1) Introdução:
O vale-transporte foi instituído pela Lei nº 7.418/1985 (DOU de 17/12/1985), mas sua aquisição para posterior distribuição tornou-se obrigatória apenas em outubro de 1987 com a publicação da Lei nº 7.619/1987 (DOU de 01/10/1987). Diante isso, todas as empresas que possuam empregados com direito ao vale-transporte ficarão obrigadas a conceder o benefício para deslocamento residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte coletivo público que poderá ser urbano, intermunicipal e interestadual que melhor se adeque ao empregado.
Atualmente, referidas Leis estão regulamentadas pelo Decreto nº 10.854/2021 (DOU de 11/11/2021).
Conforme as legislações supracitadas ressaltam-se, ainda, as seguintes observações quanto ao vale-transporte: não tem natureza salarial, nem será incorporado à remuneração para quaisquer efeitos. Ou seja, o vale transporte não integra a Base de Cálculo (BC) da contribuição previdenciária (INSS), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) ou do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
Destacamos, também, que é vedado o fornecimento de vale-transporte em dinheiro para os seus empregados. O pagamento deste benefício em dinheiro, normalmente, será considerado salário "in natura". Ou seja, deverá ser considerado para média do 13º Salário, férias e tributação para o FGTS, além da empresa correr o risco de ser autuada em uma fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS), cuja multa poderá chegar até R$ 40.000,00 (quarenta mil reais).
Devido à importância do assunto para as empresas em geral, estudaremos neste Roteiro os procedimentos aplicáveis para o registro contábil das aquisições e distribuições do vale-transporte, bem como do desconto da participação dos funcionários no custo de aquisição dos mesmos, quando praticado pelo empregador.
Base Legal: Art. 1º da Lei nº 7.418/1985; Lei nº 7.619/1987 e; Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
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2) Conceitos:
2.1) Vale-transporte:
O vale-transporte é um benefício que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídas os serviços seletivos e os especiais.
Base Legal: Art. 1º da Lei nº 7.418/1985 e; Art. 107 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
2.2) Deslocamento:
Entende-se por deslocamento a soma dos segmentos que compõe a viagem do beneficiário do vale-transporte, por um ou mais meios de transporte, entre a sua residência e seu local de trabalho e vise-versa.
Não existe determinação legal de distância mínima para que seja obrigatório o fornecimento de vale-transporte. Logo, se o empregado utilizar transporte coletivo para deslocar-se ao trabalho, independente da distância, será obrigação do empregador fornecer o benefício.
Base Legal: Art. 107 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
3) Custo e/ou despesa operacional:
O gasto efetivamente pago pela empresa na concessão do vale-transporte aos seus empregados será classificado como:
- Custo de Produção: relativamente ao vale-transporte concedido aos empregados da área de produção, nas empresas industriais e prestadoras de serviços;
- Despesa Operacional: relativamente ao vale-transporte concedido:
- aos empregados das áreas administrativas, comercial e outros setores não ligados direta ou indiretamente à produção ou serviços, nas empresas industriais e prestadoras de serviços respectivamente; e
- a todos os empregados, nas empresas comerciais.
Base Legal: Equipe VRi Consulting.
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4) Tratamento trabalhista:
Os empregadores deverão observar as regras estabelecidas pela Lei nº 7.418/1985 e Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943) para concessão de vale-transporte, bem como as convenções ou dissídios coletivos das categorias profissionais que a empresa estiver vinculada. Ressalta-se que, em eventuais controvérsias caberá sempre ao Poder Judiciário, quando acionado, a solução definitiva da pendência.
Nos subitens abaixo veremos alguns tópicos importantes para o entendimento do assunto, auxiliando o profissional da contabilidade no entendimento da melhor forma de contabilização do vale-transporte.
Base Legal: Equipe VRi Consulting.
4.1) Beneficiários:
São beneficiários do vale-transporte, nos termos do disposto na Lei nº 7.418/1985, os trabalhadores em geral, tais como:
- os empregados, assim definidos no artigo 3º da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452/1943;
- os empregados do subempreiteiro, o subempreiteiro e o empreiteiro principal, nos termos do disposto no artigo 455 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943);
- os trabalhadores temporários, assim definidos no artigo 2º da Lei nº 6.019/1974;
- os atletas profissionais, de que trata a Lei nº 9.615/1998;
- os empregados domésticos, assim definidos no artigo 1º da Lei Complementar nº 150/2015; e
- os empregados a domicílio, para os deslocamentos indispensáveis à prestação do trabalho e à percepção de salários e os necessários ao desenvolvimento das relações com o empregador.
