1) Introdução:

O vale-transporte foi instituído pela Lei nº 7.418/1985 (DOU de 17/12/1985), mas sua aquisição para posterior distribuição tornou-se obrigatória apenas em outubro de 1987 com a publicação da Lei nº 7.619/1987 (DOU de 01/10/1987). Diante isso, todas as empresas que possuam empregados com direito ao vale-transporte ficarão obrigadas a conceder o benefício para deslocamento residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte coletivo público que poderá ser urbano, intermunicipal e interestadual que melhor se adeque ao empregado.

Atualmente, referidas Leis estão regulamentadas pelo Decreto nº 10.854/2021 (DOU de 11/11/2021).

Conforme as legislações supracitadas ressaltam-se, ainda, as seguintes observações quanto ao vale-transporte: não tem natureza salarial, nem será incorporado à remuneração para quaisquer efeitos. Ou seja, o vale transporte não integra a Base de Cálculo (BC) da contribuição previdenciária (INSS), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) ou do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Destacamos, também, que é vedado o fornecimento de vale-transporte em dinheiro para os seus empregados. O pagamento deste benefício em dinheiro, normalmente, será considerado salário "in natura". Ou seja, deverá ser considerado para média do 13º Salário, férias e tributação para o FGTS, além da empresa correr o risco de ser autuada em uma fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS), cuja multa poderá chegar até R$ 40.000,00 (quarenta mil reais).

Devido à importância do assunto para as empresas em geral, estudaremos neste Roteiro os procedimentos aplicáveis para o registro contábil das aquisições e distribuições do vale-transporte, bem como do desconto da participação dos funcionários no custo de aquisição dos mesmos, quando praticado pelo empregador.

Base Legal: Art. 1º da Lei nº 7.418/1985; Lei nº 7.619/1987 e; Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).

2) Conceitos:

2.1) Vale-transporte:

O vale-transporte é um benefício que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídas os serviços seletivos e os especiais.

Base Legal: Art. 1º da Lei nº 7.418/1985 e; Art. 107 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).

2.2) Deslocamento:

Entende-se por deslocamento a soma dos segmentos que compõe a viagem do beneficiário do vale-transporte, por um ou mais meios de transporte, entre a sua residência e seu local de trabalho e vise-versa.

Não existe determinação legal de distância mínima para que seja obrigatório o fornecimento de vale-transporte. Logo, se o empregado utilizar transporte coletivo para deslocar-se ao trabalho, independente da distância, será obrigação do empregador fornecer o benefício.

Base Legal: Art. 107 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).

3) Custo e/ou despesa operacional:

O gasto efetivamente pago pela empresa na concessão do vale-transporte aos seus empregados será classificado como:

1. Custo de Produção: relativamente ao vale-transporte concedido aos empregados da área de produção, nas empresas industriais e prestadoras de serviços;
2. Despesa Operacional: relativamente ao vale-transporte concedido:
1. aos empregados das áreas administrativas, comercial e outros setores não ligados direta ou indiretamente à produção ou serviços, nas empresas industriais e prestadoras de serviços respectivamente; e
2. a todos os empregados, nas empresas comerciais.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

4) Tratamento trabalhista:

Os empregadores deverão observar as regras estabelecidas pela Lei nº 7.418/1985 e Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) para concessão de vale-transporte, bem como as convenções ou dissídios coletivos das categorias profissionais que a empresa estiver vinculada. Ressalta-se que, em eventuais controvérsias caberá sempre ao Poder Judiciário, quando acionado, a solução definitiva da pendência.

Nos subitens abaixo veremos alguns tópicos importantes para o entendimento do assunto, auxiliando o profissional da contabilidade no entendimento da melhor forma de contabilização do vale-transporte.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

4.1) Beneficiários:

São beneficiários do vale-transporte, nos termos do disposto na Lei nº 7.418/1985, os trabalhadores em geral, tais como:

1. os empregados, assim definidos no artigo 3º da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452/1943;
2. os empregados do subempreiteiro, o subempreiteiro e o empreiteiro principal, nos termos do disposto no artigo 455 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943);
3. os trabalhadores temporários, assim definidos no artigo 2º da Lei nº 6.019/1974;
4. os atletas profissionais, de que trata a Lei nº 9.615/1998;
5. os empregados domésticos, assim definidos no artigo 1º da Lei Complementar nº 150/2015; e
6. os empregados a domicílio, para os deslocamentos indispensáveis à prestação do trabalho e à percepção de salários e os necessários ao desenvolvimento das relações com o empregador.

Base Legal: Art. 106 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).

4.2) Custeio:

O vale-transporte será custeado pelo:

1. empregado: com parcela equivalente a 6% (seis por cento) de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; e
2. empregador: com ajuda de custo equivalente à parcela que exceder ao referido no item anterior.

Como visto, a concessão do vale-transporte autoriza o empregador a descontar mensalmente, em folha de salário, do empregado que exercer o direito ao benefício, o valor da parcela de "até" 6% (seis por cento) de seu salário básico, cujo desconto será proporcional à quantidade de vale-transporte concedido para o período a que se referir o salário e por ocasião de seu pagamento, salvo estipulação em contrário, em convenção ou dissídio coletivo de trabalho mais favorável ao beneficiário.

Para efeitos de cálculo da participação do empregado, considerar-se-á como sendo a BC do referido desconto:

1. o salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; e
2. o montante percebido no período, para os trabalhadores remunerados por tarefa ou serviço feito ou quando se tratar de remuneração constituída exclusivamente de comissões. percentagens, gratificações, gorjetas ou equivalentes.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

4.3) Incidências das contribuições (INSS / FGTS):

O vale-transporte, concedido nas condições e limites definidos na Lei nº 7.418/1985,quanto à contribuição do empregador:

1. não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração do beneficiário para quaisquer efeitos;
2. não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
3. não é considerado para fins de pagamento da gratificação de natal (13º Salário); e

Base Legal: Art. 2º da Lei nº 7.418/1985 e; Art. 111 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).

