De acordo com o Regulamento da previdência Social (RPS/1999), aprovado pelo Decreto nº 3.048/1999, as empresas são obrigadas a preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, 1 (uma) via da respectiva folha e recibos de pagamentos (holerites), além de lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.
Portanto, temos que a elaboração da folha de pagamento não é opcional, mas sim uma obrigação legal imposta a todas às empresas... Mas o que vêm a ser folha de pagamento?
Leigamente falando, temos que a folha de pagamento é um relatório mensal onde constam todos os proventos (adicionais, bônus, comissões, férias, horas extras, salários, vencimentos etc.) que o empregado tem direito, bem como os descontos (convênio médico, contribuição sindical, faltas e atrasos, INSS, Imposto de Renda, etc.) autorizados pela legislação fiscal, trabalhista e/ou previdenciária. Da diferença entre proventos e descontos chegamos no conceito de salário líquido, o qual representa o valor que efetivamente será pago ao empregado.
Na folha de pagamento também é demonstrado o cálculo dos encargos devidos pela empresa e que não são objeto de desconto do funcionário, tais como a contribuição previdenciária patronal (CPP), o Sistema S (Senai, Sesi, Senat etc.), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FTS), entre outros.
Diante o conceituado, concluímos que a elaboração da folha de pagamento é muito importante para a área de Recursos Humanos (RH), em razão da riqueza técnica ao consolidar todas as informações do empregado, bem como todos os cálculos de proventos, descontos e encargos efetuados num dado mês. Ela agrega a descrição dos eventos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformando-os em fatores numéricos por meio de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores.
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Importante mencionar que não há modelo oficial de folha de pagamento, o que nos permite elaborá-la de acordo com a necessidade de cada empresa, porém, ela deve conter as informações legais mínimas previstas na legislação, cumprindo sua função operacional, contábil, fiscal e previdenciária.
Contabilmente falando, a folha de pagamento é a principal fonte de dados para contabilização dos custos e despesas com mão-de-obra. Desta forma, podemos dizer que está a cargo do contador e sua equipe transformar todas as verbas (proventos, descontos e encargos) lançadas em folha de pagamento em lançamentos contábeis, materializados através de valores, códigos (conta contábil, centro de custo etc.), referências, entre outros que permitam a conciliação e a perfeita identificação do lançamento.
Os gastos de mão-de-obra devem ser classificados contabilmente de acordo com a atividade realizada pelo empregado, a saber:
gastos incorridos com o pessoal ligados à produção de bens ou de serviços devem ser classificados como custos de produção;
gastos incorridos com o pessoal da administração devem ser classificados como despesas administrativas;
gastos incorridos com o pessoal alocados no setor comercial (vendas) devem ser classificados como despesas comerciais.
Hoje, montaremos uma folha de pagamento fictícia com fito a demonstrar os lançamentos contábeis que devem ser efetuados na contabilidade de uma empresa comercial afim de registrar a mencionada folha. Para tanto, utilizaremos como case a empresa Vivax Comércio de Eletrônicos Ltda., a qual possuí CNAE de empresa comercial atacadista de produtos eletrônicos.
Base Legal: Art. 225, caput, I e II do RPS/1999 (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
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2) Dados da folha de pagamento:
A título de exemplo, vamos imaginar que o departamento de Recursos Humanos (RH) da empresa fictícia Vivax Comércio de Eletrônicos Ltda. tenha calculado a seguinte folha de pagamento de salários e demonstrativo dos encargos sociais correspondentes para o mês de junho/20X1 (1). Como comentado na introdução do presente Roteiro de Procedimentos, essa folha servirá de base para os lançamentos contábeis respectivos:
Figura 1: Folha de pagamento: Vivax Comércio de Eletrônicos Ltda.
Aqui vale um parêntese... atualmente, temos no mercado um grande número de softwares de folha de pagamento que são facilmente integráveis aos programas de contabilidade, bem como sistemas ERPs que já possuem módulos específicos de folha de pagamento e que contabilizam todos as verbas da folha de forma automática e onLine. Assim, a folha que hora apresentamos é simplificada e possui simplesmente o objetivo de demonstrar os lançamentos contábeis da folha de pagamento.
Com base nessa folha de pagamento calculamos o INSS a ser recolhido pela empresa, o qual é demonstrativo na Tabela abaixo:
Figura 2: Demonstrativo dos encargos previdenciários.