Base Legal: Art. 106 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
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4.2) Custeio:
O vale-transporte será custeado pelo:
- empregado: com parcela equivalente a 6% (seis por cento) de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; e
- empregador: com ajuda de custo equivalente à parcela que exceder ao referido no item anterior.
Como visto, a concessão do vale-transporte autoriza o empregador a descontar mensalmente, em folha de salário, do empregado que exercer o direito ao benefício, o valor da parcela de "até" 6% (seis por cento) de seu salário básico, cujo desconto será proporcional à quantidade de vale-transporte concedido para o período a que se referir o salário e por ocasião de seu pagamento, salvo estipulação em contrário, em convenção ou dissídio coletivo de trabalho mais favorável ao beneficiário.
Para efeitos de cálculo da participação do empregado, considerar-se-á como sendo a BC do referido desconto:
- o salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; e
- o montante percebido no período, para os trabalhadores remunerados por tarefa ou serviço feito ou quando se tratar de remuneração constituída exclusivamente de comissões. percentagens, gratificações, gorjetas ou equivalentes.
Nota VRi Consulting:
(1) Caso o valor do benefício do período seja inferior a parcela de 6% (seis por cento) do salário básico ou vencimento, o empregado poderá optar pelo recebimento antecipado do vale-transporte, sendo seu valor, descontado integralmente por ocasião do pagamento do respectivo salário ou vencimento.
Base Legal: Equipe VRi Consulting.
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4.3) Incidências das contribuições (INSS / FGTS):
O vale-transporte, concedido nas condições e limites definidos na Lei nº 7.418/1985,quanto à contribuição do empregador:
- não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração do beneficiário para quaisquer efeitos;
- não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- não é considerado para fins de pagamento da gratificação de natal (13º Salário); e
Base Legal: Art. 2º da Lei nº 7.418/1985 e; Art. 111 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
5) Tratamento fiscal:
Até 31/12/1997, sem prejuízo da dedução como despesa operacional, as pessoas jurídicas puderam deduzir, do Imposto de Renda (IR) devido, valor equivalente à aplicação da alíquota cabível do Imposto de Renda sobre o valor das despesas comprovadamente realizadas, no período-base, na concessão do vale-transporte.
Com a publicação da Lei nº 9.532/1997, a concessão de vale-transporte deixou de ser objeto de incentivo fiscal pela legislação do Imposto de Renda, ficando vedada sua dedução do imposto devido a partir de vigência de referida lei. Ficou mantida apenas a dedução como despesa operacional do período de apuração da distribuição dos vales.
Base Legal: Art. 82, II, "f" da Lei nº 9.532/1997 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
6) Tratamento contábil:
Prestigiando o regime de competência na apropriação do vale-transporte, seu custo de aquisição deve, inicialmente, ser efetuado na conta "Vale-Transporte em Estoque (AC)", no subgrupo "Despesas Pagas Antecipadamente (AC)", no grupo Ativo Circulante, para serem apropriados posteriormente como custo e/ou despesa operacional, no período em que os vales-transporte forem utilizados pelos empregados.
Para efeito de exemplificação, admitamos que a empresa Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda. adquira no mês de agosto de 20X1, R$ 24.000,00 (vinte e quatro mil reais) em vales-transporte da empresa Boa Vista Transportes Ltda., a serem distribuídos aos seus empregados para utilização no transporte residência-trabalho e, vise-versa. Assim, para registro da compra dos vales, teremos o seguinte lançamento contábil:
Pela aquisição dos vales-transporte da empresa Boa Vista Transportes:
D - Vale-Transporte em Estoque (AC) _ R$ 24.000,00
C - Bco. c/ Movto. (AC) _ R$ 24.000,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante.
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Geralmente, os vales-transporte são adquiridos com antecedência, já que o benefício deve ser adiantado ao empregado. Caso a empresa lance a aquisição dos vales diretamente em conta de resultado, estaria antecipando o registro de uma despesa, o que não é permitido no regime de competência.
