1) Introdução:

É muito comum e habitual às empresas adiantarem valores monetários para cobrir despesas de viagem aos seus empregados, gerentes ou dirigentes, quando eles irão prestar serviços em nome da empresa e em localidade diversa da sua sede. Como o próprio nome diz, esses valores são meros adiantamentos e estão sujeitos a prestação de contas quando da conclusão do serviço, mediante a apresentação de um "Relatório de Despesas de Viagem", devidamente suportado com os comprovantes de pagamentos (Cupons Fiscais, Notas Fiscais, Recibos, tickets, etc.).

Tais operações (Adiantamentos de Viagens) não devem figurar como "vale" em caixa, e sim, devem ser devidamente contabilizadas, para controle financeiro e contábil da empresa. Para tanto, recomenda-se lançar o adiantamento na conta "Adiantamentos para Despesas com Viagens" do grupo "Ativo Circulante (AC)" (subgrupo "Outros Créditos"), tendo como contrapartida à conta de disponibilidade que sofreu o desembolso ("Caixa (AC)" ou "Banco c/ Movto. (AC)"), do grupo "Ativo Circulante (AC)" (subgrupo "Disponibilidades").

Já os gastos efetivamente realizados deverão ser baixados da conta "Adiantamento para Despesas de Viagens (AC)", com base no "Relatório de Despesas de Viagem", debitando-se a conta "Despesas de Viagens (CR)” no resultado.

Os saldos não utilizados deverão ser restituídos, efetuando-se lançamento inverso ao da concessão do adiantamento. Ocorrendo insuficiência do numerário adiantado, complementa-se o adiantamento ou, simplesmente, registra-se o reembolso ao empregado ou dirigente a débito da conta de despesa.

Por fim, é interessante observar que, a empresa poderá ainda conceder diárias de viagem aos seus empregados, gerentes e dirigentes, desde que comprovada à realização da despesa, e nesta hipótese não haverá a prestação de contas.

Feitas essas considerações e levando-se em conta a importância do tema, veremos no presente Roteiro de Procedimentos o tratamento contábil a ser observado no momento do registro dos adiantamentos concedidos a empregados, gerentes e dirigentes a fim de suprir gastos com viagem, bem como o acerto de contas da despesa realizada. Analisaremos tanto os adiantamentos em moeda nacional, para cobrir gastos no Brasil, quanto em moeda estrangeira, para cobrir gastos com viagem ao exterior.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

2) Tratamento contábil:

Os valores correspondentes aos adiantamentos para cobrir despesas de viagem, a nosso entender, devem ser lançados na conta "Adiantamentos para Despesas com Viagens (AC)" (1) do grupo "Ativo Circulante (AC)" (subgrupo "Outros Créditos") do Balanço Patrimonial (BP) da empresa, tendo como contrapartida à conta de disponibilidade que sofreu o desembolso ("Caixa (AC)" ou "Banco c/ Movto. (AC)"). É comum algumas empresas registrarem esses adiantamentos entre os "Adiantamentos a Funcionários (AC)", mas como tais valores não circulam por folha de pagamento de salários, uma vez que não possuem natureza de verba trabalhista, a sua inclusão entre os outros créditos torna-se mais correta.

Já os gastos efetivos, ou seja, aqueles efetivamente gastos durante a viagem, deverão ser baixados da conta "Adiantamento para Despesas de Viagens (AC)", com base no "Relatório de Despesas de Viagem", debitando-se a conta "Despesas de Viagens (CR)" no resultado.

Os saldos não utilizados deverão ser restituídos, efetuando-se lançamento inverso ao da concessão do adiantamento. Ocorrendo insuficiência do numerário adiantado, complementa-se o adiantamento ou, simplesmente, registra-se o reembolso ao empregado ou diretor a débito da conta de despesa.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

2.1) Adiantamentos concedidos em moeda estrangeira:

Nos adiantamentos concedidos em moeda estrangeira, para empregados ou dirigentes que viajarem a serviço da empresa para o exterior, deverá ser observado o seguinte:

1. se a empresa adquirir a moeda estrangeira necessária para o adiantamento diretamente em casa de câmbio ou banco, teremos:
1. o valor pago, em Reais (R$), correspondente à cotação para venda da moeda estrangeira, no fechamento da transação, multiplicada pela quantidade de moeda estrangeira adquirida;
2. contabilmente, efetua-se o registro da transferência do numerário, debitando-se uma conta do subgrupo de "Disponibilidades", no "Ativo Circulante (AC)" ("Numerário em Moeda Estrangeira (AC)", por exemplo) pelo valor pago e, como contrapartida, credita-se a conta "Caixa (AC)" ou a conta "Bco. c/ Movto. (AC)", conforme o desembolso pela aquisição do numerário tenha saído do caixa ou do banco, respectivamente;
3. na hipótese de a empresa adquirir a moeda estrangeira e entregá-la ao empregado ou dirigente no mesmo dia, o lançamento entre as contas de disponibilidades vistas na letra anterior poderá ser dispensado. Neste caso, registra-se a saída do numerário diretamente a débito da conta "Adiantamentos para Despesas com Viagens (AC)", no subgrupo "Outros Créditos", também do "Ativo Circulante (AC)";
2. existindo moeda estrangeira no caixa da empresa em quantidade suficiente para efetuar o adiantamento, o respectivo valor entregue ao empregado ou dirigente deverá ser convertido em Reais (R$) com base na cotação para compra da respectiva moeda, divulgada pelo Banco Central do Brasil (Bacen), debitando-se a conta "Adiantamentos para Despesas com Viagens (AC)", no subgrupo "Outros Créditos" e, em contrapartida, creditando-se a conta "Numerário em Moeda Estrangeira (AC)" no subgrupo "Disponibilidades";
3. na hipótese de o numerário ser disponibilizado ao empregado ou dirigente em data posterior ao da aquisição (situação referida na letra "a.ii acima"), caberá à atualização do respectivo valor com base na variação cambial ocorrida no período;
4. quando da prestação de contas pelo empregado ou dirigente, o valor correspondente aos gastos realizados no exterior deverá ser convertido em Reais (R$) com base na cotação da moeda estrangeira vigente nessa data.

Por fim, importa observar que a variação cambial deve ser reconhecida pelo Regime de Caixa ou pelo Regime de Competência, conforme seja a opção da pessoa jurídica quanto ao sistema de reconhecimento da atualização de créditos e obrigações em moeda estrangeira, em conformidade com o que dispõe o artigo 30 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001:

Art. 30. A partir de 1º de janeiro de 2000, as variações monetárias dos direitos de crédito e das obrigações do contribuinte, em função da taxa de câmbio, serão consideradas, para efeito de determinação da base de cálculo do imposto de renda, da contribuição social sobre o lucro líquido, da contribuição para o PIS/PASEP e COFINS, bem assim da determinação do lucro da exploração, quando da liquidação da correspondente operação.

§ 1º À opção da pessoa jurídica, as variações monetárias poderão ser consideradas na determinação da base de cálculo de todos os tributos e contribuições referidos no caput deste artigo, segundo o regime de competência.

§ 2º A opção prevista no § 1º aplicar-se-á a todo o ano-calendário.

§ 3º No caso de alteração do critério de reconhecimento das variações monetárias, em anos-calendário subseqüentes, para efeito de determinação da base de cálculo dos tributos e das contribuições, serão observadas as normas expedidas pela Secretaria da Receita Federal.

§ 4º A partir do ano-calendário de 2011:

I - o direito de efetuar a opção pelo regime de competência de que trata o § 1º somente poderá ser exercido no mês de janeiro; e

II - o direito de alterar o regime adotado na forma do inciso I, no decorrer do ano-calendário, é restrito aos casos em que ocorra elevada oscilação da taxa de câmbio.

§ 5º Considera-se elevada oscilação da taxa de câmbio, para efeito de aplicação do inciso II do § 4º, aquela superior a percentual determinado pelo Poder Executivo.

§ 6º A opção ou sua alteração, efetuada na forma do § 4º, deverá ser comunicada à Secretaria da Receita Federal do Brasil:

I - no mês de janeiro de cada ano-calendário, no caso do inciso I do § 4º; ou

II - no mês posterior ao de sua ocorrência, no caso do inciso II do § 4º.

§ 7º A Secretaria da Receita Federal do Brasil disciplinará o disposto no § 6º.

/ Base Legal: Art. 30 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001 (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

3) Relatório de Despesas de Viagem:

O "Relatório de Despesas de Viagem" é um documento de uso interno, administrativo/contábil, e que poderá ser elaborado de acordo com as reais necessidades de cada empresa. Nossa Equipe Técnica recomenda apenas que esse documento tenha pelo menos as seguintes informações:

1. nome completo do empregado;
2. local e data da viagem realizada;
3. roteiro ou itinerário;
4. motivo ou finalidade da viagem;
5. meio de transporte utilizado;
6. descrição dos gastos realizados por ordem cronológica;
7. total dos gastos;
8. valor do adiantamento pago ao empregado;
9. valor a reembolsar ou a devolver; etc.

