20X1 | 300,00 | 2.700,00 |
| 06/20X1 | 300,00 | 2.400,00 |
| 07/20X1 | 300,00 | 2.100,00 |
| 08/20X1 | 300,00 | 1.800,00 |
| 09/20X1 | 300,00 | 1.500,00 |
| 10/20X1 | 300,00 | 1.200,00 |
| 11/20X1 | 300,00 | 900,00 |
| 12/20X1 | 300,00 | 600,00 |
| 01/20X2 | 300,00 | 300,00 |
| 02/20X2 | 300,00 | 0,00 |
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 14/02/24).