Admitamos agora que, no mês de setembro de 20X1, a Vivax tenha distribuído aos seus empregados R$ 20.000,00 (vinte mil reais) em vales-transporte e que, no fechamento da folha de pagamento do mês de setembro de 20X1, tenha sido apurada a importância de R$ 11.000,00 (onze mil reais) a título de participação no custo de aquisição de vales-transportes, a ser descontado dos empregados, respeitado o limite máximo de 6% (seis por cento) do salário base de cada um. Assim, teremos os seguintes registros contábeis no Livro Diário da empresa:
Pela distribuição dos vales-transporte:
D - Despesas com Vale-Transporte (CR)_ R$ 20.000,00
D - Vale-Transporte em Estoque (AC) _ R$ 24.000,00
Pelo registro da parcela descontada dos empregados:
D - Salários a Pagar (PC) _ R$ 11.000,00
C - Despesas com Vale-Transporte (CR) _ R$ 11.000,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante;
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
Como podemos verificar no exemplo acima, a parcela que venha a ser recuperada pela empresa, mediante desconto no holerite do empregado, deve ser lançada a débito da conta de "Salários a Pagar (PC)", ou similar, sendo sua contrapartida registrada na conta de "Despesas com Vale-Transporte" no resultado do exercício. O saldo que ficar na conta "Despesas com Vale-Transporte (CR)" será importância efetivamente dedutível para efeitos de apuração do lucro líquido do exercício.
Base Legal: Equipe VRi Consulting.
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7) Transporte em veículo próprio ou de terceiros:
As empresas poderão proporcionar, por meios próprios ou de terceiros contratados, em veículos adequados ao transporte coletivo, o deslocamento residência/trabalho e vice-versa de seus empregados, ficando assim desobrigado do fornecimento de vale-transporte. Nessa hipótese, caso o transporte não cubra integralmente o trajeto deverá ser concedido vale-transporte referente ao segmento da viagem não abrangido pelo fornecido por meios próprios ou de terceiros contratados.
Optando-se pela utilização de veículos próprios ou de terceiros, a empresa deverá registrar em contas contábeis específicas, que permitam determinar com clareza e exatidão na contabilidade, os gastos efetivamente realizados na aquisição de combustível, manutenção, reparos e depreciação de veículos próprios, destinados exclusivamente ao transporte de empregados, bem como os gastos com as empresas contratadas para esse fim.
Para simplificar o controle desses gastos sugerimos a criação de uma conta sintética denominada "Transporte de Empregados (CR)", no grupo de custos e/ou despesa operacional, desdobrada em contas analíticas para as quais serão canalizados os gastos incorridos em cada modalidade de transporte, ou seja, aquisição de vales-transporte, veículos próprios ou de terceiros. A título de exemplo, apresentamos o plano de conta abaixo:
| Conta | Tipo | Descrição |
| 4 | Sintética | DESPESAS OPERACIONAIS |
| 4.1 | Sintética | Despesas Administrativas |
| 4.1.1. | Sintética | Gastos com Pessoal |
| 4.1.1.6 | Sintética | Transporte de Empregados |
| 4.1.1.6.01 | Analítica | Despesas com Vale-Transporte |
| 4.1.1.6.02 | Sintética | Transporte em Veículos Próprios |
| 4.1.1.6.02.01 | Analítica | Combustíveis e Lubrificantes |
| 4.1.1.6.02.02 | Analítica | Manutenção e Reparos de Veículos |
| 4.1.1.6.02.03 | Analítica | Depreciação |
| 4.1.1.6.02.04 | Analítica | Salários e Encargos Sociais do Motorista |
| 4.1.1.6.03 | Analítica | Transporte em Veículos de Terceiros |
| 4.1.1.6.09 | Analítica | (-) Participação dos Empregados |
Como podemos observar, a conta "Transporte em Veículos Próprios (CR)" foi dividida em outras contas que registram, cada tipo de gasto referente à frota de veículos para transporte de empregados.
Base Legal: Art. 109 do Decreto nº 10.854/2021 (Checado pela VRi Consulting em 15/03/23).