5) Tratamento fiscal:

Até 31/12/1997, sem prejuízo da dedução como despesa operacional, as pessoas jurídicas puderam deduzir, do Imposto de Renda (IR) devido, valor equivalente à aplicação da alíquota cabível do Imposto de Renda sobre o valor das despesas comprovadamente realizadas, no período-base, na concessão do vale-transporte.

Com a publicação da Lei nº 9.532/1997, a concessão de vale-transporte deixou de ser objeto de incentivo fiscal pela legislação do Imposto de Renda, ficando vedada sua dedução do imposto devido a partir de vigência de referida lei. Ficou mantida apenas a dedução como despesa operacional do período de apuração da distribuição dos vales.

Base Legal: Art. 82, II, "f" da Lei nº 9.532/1997 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).

6) Tratamento contábil:

Prestigiando o regime de competência na apropriação do vale-transporte, seu custo de aquisição deve, inicialmente, ser efetuado na conta "Vale-Transporte em Estoque (AC)", no subgrupo "Despesas Pagas Antecipadamente (AC)", no grupo Ativo Circulante, para serem apropriados posteriormente como custo e/ou despesa operacional, no período em que os vales-transporte forem utilizados pelos empregados.

Para efeito de exemplificação, admitamos que a empresa Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda. adquira no mês de agosto de 20X1, R$ 24.000,00 (vinte e quatro mil reais) em vales-transporte da empresa Boa Vista Transportes Ltda., a serem distribuídos aos seus empregados para utilização no transporte residência-trabalho e, vise-versa. Assim, para registro da compra dos vales, teremos o seguinte lançamento contábil:

Geralmente, os vales-transporte são adquiridos com antecedência, já que o benefício deve ser adiantado ao empregado. Caso a empresa lance a aquisição dos vales diretamente em conta de resultado, estaria antecipando o registro de uma despesa, o que não é permitido no regime de competência.

Admitamos agora que, no mês de setembro de 20X1, a Vivax tenha distribuído aos seus empregados R$ 20.000,00 (vinte mil reais) em vales-transporte e que, no fechamento da folha de pagamento do mês de setembro de 20X1, tenha sido apurada a importância de R$ 11.000,00 (onze mil reais) a título de participação no custo de aquisição de vales-transportes, a ser descontado dos empregados, respeitado o limite máximo de 6% (seis por cento) do salário base de cada um. Assim, teremos os seguintes registros contábeis no Livro Diário da empresa:

Como podemos verificar no exemplo acima, a parcela que venha a ser recuperada pela empresa, mediante desconto no holerite do empregado, deve ser lançada a débito da conta de "Salários a Pagar (PC)", ou similar, sendo sua contrapartida registrada na conta de "Despesas com Vale-Transporte" no resultado do exercício. O saldo que ficar na conta "Despesas com Vale-Transporte (CR)" será importância efetivamente dedutível para efeitos de apuração do lucro líquido do exercício.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

7) Transporte em veículo próprio ou de terceiros:

As empresas poderão proporcionar, por meios próprios ou de terceiros contratados, em veículos adequados ao transporte coletivo, o deslocamento residência/trabalho e vice-versa de seus empregados, ficando assim desobrigado do fornecimento de vale-transporte. Nessa hipótese, caso o transporte não cubra integralmente o trajeto deverá ser concedido vale-transporte referente ao segmento da viagem não abrangido pelo fornecido por meios próprios ou de terceiros contratados.

Optando-se pela utilização de veículos próprios ou de terceiros, a empresa deverá registrar em contas contábeis específicas, que permitam determinar com clareza e exatidão na contabilidade, os gastos efetivamente realizados na aquisição de combustível, manutenção, reparos e depreciação de veículos próprios, destinados exclusivamente ao transporte de empregados, bem como os gastos com as empresas contratadas para esse fim.

Para simplificar o controle desses gastos sugerimos a criação de uma conta sintética denominada "Transporte de Empregados (CR)", no grupo de custos e/ou despesa operacional, desdobrada em contas analíticas para as quais serão canalizados os gastos incorridos em cada modalidade de transporte, ou seja, aquisição de vales-transporte, veículos próprios ou de terceiros. A título de exemplo, apresentamos o plano de conta abaixo:

Conta	Tipo	Descrição
4	Sintética	DESPESAS OPERACIONAIS
4.1	Sintética	Despesas Administrativas
4.1.1.	Sintética	Gastos com Pessoal
4.1.1.6	Sintética	Transporte de Empregados
4.1.1.6.01	Analítica	Despesas com Vale-Transporte
4.1.1.6.02	Sintética	Transporte em Veículos Próprios
4.1.1.6.02.01	Analítica	Combustíveis e Lubrificantes
4.1.1.6.02.02	Analítica	Manutenção e Reparos de Veículos
4.1.1.6.02.03	Analítica	Depreciação
4.1.1.6.02.04	Analítica	Salários e Encargos Sociais do Motorista
4.1.1.6.03	Analítica	Transporte em Veículos de Terceiros
4.1.1.6.09	Analítica	(-) Participação dos Empregados

Como podemos observar, a conta "Transporte em Veículos Próprios (CR)" foi dividida em outras contas que registram, cada tipo de gasto referente à frota de veículos para transporte de empregados.

Base Legal: Art. 109 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).