Como podemos verificar, a Vivax deverá emitir uma guia para recolher aos cofres da Previdência Social o valor total de R$ 8.640,22 (oito mil, seiscentos e quarenta reais e vinte e dois centavos), sendo:
R$ 6.346,30, referente aos encargos devidos pela própria empresa; e
R$ 2.293,92, referente ao INSS dos empregados e descontado dos mesmos nos holerites.
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Devemos, ainda, calcular o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) devido pela empresa, cujo demonstrativo é o seguinte:
Figura 3: Demonstrativo do cálculo do FGTS.
Por fim, vale mencionar que para fins de cálculo Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), devidamente calculado e descontado dos funcionários na folha exemplificada acima, estamos considerando que o adiantamento quinzenal e o salário líquido do mês são pagos ao empregado dentro do mesmo mês. No caso do salário líquido, ele é pago no último dia útil do respectivo mês de competência. Exemplo: salário de junho/20X1 é pago até 30/06/20X1.
Nota VRi Consulting:
(1) Referida folha de pagamento foi elaborada com dados e valores meramente ilustrativos.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
3) Contabilização da folha de pagamento:
3.1) Adiantamento salarial (quinzenal):
Primeiramente, a empresa Vivax deverá efetuar a contabilização do adiantamento quinzenal concedido aos empregados em 20/06/20X1, cujo valor exemplificado no capítulo 2 acima é de R$ 7.480,00 (sete mil, quatrocentos e oitenta reais) e corresponde a 40% (quarenta por cento) do salário de registro dos respectivos empregados (2):
Pelo pagamento do adiantamento quinzenal, competência junho/20X1:
D - Adiantamento de salário (AC) _ R$ 7.480,00
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 7.480,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante.
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Alguns contadores poderiam argumentar que a forma mais prática seria contabilizar o adiantamento concedido diretamente na conta contábil "Salários e ordenados a Pagar (PC)", pois no final haverá encontro dessa conta com a de "Adiantamento de salário (AC)", ainda mais no caso da Vivax onde o pagamento do adiantamento e do salário líquido ocorrem no mesmo mês. Porém, o mais recomendável é que os valores adiantados sejam registrados em rúbrica própria de conta ou subconta do Ativo Circulante (AC), para que, possam ser devidamente controlados e evidenciados na contabilidade da empresa:
Conta
Descrição
1.
Ativo
1.1
Ativo Circulante
(...)
1.1.X.
Adiantamentos a empregados
1.1.X.1.
Adiantamento de salários
1.1.X.3.
Adiantamento de férias
1.1.X.2.
Adiantamento de 13º Salário
Um ponto merecer atenção quando falamos em adiantamento salarial, qual seja, o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). É bastante comum o desconto do IRRF quando do pagamento do adiantamento, assim, caso ocorra, também deverá ser contabilizado nesse momento.
Nota VRi Consulting:
(2) Vale lembrar que na "vida real" a empresa deverá consultar a convenção coletiva (ou dissídio coletivo) para verificar a obrigatoriedade do pagamento do adiantamento salarial, bem como a porcentagem do adiantamento, caso seja obrigatório seu pagamento.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
3.2) Proventos:
No final do mês de junho/20X1 a Vivax deverá proceder com a contabilização completa da folha de pagamento. Efetuaremos sua contabilização em 4 (quatro) partes, sendo a 1ª (primeira) correspondente a contabilização dos proventos devidos aos empregados:
Pela apropriação dos salários devido aos empregados, competência junho/20X1:
D - Salários e ordenados (CR) _ R$ 18.700,00
C - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 18.700,00
Pela apropriação das horas extras devida aos empregados, competência junho/20X1:
D - Horas extras (CR) _ R$ 4.128,41
C - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 4.128,41
Legenda:
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
Conforme podemos verificar, foi contabilizado o valor de R$ 22.828,41 (vinte e dois mil, oitocentos e vinte oito reais e quarenta e um centavos) na conta "Salários e ordenados a Pagar (PC)", valor correspondente ao total de proventos (salários + horas extras) relacionados na folha de pagamento da Vivax.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
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3.3) Descontos:
Na 2ª (segunda) parte da contabilização da folha de pagamento da Vivax, iremos efetuar todos os lançamentos contábeis dos descontos lançados na folha. Vamos lá:
Pela apropriação do INSS retido dos empregados, competência junho/20X1:
D - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 2.293,92
C - INSS a Recolher (PC) _ R$ 2.293,92
Pela apropriação do IRRF descontado dos empregados, competência junho/20X1:
D - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 2.227,24
C - IRRF a Recolher (PC) _ R$ 2.227,24
Pela apropriação do adiantamento quinzenal descontado dos empregados, competência junho/20X1:
D - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 7.480,00
C - Adiantamento de salário (AC) _ R$ 7.480,00
Pela apropriação do vale-transporte descontado dos empregados, competência junho/20X1:(3)
D - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 402,00
C - Vale-transporte (CR) _ R$ 402,00
Pela apropriação do vale-refeição descontado dos empregados, competência junho/20X1:(4)
D - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 80,00
C - Vale-refeição - PAT (CR) _ R80,00
Legenda:
AC: Ativo Circulante;
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
Agora, foi retirado o valor total de R$ 12.483,16 (doze mil, quatrocentos e três reais e dezesseis centavos) da conta "Salários e ordenados a Pagar (PC)" referente a somatória dos descontos relacionados na folha de pagamento da Vivax. Se consideramos os proventos e descontos, veremos que ainda resta um salário líquido a pagar de R$ 10.345,25 (dez mil, trezentos e quarenta e cinco reais e vinte e cinco centavos), se não, vejamos:
Descrição
Valor
a) Proventos:
22.828,41
b) Descontos:
12.483,16
c) Salário líquido (a - b):
10.345,25
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
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3.4) Encargos suportados pela empresa:
Na 3ª (terceira) parte da contabilização da folha de pagamento da Vivax, iremos efetuar todos os lançamentos contábeis relativos aos encargos suportados pela empresa. Vamos lá:
Pela apropriação dos encargos previdenciários a cargo da empresa, competência junho/20X1:
D - INSS sobre salários (CR) _ R$ 6.346,30
C - INSS a Recolher (PC) _ R$ 6.346,30
Pela apropriação do FGTS incidente sobre a folha de pagamento, competência junho/20X1:
D - FGTS (CR) _ R$ 2.054,56
C - FGTS a Recolher (PC) _ R$ 2.054,56
Legenda:
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
No que se refere ao INSS, convém mencionar o saldo que ficou na conta "INSS a Recolher (PC)", saldo esse que será recolhido aos cofres da Previdência Social, se não, vejamos:
Descrição
Valor
a) Encargos previdenciários a cargo da empresa:
6.346,30
b) INSS devido pelo empregado:
2.293,92
c) INSS a recolher (a + b):
8.640,22
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
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3.5) Pagamento dos salários e encargos sociais:
Enfim, bora para a 4ª (quarta) e última parte da contabilização da folha de pagamento da Vivax. Nessa parte, vamos efetuar a contabilização do pagamento dos salários e dos encargos sociais:
Pelo pagamento da folha de pagamento, competência junho/20X1:
D - Salários e ordenados a Pagar (PC) _ R$ 10.345,25
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 10.345,25
Pelo recolhimento do IRRF descontado dos empregados, competência junho/20X1:
D - INSS a Recolher (PC) _ R$ 8.640,22
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 8.640,22
Pelo recolhimento do FGTS, competência junho/20X1:
D - FGTS a Recolher (PC) _ R$ 2.054,56
C - Banco. c/ Movto. (AC) _ R$ 2.054,56
Legenda:
AC: Ativo Circulante;
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.
lembramos que o pagamento dos salários, no caso da empresa exemplo (Vivax) ocorre no último dia útil do respectivo mês de competência da folha. Já a contribuição previdenciária e o FGTS são recolhidos no mês subsequente, conforme estipulado na legislação.
Notas VRi Consulting:
(3) Considerando que a Vivax desconta 6% (seis por cento) do salário básico do empregado a título de participação no custeio do vale-transporte, estamos contabilizando essa verba como recuperação (ou reversão) de despesas anteriormente efetuada. Para saber mais sobre a contabilização das aquisições e distribuições de vale-transporte, recomendamos a leitura do nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Vale-transporte".
(4) No que se refere ao fornecimento de vale-refeição, a Vivax deve deduzir a parcela suportada pelo empregado da conta de custo ou despesa onde foi contabilizado o gasto com a aquisição dos vales, mediante lançamento contábil à crédito nessa conta.
Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 11/06/23).
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