Esse relatório deverá ser entregue com os comprovantes de pagamentos que o suportam anexados. Tais documentos são: Cupons Fiscais, Notas Fiscais, Recibos, tickets, etc.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

3.1) Modelo de Relatório de Despesas de Viagem:

Apresentamos abaixo um modelo de "Relatório de Despesas de Viagem" que pode ser adaptada para uso à critério de nossos leitores:

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

4) Exemplo Prático:

4.1) Viagem ao Brasil (adiantamento em moeda nacional):

Suponhamos que a Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda., empresa com sede no Município de Campinas/SP, tenha concedido ao seu vendedor Reinaldo Pereira Nunes um adiantamento de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) para cobrir gastos na viagem a ser realizada para o Município de Salvador/BA, com a finalidade de visitar o cliente Magazine Estrela Ltda.. Suponhamos, também, que o adiantamento tenha sido concedido no dia 01/07/20X1, assim, nesta data a Vivax deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar o adiantamento feito a seu empregado:

Por fim, suponhamos que na viagem a trabalho o empregado (Reinaldo) tenha gastado apenas R$ 3.500,00 (três mil e quinhentos reais), devidamente comprovado em "Relatório de Despesas de Viagem" (2). Assim, no retorno da viagem, ocorrida em 20/07/20X1, a empresa Vivax deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar a prestação de contas do empregado e a restituição ao caixa da empresa da parte do numerário não utilizado na viagem:

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

4.1.1) Adiantamento inferior às Despesas de Viagem Realizadas:

Aproveitando o exemplo visto no subcapítulo antecedente (subcapítulo 4.1), suponhamos, agora, que na verdade o empregado da empresa Vivax tenha gasto R$ 4.400,00 (quatro mil e quatrocentos reais) na viagem a trabalho que fez, gastos esses devidamente comprovado em "Relatório de Despesas de Viagem" apresentado à empresa (3). Portanto, ao invés de receber restituição do empregado, a Vivax terá que reembolsar o valor gasto a mais pelo empregado Reinaldo Pereira Nunes.

Assim, feito essas considerações, temos que a empresa Vivax deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar a prestação de contas do empregado e o pagamento do numerário gasto a mais na viagem pelo empregado (reembolso):

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

4.2) Viagem ao Exterior (adiantamento em moeda estrangeira):

Suponhamos, agora, que a Vivax tenha concedido ao seu diretor administrativo Márcio Mendes Junior um adiantamento de US$ 6.000,00 (seis mil dólares) para cobrir gastos na viagem a ser realizada para Estados Unidos da América (EUA), com a finalidade de visitar uma filial da empresa neste país. Suponhamos, também, que o numerário tenha sido adquirido no dia 07/08/20X1, mesma data em que o adiantamento foi concedido.

Assim, considerando que a cotação do dólar nessa data seja de R$ 2,20 (dois reais e vinte centavos), a Vivax deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar a aquisição da moeda estrangeira e o imediato adiantamento feito a seu dirigente:

Por fim, suponhamos que na viagem a trabalho o dirigente (Márcio) tenha gastado apenas US$ 5.500,00 (cinco mil e quinhentos dólares), devidamente comprovado em "Relatório de Despesas de Viagem". Assim, no retorno da viagem, ocorrida em 17/08/20X1, a empresa Vivax deverá fazer o lançamento contábil abaixo a fim de registrar a prestação de contas do dirigente e a restituição à empresa da parte do numerário não utilizado na viagem.

Estamos assumindo, hipoteticamente, que em 17/08/20X1 a cotação do dólar estava fixado pelo Bacen em R$ 2,30 (dois reais e trinta centavos).

Como podemos observar nas contabilizações acima, o critério para contabilização de adiantamento em Reais e em moeda estrangeira é o mesmo. O único detalhe que deve ser levado em consideração é que devemos observar a cotação da moeda no dia da operação para fazermos o registro contábil do dito adiantamento. E quando da prestação de contas, devemos registrar a diferença positiva ou negativa do efeito de cotação da moeda no dia, ou seja, da Variação Cambial (Ativa ou Passiva) do período.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).

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4.2.1) Adiantamento inferior às Despesas de Viagem Realizadas:

Aproveitando o exemplo visto no subcapítulo antecedente (subcapítulo 4.2), suponhamos, agora, que na verdade o dirigente da empresa Vivax tenha gastado US$ 6.200,00 (Seis mil e duzentos dólares) na viagem a trabalho que fez, gastos esses devidamente comprovado em "Relatório de Despesas de Viagem" apresentado à empresa. Portanto, ao invés de receber restituição do dirigente, a Vivax terá que reembolsar o valor gasto a mais pelo Márcio Mendes Junior.

Assim, feito essas considerações, temos que a empresa Vivax deverá fazer o seguinte lançamento contábil a fim de registrar a prestação de contas do dirigente e o pagamento do numerário gasto a mais na viagem pelo dirigente (reembolso):

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 04/02/24).